Formas de reducir las ausencias de sus clientes de masajes

Ausencia de pacientes: ¿qué necesita saber?

Las ausencias de los pacientes se refieren a pacientes que no acuden a sus citas sin cancelarlas previamente y, como probablemente sepa, representan un gran inconveniente para su negocio. Es muy frustrante tratarlos y pueden resultar bastante costosos para su consultorio. Las ausencias cuestan al sector de la salud aproximadamente 150 000 millones de dólares al año y, para las personas con problemas de dolor crónico, faltar a las citas de masaje puede empeorar los efectos y, en el futuro, requerir un tratamiento más caro. Por ello, es importante que te tomes el tiempo necesario para entender cómo reducir el número de personas que no se presentan y garantizar que los clientes entren por tus puertas. Al mismo tiempo, también es vital que mantengas un buen nivel de comprensión porque, por muy molestas que puedan resultar, hay multitud de razones por las que es posible que los clientes no hayan podido concertar su cita. Es posible que haya habido complicaciones en el hogar que impidieron su asistencia, problemas financieros o temores de ansiedad. Por lo tanto, si bien las ausencias son irritantes, con un poco de empatía y un seguimiento de los datos, puedes evaluar la causa raíz y tratar de aliviar el estrés de los clientes.

Importancia de hacer un seguimiento de la tasa de ausencias de sus pacientes en su consulta de masaje

Para reducir el número de ausencias dentro de su práctica de terapia de masaje, es importante que tengas el software instalado para hacer un seguimiento de las tasas de ausencias. Una vez que tenga las cifras y los datos, podrá establecer fácilmente una base de referencia y disponer de resultados cuantificados que respalden sus decisiones empresariales. Las tasas de inasistencia representan una pérdida de ingresos, y el seguimiento de estos datos puede ayudarte a supervisar tu gastos comerciales de terapia de masaje, y le permiten tomar el control de sus finanzas. Puedes compensar fácilmente la pérdida de beneficios que se deriven de las ausencias e identificar las áreas en las que puedes mejorar para evitar más casos de ausencias. Por ejemplo, puede usar la información y los datos para invertir en más personal, actualizar la tecnología, comprar nuevos recursos y obtener otros beneficios. ¡Puede maximizar sus finanzas y asegurarse de que nada se desperdicie!

¿Por qué los clientes no se presentan a sus citas programadas de terapia de masaje?

Para entender mejor las ausencias, es importante que comprendas las diversas razones por las que los clientes pueden no acudir a sus citas de masaje contigo. Para empezar, es posible que los clientes no tengan los medios para llegar realmente a tu cita. Muchos clientes dependen del transporte público, y no es raro que haya retrasos y rutas cerradas, lo que puede provocar complicaciones importantes. Por el contrario, es posible que su viaje se haya cancelado en el último momento, lo que dificulta mucho el viaje a la clínica. Es posible que algunos clientes también descarten el peso de acudir y no se den cuenta de la presión que esto puede suponer para su consulta. Los clientes pueden pensar que no es gran cosa, así que no hagas el esfuerzo de hacer todo lo posible por cancelar y avisarte con tiempo suficiente. Como resultado, tal vez quieras hacer hincapié en la importancia de acudir y en cómo esto afecta a tus servicios, para que los clientes sean conscientes de los problemas que causan. A veces, los clientes tampoco tienen fondos suficientes para poder asistir a tus citas, lo que puede resultar particularmente molesto. Asegurarse de que están en sintonía con las opciones de pago y los planes de seguro es una excelente manera de aliarse con los clientes y proporcionarles un poco de tranquilidad en lo que respecta a sus finanzas. Esto también se aplica a los clientes que pueden estar ansiosos o tener ciertos temores acerca de la terapia de masaje, especialmente si es su primera vez. ¡Otra razón por la que los clientes pueden no presentarse es porque simplemente se olvidaron! Todos podemos olvidar información de vez en cuando, por lo que a veces deberíamos dar el beneficio de la duda a aumentar las referencias. Sus servicios también deberían atender a las poblaciones desfavorecidas, como las que tienen barreras lingüísticas y de edad.

Formas de reducir las ausencias de tus clientes de masajes

Hay varias formas de reducir las ausencias de sus clientes de masajes y ayudarlo a ahorrar dinero y tiempo. La incorporación de lo siguiente puede minimizar significativamente las cancelaciones de los clientes y aumentarlas retención de clientes dentro de su práctica de masoterapia. Además, estos consejos y trucos te ayudarán mejora tus técnicas de marketing, y atraer nuevos clientes a la vez que se fomenta la lealtad.

Tenga una política de cancelación clara

Asegúrese de que su política de cancelación sea concisa y fácil de leer. Esto puede aclarar y evitar cualquier falta de comunicación, ¡y garantizar que tus clientes puedan procesar las cancelaciones de manera adecuada y puntual para ahorrarte problemas! Las pólizas largas pueden resultar confusas y, de hecho, pueden provocar pérdidas de clientes, lo cual es un gran problema.

Realice un depósito al momento de la cita

Si bien puede parecer un poco abrumador, un depósito te permite reducir el riesgo de que los clientes no se presenten a la hora de hacer que los clientes rindan cuentas por el tiempo adeudado y puede resaltar el peso de tu experiencia. Al tener un negocio de masoterapia cualificado, debes hacerte cargo del valor de tu atención y tener confianza en tus capacidades. Indique claramente a sus clientes que se requiere un depósito para que otro cliente no pueda cubrir su franja horaria.

Utilice un sistema de reservas en línea

Los sistemas de reservas en línea pueden simplificar significativamente sus procesos y garantizar que reciba tantos clientes como lo permitan los recursos. También te permiten ahorrar tiempo para dedicarlo a otros lugares y añadir valor empresarial, y te ofrecen la opción de enviar recordatorios y confirmaciones automáticos a los clientes. Es una forma eficaz de reducir las ausencias y es la número uno en cuanto a comodidad.

Haga un seguimiento de las citas faltantes

Siempre es bueno hacer un seguimiento automático de las citas perdidas con un mensaje breve y agradable para que los clientes sepan que las han olvidado. A veces, esto puede animar a los clientes a ponerse en contacto contigo para volver a reservar lo antes posible y puede aumentar el número de citas reprogramadas. Con los sistemas de software, no necesitas hacer ningún esfuerzo para que esto suceda, ya que los recordatorios automáticos se encargan de ello por ti.

Ofrecer descuentos

Los descuentos son una excelente manera de alentar a los clientes a que se presenten, ya que les brindan un incentivo para asistir y recibir servicios a un precio económico. Es mucho más probable que reduzcas las ausencias y, en algunos casos, es probable que los clientes te recomienden a amigos, ¡lo que siempre funciona bien para consolidar una reputación positiva!

Volver a reservar las ausencias

Comunícate con los clientes que no se presentan y ofréceles opciones para cambiar la cita contigo. A veces, las complicaciones en el hogar pueden impedir que los clientes se presenten cuando todavía quieren recibir tu atención y beneficiarse de la calidad de los servicios.

Enviar mensajes de recordatorio de citas de seguimiento

Como se mencionó brevemente, es importante que utilice recordatorios para clientes de masajes, ya que aumenta las posibilidades de que los clientes regresen a la clínica. Independientemente de si se presentan o no, siempre debes ponerte en contacto con nosotros y comprobar dónde se encuentran, ¡lo que tiene la ventaja adicional de establecer relaciones profesionales!

Aplica tu política de cancelación

Aunque a veces puede resultar tentador hacer excepciones en determinadas circunstancias, es importante que trates a los clientes con el mismo nivel de cuidado, lo que significa que debes ser transparente en tu política de cancelación. Asegúrate de que sea de fácil acceso y de que los clientes puedan ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta o inquietud.

Aprecia a los clientes que se presentan

No olvides mostrar siempre tu agradecimiento a los clientes que se presentan una y otra vez. Es un gran toque personal que puede fortalecer las relaciones y también proporciona interacciones positivas que probablemente aumenten las posibilidades de que regresen.

Reflexiones finales

Las ausencias pueden ser muy inconvenientes y siempre es difícil lidiar con ellas. Esperamos que, con nuestra ayuda, comprenda mejor por qué pueden ocurrir y esté familiarizado con las diferentes estrategias que pueden ayudar a combatir los números altos. Puede ser un error fácil de olvidar, o los clientes pueden estar lidiando con su propio estrés financiero o de ansiedad, lo que puede dificultar la asistencia a las citas. De cualquier manera, esperamos que puedas empezar a incorporar algunos de nuestros consejos y trucos para garantizar que estás priorizando la salud y las preocupaciones de los pacientes, al tiempo que construyes relaciones profesionales y les brindas a los clientes la máxima atención.

Lecturas adicionales:

• ¿Harto de no presentarse? Trata la causa, no el síntoma
• Ausencias a las citas de atención primaria: posterior utilización de cuidados intensivos entre pacientes diabéticos