รายงานการประชุม

รายงานการประชุมคืออะไร?

รายงานการประชุมเป็นบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมพวกเขาบันทึกการอภิปรายที่สำคัญ สรุปการประชุม และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่ต้องจัดทำเอกสารข้อกำหนดเหล่านี้เป็นข้อกำหนดที่จำเป็นในการประชุมองค์กรและคณะกรรมการในสภาพแวดล้อมด้านการดูแลสุขภาพ รายงานการประชุมมีคุณค่าสำหรับทีมเพื่อให้สอดคล้องและรับผิดชอบ และรับประกันความต่อเนื่องในการดูแลผู้ป่วยและการดำเนินงานขององค์กร

รายงานการประชุมเป็นสรุปโดยละเอียด สรุปการประชุมครั้งก่อน สรุปผู้เข้าร่วม รายการวาระที่ครอบคลุม ประเด็นหลักที่กล่าวถึง การตัดสินใจ งานหรือรายการการดำเนินการที่ได้รับมอบหมายให้กับบุคคลเฉพาะ และวันครบกำหนดรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการที่ครอบคลุมและแม่นยำช่วยให้ทุกคนรวมถึงผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ สามารถแจ้งให้ทราบได้

องค์ประกอบสำคัญของบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การจดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมพนักงานหรือคณะกรรมการเป็นเอกสารรูปแบบที่สำคัญรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพควรมีองค์ประกอบสำคัญต่อไปนี้:

1. วันที่และเวลาการประชุม: บันทึกวันที่การประชุม เวลาเริ่มต้น และเวลาสิ้นสุด
2. ผู้เข้าร่วม: ระบุชื่อและบทบาทของผู้เข้าร่วมทุกคนรวมถึงผู้ที่ขาดงานที่โดดเด่น
3. รายการวาระการประชุม: สรุปหัวข้อที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุม รวมถึงรายงานการประชุมที่ผ่านมาและเอกสารหรือเอกสารประกอบใด ๆ
4. การอภิปรายสำคัญ: สรุปประเด็นหลัก ความคิดเห็น และข้อโต้แย้งที่เกิดขึ้นระหว่างการอภิปรายแต่ละรายการวาระการประชุม
5. รายการการกระทำ: แสดงรายการการดำเนินการใดๆ ที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงสมาชิกในทีมหรือบุคคลที่รับผิดชอบ การติดตาม และวันที่ครบกำหนด
6. สรุปการประชุม: ให้สรุปสั้น ๆ ที่เน้นประเด็นสำคัญและผลลัพธ์
7. ขั้นตอนถัดไป: สรุปงาน เป้าหมาย หรือแผนที่กำลังจะมาถึงในอนาคต
8. วันที่และเวลาการประชุมครั้งต่อไป: หากมี โปรดระบุวันที่และเวลาของการประชุมที่กำหนดไว้ครั้งถัดไป

เทมเพลตรายงานการประชุมคืออะไร

เทมเพลตรายงานการประชุมหรือเทมเพลตบันทึกการประชุมเป็นเครื่องมือที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณบันทึกประเด็นสำคัญของการประชุมได้อย่างถูกต้อง ป้องกันไม่ให้งานตกผ่านรอยแตก เพิ่มความรับผิดชอบและความโปร่งใส และเก็บบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับเนื้อหาของชุดการประชุมเทมเพลตช่วยในการสร้างสรุปการประชุมที่กระชับ

แม้ว่าการใช้นาทีจะเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไป แต่ความแม่นยำและความชัดเจนของรายงานการประชุมสามารถปรับปรุงได้อย่างมากโดยใช้เทมเพลตรายงานการประชุมเทมเพลตจะลบความจำเป็นในการจัดรูปแบบรายงานของคุณเองและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดที่สำคัญ เช่น ผู้เข้าร่วม สถานที่ วันที่ประชุม และรายการการกระทำ จะไม่สูญหายไป

เทมเพลตรายงานการประชุมนี้จัดเรียงตามลำดับเวลาเพื่อช่วยคุณในการจดบันทึกที่แม่นยำและกระชับสามารถกรอกแบบดิจิทัลโดยใช้ฟิลด์ PDF แบบโต้ตอบหรือพิมพ์และกรอกด้วยมือหากคุณต้องการ

มันทำงานอย่างไร

คุณสามารถทำตามขั้นตอนง่ายๆเหล่านี้เพื่อใช้ PDF บันทึกการประชุมของเราและปรับปรุงการประชุมของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สรุปรายการการดำเนินการอย่างชัดเจนในแต่ละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: กรอกรายละเอียดการประชุม

ขั้นแรกให้เพิ่มรายละเอียดการประชุมในพื้นที่ที่ให้ไว้รายละเอียดเหล่านี้รวมถึงชื่อการประชุม สถานที่ เวลาเริ่มต้น ผู้เข้าร่วม และการขอโทษการบันทึกรายละเอียดเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบรายงานการประชุมของคุณและเข้าถึงข้อมูลอีกครั้งได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มรายการวาระการประชุม

สามารถเพิ่มวาระการประชุมก่อนการประชุมเพื่อประหยัดเวลาแบ่งตามแต่ละรายการและใครจะนำเสนอ

ขั้นตอนที่ 3: จุดอภิปรายณ์

ตามวาระการประชุมคุณสามารถถอดรหัสประเด็นการสนทนาใด ๆ ที่เกิดขึ้นในตารางที่ให้ไว้

ขั้นตอนที่ 4: กรอกรายการการกระทำ

ตารางสุดท้ายสำหรับกรอกรายการการกระทำหรืองานตารางนี้ประกอบด้วยเจ้าของสำหรับแต่ละงานและวันที่เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของงานเพื่อปรับปรุงความรับผิดชอบและความโปร่งใสนอกจากนี้ยังมีส่วนสำหรับบันทึกเพิ่มเติมเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจไม่รวมอยู่ในส่วนก่อนหน้านี้

ขั้นตอนที่ 5: จัดเก็บเอกสารของคุณ

สุดท้าย จัดเก็บเทมเพลตรายงานการประชุมที่เสร็จสมบูรณ์ไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็นเราขอแนะนำให้เก็บนาทีของคุณเป็นดิจิทัลเพื่อใช้ประโยชน์จากการเข้ารหัสดิจิทัลและปรับปรุงการเข้าถึง แต่เทมเพลตยังสามารถพิมพ์ได้หากคุณต้องการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนบันทึกการประชุม

เมื่อพูดถึงการเขียนบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายอย่างสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีความชัดเจน ครบถ้วน และง่ายต่อการอ้างอิงต่อไปนี้เป็นแนวทางสำคัญบางประการที่ควรปฏิบัติตาม:

สร้างสรุปการประชุมที่กระชับ

สรุปการประชุมที่กระชับมีความสำคัญเนื่องจากให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการอภิปรายและการตัดสินใจทำทำให้ผู้เข้าร่วมสามารถจดจำประเด็นสำคัญได้ง่ายขึ้น

ใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันหรือเทมเพลตการประชุม

โครงสร้างมาตรฐานสำหรับบันทึกการประชุมสามารถทำให้อ่านและอ้างอิงกลับได้ง่ายขึ้นซึ่งอาจรวมถึงส่วนสำหรับผู้เข้าร่วม รายการวาระการประชุม การสนทนา การตัดสินใจ รายการการดำเนินการ และขั้นตอนถัดไป

กระชับและใช้ภาษาที่เรียบง่าย

บันทึกการประชุมควรจับภาพสิ่งจำเป็นโดยไม่ต้องมีขนที่ไม่จำเป็นใช้ภาษาที่ชัดเจนกระชับและหลีกเลี่ยงคำศัพท์หรือคำย่อที่อาจทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นสับสนและผู้ที่ไม่อยู่

คำชี้แจงและการตัดสินใจ

เมื่อจัดทำเอกสารการอภิปรายและการตัดสินใจการตัดสินใจจะเป็นประโยชน์ที่จะระบุไว้กับบุคคลหรือบทบาทเฉพาะสิ่งนี้ให้บริบทและความรับผิดชอบรวมรายการการดำเนินการที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าความรับผิดชอบและขั้นตอนต่อไปได้รับการกำหนดไว้อย่างดีสิ่งนี้ช่วยในการติดตามความคืบหน้าและความรับผิดชอบ

จับภาพรายการการกระทำอย่างชัดเจน

รายการการดำเนินการควรระบุอย่างชัดเจนโดยระบุผู้รับผิดชอบและวันที่ครบกำหนดไว้สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการติดตามและรับผิดชอบการจับภาพรายการการกระทำอย่างชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการงานและการติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบและแจกจ่ายทันที

ควรตรวจสอบบันทึกการประชุมเพื่อความถูกต้องและแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทันทีในขณะที่ข้อมูลจะสดใหม่

จัดเก็บบันทึกไว้ในส่วนกลาง

สร้างที่เก็บข้อมูลส่วนกลางและเข้าถึงได้สำหรับการจัดเก็บและอ้างอิงบันทึกการประชุมที่ผ่านมาสิ่งนี้จะทำให้การติดตามความคืบหน้าและการอ้างอิงข้อมูลง่ายขึ้นมาก