Protokoll der Sitzung

Was sind Sitzungsprotokolle?

Das Sitzungsprotokoll ist eine formelle schriftliche Aufzeichnung dessen, was während einer Sitzung passiert. Sie enthalten die wichtigsten Diskussionen, die Zusammenfassung der Besprechung und alle anderen wichtigen Informationen, die dokumentiert werden müssen. Dies sind grundlegende Anforderungen in Unternehmens- und Vorstandssitzungen. Im Gesundheitswesen sind Sitzungsprotokolle für die Teams von großem Wert, damit sie koordiniert und rechenschaftspflichtig bleiben und die Kontinuität der Patientenversorgung und der organisatorischen Abläufe sicherstellen können.

Die Sitzungsprotokolle sind detaillierte Zusammenfassungen, eine Zusammenfassung der letzten Sitzung, in der die Teilnehmer, die behandelten Tagesordnungspunkte, die erörterten Hauptpunkte, die getroffenen Entscheidungen, die Aufgaben oder Aktionspunkte, die bestimmten Personen zugewiesen wurden, und deren Fälligkeitstermine aufgeführt sind. Umfassende und genaue formelle Sitzungsprotokolle ermöglichen es allen, auch denen, die nicht teilnehmen können, auf dem Laufenden zu bleiben.

Hauptbestandteile effektiver Sitzungsnotizen

Effektives Aufzeichnen von Notizen während einer Mitarbeiter- oder Vorstandssitzung ist eine wichtige Form der Dokumentation. Effektive Sitzungsprotokolle sollten die folgenden wesentlichen Elemente enthalten:

1. Datum und Uhrzeit der Sitzung: Notieren Sie das Datum, die Startzeit und die Endzeit der Besprechung.
2. Teilnehmer: Nennen Sie die Namen und Rollen aller Teilnehmer sowie aller nennenswerten Abwesenden.
3. Tagesordnungspunkte: Beschreiben Sie die während der Sitzung erörterten Themen, einschließlich vergangener Sitzungsprotokolle und aller unterstützenden Dokumente oder Materialien.
4. Wichtige Diskussionen: Fassen Sie die wichtigsten Punkte, Meinungen und Argumente zusammen, die während der Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte vorgebracht wurden.
5. Aktionspunkte: Listen Sie alle zugewiesenen Aktionspunkte auf, einschließlich des Teammitglieds oder der verantwortlichen Person, der Folgemaßnahmen und der Fälligkeitstermine.
6. Zusammenfassung der Sitzung: Geben Sie eine kurze Zusammenfassung, in der die wichtigsten Punkte und Ergebnisse hervorgehoben werden.
7. Die nächsten Schritte: Beschreiben Sie alle bevorstehenden Aufgaben, Ziele oder Pläne, die für die Zukunft besprochen werden.
8. Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens: Notieren Sie sich gegebenenfalls das Datum und die Uhrzeit der nächsten geplanten Besprechung.

Was sind Vorlagen für Sitzungsprotokolle?

Eine Vorlage für ein Sitzungsprotokoll oder eine Vorlage für Besprechungsnotizen ist ein vorformatiertes Tool, mit dem Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Besprechungen genau aufzeichnen, verhindern, dass Aufgaben übersehen werden, die Rechenschaftspflicht und Transparenz verbessern und den Inhalt einer Besprechungsserie detailliert aufzeichnen können. Die Vorlage hilft bei der Erstellung einer kurzen Besprechungszusammenfassung.

Das Führen von Protokollen ist zwar eine gängige Praxis, aber die Genauigkeit und Klarheit von Sitzungsprotokollen können mithilfe einer Vorlage für ein Sitzungsprotokoll erheblich verbessert werden. Eine Vorlage macht das Formatieren Ihres eigenen Protokolls überflüssig und stellt sicher, dass wichtige Details wie Teilnehmer, Ort, Besprechungstermin und Aktionspunkte nicht verloren gehen.

Diese Vorlage für ein Sitzungsprotokoll ist chronologisch organisiert, damit Sie genaue und präzise Notizen notieren können. Es kann digital über die interaktiven PDF-Felder ausgefüllt oder ausgedruckt und von Hand ausgefüllt werden, wenn Sie dies bevorzugen.

Wie funktioniert es?

Sie können diesen einfachen Schritten folgen, um unser PDF mit den Besprechungsnotizen zu verwenden und Ihre Besprechungen zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktionspunkte in jedem Schritt klar umreißen.

Schritt 1: Füllen Sie die Besprechungsdetails aus

Fügen Sie zunächst die Besprechungsdetails in das dafür vorgesehene Feld ein. Zu diesen Details gehören der Name der Besprechung, der Veranstaltungsort, die Startzeit, die Teilnehmer und Entschuldigungen. Wenn Sie diese Details aufzeichnen, können Sie Ihre Besprechungsprotokolle einfach organisieren und bei Bedarf problemlos wieder darauf zugreifen.

Schritt 2: Tagesordnungspunkte hinzufügen

Die Tagesordnung kann vor dem Meeting hinzugefügt werden, um Zeit zu sparen. Sie ist nach den einzelnen Tagesordnungspunkten und nach den Personen aufgeteilt, die sie präsentieren werden.

Schritt 3: Diskussionspunkte

Im Anschluss an die Tagesordnungspunkte können Sie alle Diskussionspunkte, die in der bereitgestellten Tabelle aufgekommen sind, transkribieren.

Schritt 4: Aktionspunkte ausfüllen

Die letzte Tabelle dient zum Ausfüllen von Aktionspunkten oder Aufgaben. Diese Tabelle enthält einen Verantwortlichen für jede Aufgabe und ein Datum, an dem der Fortschritt der Aufgabe überprüft werden kann, um die Rechenschaftspflicht und Transparenz zu verbessern. Es gibt auch einen Abschnitt für zusätzliche Hinweise, sodass Sie weitere Informationen hinzufügen können, die in den vorherigen Abschnitten möglicherweise nicht enthalten waren.

Schritt 5: Speichern Sie Ihr Dokument

Speichern Sie abschließend die ausgefüllte Vorlage für das Sitzungsprotokoll an einem sicheren und zugänglichen Ort, damit alle Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können. Wir empfehlen, Ihr Protokoll digital aufzubewahren, um die Vorteile der digitalen Verschlüsselung zu nutzen und die Zugänglichkeit zu verbessern. Die Vorlage kann jedoch auch ausgedruckt werden, wenn Sie dies bevorzugen.

Bewährte Methoden beim Schreiben von Besprechungsnotizen

Wenn es darum geht, effektive Besprechungsnotizen zu verfassen, können verschiedene bewährte Methoden dazu beitragen, Klarheit, Vollständigkeit und einfache Referenzierbarkeit zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Richtlinien, die es zu beachten gilt:

Erstellen Sie eine kurze Besprechungszusammenfassung

Eine kurze Zusammenfassung der Besprechung ist von entscheidender Bedeutung, da sie einen schnellen Überblick über die Diskussion und die getroffenen Entscheidungen bietet und es den Teilnehmern erleichtert, sich an wichtige Punkte zu erinnern.

Verwenden Sie ein einheitliches Format oder eine einheitliche Besprechungsvorlage

Eine Standardstruktur für Besprechungsnotizen kann es einfacher machen, sie zu lesen und darauf zurückzugreifen. Dazu könnten Abschnitte für Teilnehmer, Tagesordnungspunkte, Diskussionen, Entscheidungen, Aktionspunkte und die nächsten Schritte gehören.

Seien Sie präzise und verwenden Sie einfache Sprache

Die Besprechungsnotizen sollten das Wesentliche ohne unnötigen Schnickschnack festhalten. Verwenden Sie eine klare, präzise Sprache und vermeiden Sie Fachjargon oder Akronyme, die die anderen und Abwesenden verwirren könnten.

Attributaussagen und Entscheidungen

Bei der Dokumentation von Diskussionen und Entscheidungen ist es hilfreich, sie bestimmten Personen oder Rollen zuzuordnen. Dies bietet Kontext und Rechenschaftspflicht. Fügen Sie klare Aktionspunkte hinzu, um sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte klar definiert sind. Dies hilft bei der Nachverfolgung von Fortschritten und der Rechenschaftspflicht.

Erfassen Sie Aktionspunkte übersichtlich

Maßnahmenpunkte sollten klar angegeben werden, wobei die verantwortliche Partei und das Fälligkeitsdatum vermerkt sein müssen. Dies trägt dazu bei, die Umsetzung und die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Die klare Erfassung der Aktionspunkte ist für eine effektive Aufgabenverwaltung und Nachverfolgung von entscheidender Bedeutung.

Prüfen und zeitnah verteilen

Die Sitzungsnotizen sollten auf ihre Richtigkeit überprüft und umgehend an die Teilnehmer und relevanten Interessengruppen verteilt werden, sobald die Informationen aktuell sind.

Notizen zentral speichern

Richten Sie ein zentrales und zugängliches Repositorium zum Speichern und Referenzieren vergangener Besprechungsnotizen ein. Dadurch wird es viel einfacher, Fortschritte zu verfolgen und auf Informationen zuzugreifen.