Brief zur medizinischen Sammlung

Was ist ein Inkassobrief?

Die medizinischen Schulden in den Vereinigten Staaten übersteigen 220 Milliarden US-Dollar, wobei 14 Millionen Menschen über 1.000 US-Dollar und 3 Millionen mehr als 10.000 US-Dollar schulden (Claxton et al., 2022). Aus diesem Grund könnten Krankenhäuser und Kliniken Schwierigkeiten haben, Patienten zur Zahlung ihrer medizinischen Schulden zu bewegen. Es kann frustrierend sein, besonders wenn Sie nicht wissen, wie man es richtig macht. Eine mögliche Strategie für das Inkasso von Zahlungen besteht jedoch darin, diese Patienten zu erreichen.

Textnachrichten und Telefonanrufe können zwar helfen, sie daran zu erinnern, aber nichts geht über ein Dokument, als ihnen einen Sammelbrief zu schicken, weil es Aufrichtigkeit und gleichzeitig Formalität zeigt.

Im weiteren Sinne ist ein Inkassoschreiben ein schriftliches Dokument, das an einen Kunden oder Verbraucher gesendet wird, um ihn über seine ausstehenden Zahlungen zu informieren. Es funktioniert ähnlich wie im Gesundheitswesen, wo Gesundheitsdienstleister und Einrichtungen die Patienten über ihre finanziellen Verpflichtungen informieren. Das Versenden von Inkassoschreiben an Patienten kann sie auch an ihre ausstehenden Salden erinnern und zu fristgerechten Zahlungen ermutigen.

Was tun, wenn Patienten nicht antworten und Ihre Leistungen nicht bezahlen

Wenn Patienten nicht antworten oder nicht für Dienstleistungen bezahlen, können Sie zunächst telefonisch, per E-Mail oder Post daran erinnern. Wenn immer noch keine Antwort eingeht, sollten Sie erwägen, ein formelles Inkassoschreiben zu senden, in dem Sie den überfälligen Betrag darlegen. Sie können flexible Zahlungsoptionen oder finanzielle Unterstützung anbieten, um Patienten bei der Begleichung ihrer Rechnungen zu helfen.

Wenn alle Bemühungen fehlschlagen, müssen Sie möglicherweise ein Inkassobüro hinzuziehen, um den ausstehenden Betrag einzuziehen. Denken Sie jedoch daran, Professionalität und Empathie aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die gesetzlichen Richtlinien einzuhalten.

Die besten Zeiten, um einen Krankenversicherungsbrief auszustellen

Es ist zwar lohnend, ihren Kunden die Gesundheitsdienstleistungen zu bieten, die sie verdienen, aber es ist auch wichtig, daran zu denken, dass Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäuser und Kliniken wie jedes andere Unternehmen sicherstellen müssen, dass die für die Aufrechterhaltung der Praxen erforderlichen Einnahmen gut gesorgt wird.

Darüber hinaus haben einige Patienten finanzielle Schwierigkeiten, sodass sie ihre benötigten Leistungen nicht bezahlen können. Einige haben nicht einmal eine Krankenversicherung, was es noch schwieriger macht, Arztrechnungen zu bezahlen. Also, wann ist der beste Zeitpunkt, um diesen Brief für medizinische Sammlungen auszustellen?

1. Nach einer Nachfrist: Senden Sie nach einer angemessenen Nachfrist nach dem Fälligkeitsdatum der Arztrechnung einen Krankenversicherungsbrief. Dies gibt den Patienten ausreichend Zeit, um Zahlungen zu leisten oder Zahlungspläne zu vereinbaren, bevor sie Inkassomaßnahmen einleiten.
2. Nach erfolglosen Erinnerungsversuchen: Wenn mehrere Erinnerungsschreiben oder Kommunikationsversuche, hauptsächlich über Textnachrichten oder Anrufe, zu keiner Antwort oder Zahlung geführt haben, kann die Ausstellung eines medizinischen Inkassoschreibens angemessen sein.
3. Vor Ablauf der Verjährungsfrist: Erwägen Sie den Versand eines medizinischen Inkassoschreibens, bevor die Verjährungsfrist für das Inkasso abläuft. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie angemessene rechtliche Schritte ergreifen, um die Forderung innerhalb des zulässigen Zeitrahmens einzuziehen.
4. Während Finanzberatungssitzungen: Wenn Ihre Gesundheitseinrichtung Finanzberatungs- oder Unterstützungsprogramme anbietet, kann die Ausstellung eines medizinischen Inkassoschreibens Teil des Prozesses für Patienten sein, die nicht auf andere Kommunikationsformen reagiert haben. Dies kann sie dazu veranlassen, die verfügbaren Ressourcen für die Verwaltung von Arztrechnungen in Anspruch zu nehmen.

Die Ausstellung eines medizinischen Inkassoschreibens kann sensibel sein. Daher ist die Wahl des Zeitpunkts unerlässlich, um die Effektivität zu maximieren und gleichzeitig Professionalität und Empathie aufrechtzuerhalten.

Was macht einen effektiven medizinischen Sammelbrief aus

Die Verwendung eines medizinischen Inkassoschreibens formalisiert den Inkassoprozess nach früheren Versuchen, die Angelegenheit direkt zu lösen. Kommen wir nun zu einem weiteren wichtigen Aspekt bei der Erstellung eines solchen Formulars: zu verstehen, was ihn effektiv macht. Hier sind die wichtigsten Elemente eines effektiven Briefes:

1. Transparenz und klare Kommunikation

In einem Inkassoschreiben sorgt Transparenz dafür, dass die Patienten ihre finanzielle Verantwortung voll und ganz verstehen, indem ihr aktueller Saldo, unbezahlte Rechnungen und die Folgen einer Nichtzahlung klar dargelegt werden. Eine klare Kommunikation kann auch die Angabe von Einzelheiten zur Abrechnung, zu früheren Versuchen, den Patienten zur Zahlung zu kontaktieren (falls vorhanden), und zu Optionen, die zur Unterstützung von Patienten zur Verfügung stehen, wie finanzielle Unterstützung oder die Einrichtung eines Zahlungsplans, beinhalten.

2. Professionalität und Respekt

Es ist wichtig, während des gesamten Schreibens einen professionellen und respektvollen Ton beizubehalten, um den Patienten nicht einzuschüchtern. Eine strenge Sprache oder einschüchternde Briefe können kontraproduktiv sein und Patienten abschrecken, sodass die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass sie kooperieren. Eine respektvolle Kommunikation berücksichtigt die Lebensumstände des Patienten und betont den kooperativen Ansatz zwischen dem Arzt oder Krankenhaus und dem Patienten bei der Lösung des Problems.

3. Empathie

Wenn Sie im Inkassoschreiben Empathie zeigen, zeigt dies, dass Sie die Situation des Patienten verstehen und bereit sind, ihn bei der Suche nach einer Lösung zu unterstützen. Wenn man anerkennt, dass die meisten Patienten mit finanziellen Schwierigkeiten konfrontiert sein können, und Optionen wie finanzielle Unterstützung oder flexible Zahlungspläne anbietet, kann dies dazu beitragen, ihre Bedenken auszuräumen und sie zu ermutigen, ihre unbezahlten Rechnungen zu begleichen. Eine einfühlsame Sprache und eine mitfühlende letzte Warnung vermitteln Dringlichkeit und wahren gleichzeitig die Würde des Patienten.

So verwenden Sie unsere Vorlage für einen medizinischen Sammelbrief

Eine effektive Kommunikation mit Patienten über ihre ausstehenden Arztrechnungen ist als Gesundheitsdienstleister von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Verwendung unserer Vorlage für einen medizinischen Inkassobrief.

Schritt 1: Laden Sie die Vorlage herunter

Laden Sie die Vorlage für einen Medical Collection Letter herunter. Speichern Sie die Datei an einem leicht zugänglichen Ort auf Ihrem Computer.

Schritt 2: Personalisieren Sie die Vorlage

Geben Sie das Datum, den Namen des Patienten, den Namen des Gesundheitsdienstleisters, die Einrichtung oder Klinik und den Namen des Absenders an. Betonen Sie wichtige Details wie den ausstehenden Saldo, das Fälligkeitsdatum für die Zahlung und Kontaktinformationen. Dadurch wird die Aufmerksamkeit des Patienten auf wichtige Details gelenkt.

Schritt 3: Überprüfung

Überprüfen Sie den Inhalt des Schreibens sorgfältig und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, um der Situation des Patienten gerecht zu werden. Speichern Sie den Brief nach der Überprüfung und vergewissern Sie sich, dass er professionell aussieht und genaue Informationen enthält, bevor Sie ihn an den Patienten senden.

Schritt 4: Ggf. weiterverfolgen

Überwachen Sie die Antwort des Patienten auf den Brief. Wenn keine sofortige Zahlung eingeht oder weitere Unterstützung erforderlich ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, einen Telefonanruf oder zusätzliche Korrespondenz zu tätigen, um etwaige Bedenken auszuräumen oder alternative Zahlungspläne anzubieten, insbesondere für Personen mit finanziellen Schwierigkeiten.

Vorteile einer Vorlage für einen medizinischen Inkassobrief

Das Herunterladen einer Vorlage hat mehrere Vorteile. Hier sind einige davon:

• Ermutigt zur Zahlung: Ärztliche Inkassoschreiben erinnern die Patienten daran, ihre Rechnungen zu bezahlen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass überfällige Zahlungen erhalten werden.
• Bewahrt Beziehungen: Diese Briefe bewahren einen professionellen und einfühlsamen Ton und helfen Krankenhäusern und Patienten, finanzielle Angelegenheiten zu lösen und gleichzeitig ihre Beziehungen zu pflegen. Später könnte dies dazu beitragen, die Loyalität der Patienten zu stärken.
• Spart Zeit und Ressourcen: Die Verwendung von Inkassobriefen spart Zeit und Ressourcen im Vergleich zum sofortigen Rückgriff auf aggressivere Inkassomethoden.

Denken Sie daran, die Patienten zu ermutigen, sich über ihre finanziellen Verpflichtungen und die verfügbaren Unterstützungsmöglichkeiten auf dem Laufenden zu halten. Dokumentieren Sie alle Kommunikationsversuche.

Referenzen

Claxton, G., Wager, E., Ortaliza, J. und 2022. (2022, 10. März). Die letzte medizinische Verschuldung in den Vereinigten Staaten. KFF. https://www.kff.org/health-costs/issue-brief/the-burden-of-medical-debt-in-the-united-states/