¿Cómo pueden los terapeutas gestionar conversaciones difíciles sobre facturación con los clientes?

Guía de facturación de salud mental

No es fácil hablar con los pacientes sobre las tarifas de asesoramiento y los costos de la terapia, especialmente si se sabe que acuden a usted en un momento difícil. No cabe duda de que puede resultar incómodo hablar sobre el dinero después de que un paciente haya hablado contigo sobre un contenido angustioso. Después de todo, has entrado en la industria de la salud mental para atender las necesidades de las personas y para ayudarlas y ayudarlas a superar sus situaciones difíciles; por lo tanto, invertir dinero en ello puede resultar desconcertante.

Sin embargo, la facturación de la terapia no tiene por qué ser difícil. En un consultorio de salud mental, al final del día, necesitas obtener ganancias y debes cubrir los costos incurridos. Utilizando software de facturación sanitaria es una excelente manera de hacerlo y de una manera no invasiva que puede hacer que las cosas sean más cómodas para usted y sus clientes. Los errores en la facturación médica representan el 24% de los problemas de atención médica, por lo que es importante hacerlo bien. Con el software y las prácticas implementadas, puede asegurarse de que sus pacientes puedan comunicarse abiertamente con usted y proporcionarle la cantidad correcta de dinero, así como de que sus procesos de facturación médica sean lo más eficientes posible.

Consejos para gestionar las difíciles conversaciones sobre la terapia de facturación con sus clientes

Para facilitar las conversaciones sobre la facturación de la terapia, hemos recopilado algunos consejos importantes para asegurarnos de que está brindando una atención de la más alta calidad a su cliente y de que también obtiene ganancias.

1. Clarificación de políticas - Una de las maneras más fáciles de abordar las conversaciones sobre facturación es describir tus políticas y estructuras de tarifas desde el principio. Puede resultar útil crear un documento en el que se destaquen tus políticas de pago y revisarlo con los clientes para asegurarte de que entienden lo que se les exige en caso de que decidan continuar. Una vez que lo hayan leído, puede ser beneficioso para ellos firmarlo para asegurarse de que no haya malentendidos.
2. Sé específico - Aunque sus pagos se realicen caso por caso, trate de evitar ser impreciso. Los clientes que se encuentran en una situación financiera difícil querrán saber cuántas sesiones pueden pagar y si ofreces tarifas reducidas; básicamente, quieren un proceso de pago transparente. Cuando los pacientes acuden a ti con preguntas, el hecho de poder comunicarse abiertamente y ofrecer respuestas claras mejora la calidad del servicio y evita la falta de pago y la interrupción de las sesiones.
3. Defina sus políticas de escala móvil y gratuitas - Ya sea que tengas una escala móvil para adaptarse a personas con diferentes fuentes de ingresos o políticas sin comisiones para clientes selectos que necesitan ayuda pero no pueden aportar nada, debes dejarlo claro. Es posible que no te interese tener pólizas generales para los pacientes que se encuentran en una situación económica difícil, pero, al mismo tiempo, si tienes otras pólizas, necesitas aclararlas para los pacientes. Ser honesto evita que se malinterprete la información y evitará que te sientas culpable o como si hubieras decepcionado a alguien.
4. Prepare una lista de colegas - No es realista decir que puedes tratar a todo el mundo. Para las personas a las que no puedes ofrecer tratamiento, puede resultar útil derivar al cliente a un colega u ofrecer una escala variable o tarifas reducidas, para que el paciente pueda ser atendido y tratado. Desde el punto de vista empresarial, no obtendrás ningún beneficio, pero como profesional que ingresó a la industria para ayudar a las personas, es importante priorizar sus necesidades.
   

Si esto lo abruma, también hay servicios de facturación para terapeutas que pueden ofrecer formas de proporcionar facturas de terapia transparentes. De esta manera, gran parte del proceso estará listo para usted y podrá abordar fácilmente cualquier problema relacionado con la facturación financiera.

¿Cómo manejar las denegaciones, rechazos y apelaciones de facturación de salud mental?

Las denegaciones, rechazos y apelaciones de facturación de salud mental son los pasos más difíciles del proceso de facturación. Requieren mucha reevaluación, evaluación y revisión, y los consultorios pueden tardar mucho tiempo en mantenerse al día. Garantizar que cuenta con los procesos correctos significará que podrá evitar cualquier estrés adicional y gestionar las facturas del tratamiento de manera eficaz y eficiente.

La denegación y el rechazo pueden ocurrir a nivel del centro de intercambio de información o del seguro, y el acceso a sus registros médicos electrónicos (EHR) puede determinar dónde ocurrió esto. Esto le permite determinar si esto se debió a la falta de inscripciones, a identificaciones de suscriptor incorrectas o simplemente a información incorrecta. Si no es por estos motivos, es probable que no sea por parte del centro de intercambio de información, sino que la compañía de seguros, a la que tendrá que llamar, se lo niegue.

Es posible que la compañía de seguros, que tiene su reclamación archivada, la haya rechazado debido a sesiones no autorizadas, a la necesidad de actualizar la información del proveedor, a la falta de presentación oportuna, a la cancelación de la cobertura o a problemas con múltiples beneficios. Por ejemplo, es posible que la compañía de seguros tenga políticas actualizadas que deban abordarse. La mejor manera de resolver este problema es analizar las reclamaciones denegadas o rechazadas caso por caso, filtrando las fechas de los servicios y volviendo a presentarlas con la información correcta.

En el caso de las apelaciones, hablar con los representantes correctos y completar los formularios correctos para defender su caso de elegibilidad resultará beneficioso.

Identificar la plataforma de facturación más adecuada para su negocio de salud mental

El software de facturación médica es una de las mejores maneras de gestionar las dificultades relacionadas con las conversaciones y los procesos de facturación, ya que la mayoría software para equipos de atención médica está diseñado teniendo en cuenta sus necesidades y las de sus clientes. Proporcionan inmensos beneficios, que incluyen:

Minimizar los errores - Con el software en línea, se elimina la necesidad de papeleo. El software diseñado específicamente para la facturación médica reduce la probabilidad de cometer errores y reduce los errores humanos que van de la mano con la cumplimentación de formularios físicos.

Información accesible - Es mucho más fácil acceder a los datos de facturación de los pacientes de forma privada y segura. Por ejemplo, los pacientes pueden acceder a su información y modificarla si es necesario, como sus citas anteriores si auditan sus facturas, lo que significa que el uso de una plataforma de facturación permite un proceso de facturación altamente transparente.

Mejora el seguimiento de las reclamaciones - Cuando procesas y haces un seguimiento de las reclamaciones, el software de facturación médica puede ayudarte a identificar los errores de codificación y avisarte si hay alguna reclamación denegada o rechazada. De este modo, aumenta la precisión general de los datos y la eficiencia del proceso de reclamaciones.

Mejora de los informes financieros - Puede usar los datos de facturación médica para monitorear los aspectos del desempeño financiero de su clínica. Esto permite analizar en profundidad dónde puede mejorar su consultorio para seguir brindando la mejor atención a sus pacientes.

Codificación Ace - El software de facturación médica también mejora la calidad del proceso de codificación, mediante el uso de la IA para automatizar y agilizar la codificación y los gráficos. Extrae los detalles esenciales al tiempo que identifica cualquier error para evitar demoras en el procesamiento de las reclamaciones.

Garantiza la atención del paciente - Las mejoras generales en la experiencia de pago permiten que los pacientes reciban el más alto nivel de atención.

Reflexiones finales

Reconocemos que no es fácil de discutir y gestionar facturación conversaciones y procesos con los clientes. La disciplina de la salud mental tiene un aspecto un poco negativo, ya que queremos ayudar a nuestros pacientes, pero al mismo tiempo, debemos asegurarnos de obtener beneficios con los procesos correctos. Si bien esperamos que esto haya desarrollado y consolidado su comprensión de cómo gestionar este tipo de conversaciones, a veces contar con un software de facturación médica es la forma más fácil de gestionar estas situaciones. Cuando se trata de tus facturas de terapia, Carepatron es una excelente opción, ya que han integrado un software de facturación médica para ayudarte a hacer un seguimiento de las reclamaciones, identificar las áreas en las que puedes mejorar y garantizar que eres transparente con los clientes.

Ya sea que lo piense o no, esperamos que nuestros consejos le hayan ayudado a comprender mejor la importancia de un diálogo productivo con los pacientes en relación con la facturación. Con los sistemas adecuados, puede asegurarse de no volver a tener otra conversación incómoda sobre la facturación.

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Lecturas adicionales:

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• ¿Cómo pueden los profesionales evitar las frecuentes dificultades éticas?