Verbali delle riunioni

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta formale di ciò che accade durante una riunione. Raccolgono le discussioni chiave, il riepilogo della riunione e qualsiasi altra informazione importante che deve essere documentata. Questi sono requisiti essenziali nelle riunioni aziendali e del consiglio di amministrazione. In ambito sanitario, i verbali delle riunioni sono preziosi per consentire ai team di rimanere allineati e responsabili e garantire la continuità dell'assistenza ai pazienti e delle operazioni organizzative.

I verbali delle riunioni sono riassunti dettagliati, un riepilogo della riunione precedente, che delinea i partecipanti, i punti all'ordine del giorno trattati, i punti principali discussi, le decisioni raggiunte, i compiti o le azioni assegnati a persone specifiche e le loro date di scadenza. I verbali formali completi e accurati delle riunioni consentono a tutti, compresi quelli impossibilitati a partecipare, di rimanere informati.

Componenti chiave di note di riunione efficaci

Prendere appunti in modo efficace durante una riunione del personale o del consiglio è una forma importante di documentazione. Un verbale efficace delle riunioni dovrebbe includere i seguenti elementi essenziali:

1. Data e ora della riunione: Registra la data, l'ora di inizio e l'ora di fine della riunione.
2. Partecipanti: Elenca i nomi e i ruoli di tutti i partecipanti, nonché di eventuali assenti importanti.
3. Punti all'ordine del giorno: Delinea gli argomenti discussi durante la riunione, compresi i verbali delle riunioni precedenti e qualsiasi documento o materiale di supporto.
4. Discussioni chiave: Riassumi i punti principali, le opinioni e gli argomenti sollevati durante la discussione di ogni punto all'ordine del giorno.
5. Elementi d'azione: Elenca tutte le azioni assegnate, inclusi il membro del team o la persona responsabile, i follow-up e le date di scadenza.
6. Riepilogo della riunione: Fornisci un breve riepilogo che evidenzi i punti chiave e i risultati.
7. Fasi successive: Delinea eventuali attività, obiettivi o piani imminenti discussi per il futuro.
8. Data e ora della prossima riunione: Se applicabile, annota la data e l'ora della prossima riunione programmata.

Cosa sono i modelli di verbali delle riunioni?

Un modello di verbale di riunione o un modello di note di riunione è uno strumento preformattato progettato per aiutarti a registrare con precisione i punti chiave delle tue riunioni, evitare che le attività falliscano, migliorare la responsabilità e la trasparenza e tenere un registro dettagliato dei contenuti di una serie di riunioni. Il modello aiuta a creare un riepilogo conciso della riunione.

Sebbene la redazione dei verbali sia una pratica comune, l'accuratezza e la chiarezza dei verbali delle riunioni possono essere notevolmente migliorate utilizzando un modello di verbale di riunione. Un modello elimina la necessità di formattare i verbali e garantisce che i dettagli chiave come partecipanti, luogo, data della riunione e azioni non vadano persi.

Questo modello di verbale di riunione è organizzato cronologicamente per aiutarti a prendere appunti accurati e concisi. Può essere compilato digitalmente utilizzando i campi PDF interattivi o stampato e compilato a mano, se preferisci.

Come funziona?

Puoi seguire questi semplici passaggi per utilizzare il nostro PDF delle note sulle riunioni e semplificare le tue riunioni. Assicurati di delineare chiaramente gli elementi d'azione in ogni fase.

Fase 1: Compila i dettagli della riunione

Innanzitutto, aggiungi i dettagli della riunione nello spazio fornito. Questi dettagli includono il nome della riunione, la sede, l'ora di inizio, i partecipanti e le scuse. La registrazione di questi dettagli semplifica l'organizzazione dei verbali della riunione e l'accesso ad essi quando ne hai bisogno.

Fase 2: Aggiungere punti all'ordine del giorno

L'agenda della riunione può essere aggiunta prima della riunione per risparmiare tempo. È suddiviso in base a ciascun argomento e a chi lo presenterà.

Fase 3: Punti di discussione

Dopo i punti all'ordine del giorno, puoi trascrivere tutti i punti di discussione emersi nella tabella fornita.

Fase 4: Compilare gli elementi d'azione

L'ultima tabella serve per compilare le azioni o le attività. Questa tabella include un proprietario per ogni attività e una data per esaminarne lo stato di avanzamento per migliorare la responsabilità e la trasparenza. C'è anche una sezione per le note aggiuntive in modo da poter aggiungere ulteriori informazioni che potrebbero non essere incluse nelle sezioni precedenti.

Fase 5: Archivia il documento

Infine, archivia il modello di verbale di riunione completato in un luogo sicuro e accessibile in modo che tutti i membri del team possano accedervi quando necessario. Ti consigliamo di conservare i verbali in formato digitale per sfruttare la crittografia digitale e migliorare l'accessibilità, ma il modello è anche stampabile, se preferisci.

Le migliori pratiche per scrivere note sulle riunioni

Quando si tratta di scrivere note di riunione efficaci, diverse best practice possono aiutare a garantire chiarezza, completezza e facilità di riferimento. Ecco alcune linee guida chiave da seguire:

Crea un riepilogo conciso della riunione

Un breve riepilogo della riunione è fondamentale in quanto fornisce una rapida panoramica della discussione e delle decisioni prese, rendendo più facile per i partecipanti ricordare i punti importanti.

Usa un formato o un modello di riunione coerente

Una struttura standard per le note sulle riunioni può renderle più facili da leggere e consultare. Ciò potrebbe includere sezioni per i partecipanti, punti all'ordine del giorno, discussioni, decisioni, azioni e passaggi successivi.

Sii conciso e usa un linguaggio semplice

Gli appunti delle riunioni dovrebbero contenere gli elementi essenziali senza inutili chiacchiere. Usa un linguaggio chiaro e conciso ed evita gergo o acronimi che potrebbero confondere gli altri partecipanti e gli assenti.

Dichiarazioni e decisioni relative agli attributi

Quando si documentano discussioni e decisioni, è utile attribuirle a individui o ruoli specifici. Ciò fornisce contesto e responsabilità. Includi azioni chiare per garantire che le responsabilità e le fasi successive siano ben definite. Questo aiuta a tenere traccia dei progressi e della responsabilità.

Cattura chiaramente gli elementi d'azione

Le azioni devono essere indicate chiaramente, indicando la parte responsabile e la data di scadenza. Questo aiuta a garantire il seguito e la responsabilità. L'acquisizione chiara degli elementi d'azione è fondamentale per una gestione e un follow-up efficaci delle attività.

Rivedi e distribuisci tempestivamente

Le note sulla riunione devono essere riviste per verificarne l'accuratezza e distribuite tempestivamente ai partecipanti e alle parti interessate mentre le informazioni sono aggiornate.

Archivia le note centralmente

Stabilisci un archivio centralizzato e accessibile per archiviare e fare riferimento agli appunti delle riunioni precedenti. Ciò renderà molto più semplice il monitoraggio dei progressi e il riferimento alle informazioni.