Guía definitiva para registros médicos electrónicos

Introducción a los registros médicos electrónicos

Antes de que la tecnología prevaleciera tanto como en la actualidad, registros de pacientes estaban escritos a mano y guardados manualmente en archivadores. Si bien este método alguna vez fue necesario, los nuevos cambios han afectado la administración de los registros de salud.

Debido a estos cambios y al papel que desempeñan los registros médicos en el tratamiento y la atención de los pacientes, ahora es más importante que nunca garantizar que los trabajadores de la salud tengan un conocimiento profundo de la administración de registros. Para ayudar a los profesionales a adquirir este conocimiento, hemos redactado una guía detallada que desglosa los aspectos esenciales de la gestión de los registros médicos.

¿Qué son los registros médicos personales?

Los registros de salud son documentos relacionados con la experiencia de un paciente en la industria de la salud. La atención administrativa se refiere a la forma en que se crean, comparten y destruyen estos documentos. Estos procesos se rigen por varios protocolos y reglamentos interrelacionados; todos los profesionales de la salud deben cumplirlos.

La administración correcta de los registros de salud es importante por varias razones. En primer lugar, un estudio realizado por la Universidad Johns Hopkins descubrió que los errores médicos son la tercera causa principal de muerte en los Estados Unidos. La mala gestión de los historiales médicos puede provocar la falta de información, los diagnósticos falsos y la comunicación ineficaz, situaciones todas ellas totalmente evitables (McMains, 2016).

En segundo lugar, la información de los registros de salud es con frecuencia confidencial y, como tal, debe tratarse con privacidad. No solo hay información personal e identificable dentro de estos registros, pero también suelen incluir el historial médico, los medicamentos y los tratamientos del paciente. Los pacientes quieren sentirse cómodos confiando en ti, con frecuencia, información de salud muy personal cuando acuden a tu centro de atención. Usted es responsable de garantizar que estos registros se mantengan seguros y protegidos.

Ahora que comprende la importancia de una gestión eficaz de los registros médicos, es hora de examinar qué pueden hacer los profesionales de la salud para garantizar la seguridad de sus propios registros médicos electrónicos.

¿Qué debe incluirse en la historia clínica de un paciente?

La información que conforma una historia clínica ayuda a informar a los profesionales sobre el estado de salud de sus pacientes. Cuando los registros médicos son precisos, pueden facilitar la toma de decisiones, las opciones de tratamiento y, en general, la mejora de los resultados clínicos. Si bien la información específica de una historia clínica dependerá de una variedad de factores, hemos elaborado una lista de algunas de las cosas que suelen incluir:

• Identificadores de pacientes: Esto incluye información directamente relacionada con la identidad del paciente, como el nombre, la fecha de nacimiento, la dirección y el número de teléfono. A los pacientes a menudo se les asignan identificaciones únicas para facilitar el procesamiento de los datos.
• Demografía: La edad, el sexo y el origen étnico del paciente se registran para poder encontrarlo y compararlo en varias bases de datos diferentes. También se pueden registrar otros datos demográficos, como la educación, la nacionalidad y los ingresos.
• Diagnóstico: El diagnóstico del paciente es una de las informaciones más importantes de la historia clínica. Cuando un paciente está siendo tratado o atendido por un nuevo proveedor, tener acceso a esta información le permite al proveedor comprender rápidamente los síntomas, el estado, la medicación y el plan de tratamiento del paciente.
• Medicamentos: El registro de la medicación del paciente permite a los proveedores tomar decisiones más precisas con respecto a los planes de tratamiento, especialmente si el paciente ha sido trasladado recientemente a un departamento o centro diferente.
• Procedimientos: Cualquier procedimiento al que se haya sometido el paciente, incluida la cirugía, el laboratorio, la radiología y la patología. El diagnóstico o el plan de tratamiento de un paciente deben estar respaldados por pruebas, y los resultados de los procedimientos anteriores pueden servir como prueba.
• Signos vitales: Uno de los elementos más fundamentales para evaluar la salud de un paciente es que los proveedores pueden usar los signos vitales para evaluar el estado de su paciente de manera rápida y precisa. Estos pueden incluir el peso, la altura, la presión arterial, los niveles de glucosa, la temperatura, el índice de masa corporal, la frecuencia del pulso y la frecuencia respiratoria.
• Historia familiar y social: Los registros médicos no siempre incluyen esta información. Sin embargo, puede ofrecer un panorama más amplio del estado de salud del paciente y, con frecuencia, se usa para la investigación. Por ejemplo, esto puede incluir el estado de salud de los miembros de la familia inmediata, las enfermedades familiares, la situación laboral y el apoyo de la comunidad.

¿Qué no se debe incluir en la historia clínica de un paciente?

Del mismo modo que la información clave debe incluirse en una historia clínica, es mejor omitir algunas cosas. Recuerde que el propósito de una historia clínica es mejorar la comunicación y los resultados clínicos, por lo que si la información que está considerando no contiene ninguna de estas dos opciones, es mejor excluirla. Para la forma más eficiente y registros médicos precisos, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Opiniones subjetivas: Si bien las opiniones profesionales a veces pueden ser necesarias al evaluar a un paciente, deben reducirse al mínimo. Los registros médicos se utilizan como recursos para guiar a los proveedores y garantizar que los pacientes reciban el mejor tratamiento posible. Las declaraciones demasiado subjetivas u obstinadas pueden causar varios problemas y, por lo general, no son útiles para los proveedores y los pacientes.
• Supuestos: Esto puede parecer obvio, pero se sorprendería de la frecuencia con la que se incluyen las suposiciones en los registros médicos. En ocasiones, la conclusión se guiará por algún nivel de inferencia, pero la evidencia debe, no obstante, respaldarla. Un paciente que acude a una clínica con síntomas específicos aún debe someterse a pruebas para determinar la causa.
• Información financiera o de seguro médico: Los registros médicos solo deben contener información pertinente al tratamiento clínico del paciente. La información financiera y del seguro es altamente confidencial para el paciente, por lo que no debe incluirse en la historia clínica.

Si le preocupa incluir o no algo en la historia clínica de un paciente, tómese un minuto para considerar qué tan relevante es para el tratamiento y la atención del paciente. Si no es clínicamente crucial para la salud del paciente, lo más probable es que sea irrelevante y deberías omitirlo.

Una cosa más que nos gustaría mencionar sobre el contenido de una historia clínica son los diferentes diagnósticos, medicamentos y opiniones de los diferentes proveedores de atención médica. No todos los profesionales llegarán a la misma conclusión; es común consultar una historia clínica con diferentes diagnósticos y recomendaciones.

¿Qué es un software de registro médico electrónico?

Al principio de esta guía, mencionamos brevemente que, si bien los registros médicos solían escribirse a mano y almacenarse manualmente, los avances tecnológicos han llevado a nuevas formas de crear y almacenar documentos, en particular los registros médicos electrónicos (EHR).

Los EHR están diseñados para ayudar a los proveedores de atención médica a administrar sus registros médicos. En su forma más simple, un EHR es una versión digitalizada de la historia clínica de un paciente. Sin embargo, las EHR se han diseñado para ir más allá del simple almacenamiento de la información del paciente. Utilizan tecnología que permite a los usuarios autorizados acceder a los datos y transferirlos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Los sistemas se actualizan en tiempo real, lo que facilita una comunicación más eficaz entre los proveedores y garantiza que los pacientes reciban la mejor calidad de atención posible. Si bien el objetivo principal de un registro electrónico electrónico es almacenar y organizar los registros médicos, desempeña una función más amplia a la hora de mejorar el flujo de trabajo de un consultorio y mejorar tanto la calidad de la atención como los resultados clínicos de los pacientes.

Con los EHR, los profesionales pueden dejar atrás la ardua tarea de escribir a mano los registros médicos y revisar los archivadores. Los registros electrónicos electrónicos agilizan el proceso de documentación clínica, lo que facilita considerablemente el acceso, la transferencia y el intercambio de registros con otros cuidadores. Los EHR se han vuelto increíblemente populares, y comprender su papel en la industria de la salud es fundamental para lograr una gestión eficaz de los registros de salud.

Ventajas de usar EHR

Sé que acabamos de hablar de los beneficios de usar la tecnología basada en la nube para su EHR, pero ahora es el momento de considerar las ventajas generalizadas de usar la EHR en su conjunto. Si está interesado en optimizar la gestión de su historia clínica (y debería estarlo) y mejorar los resultados para los profesionales y los pacientes, la EHR es, sin duda, el camino a seguir.

Precisión

Mantener registros de salud precisos es fundamental para garantizar que los pacientes reciban la atención necesaria. El registro electrónico electrónico facilita la precisión de los registros de salud al reducir la cantidad de errores, incluidos los errores ortográficos y gramaticales, la falta de información y la ilegibilidad. Además, la mayoría de los sistemas de EHR alertan automáticamente a los usuarios sobre cualquier error identificado, lo que ayuda a garantizar que se corrijan lo antes posible.

Mejora de la calidad de la atención

El intento de mejorar la calidad de la atención siempre debe ser la razón principal por la que se introduce cualquier sistema nuevo en la práctica de la salud, una mejora facilitada por la historia clínica electrónica. Los médicos tienen acceso a los registros de sus pacientes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y se actualizan en tiempo real. El acceso a los medicamentos, el historial médico, los síntomas y las alergias ayuda a garantizar que los médicos estén debidamente informados y puedan tomar las decisiones de tratamiento adecuadas.

Comunicación

La comunicación ha sido un área de la atención médica que con frecuencia plantea dificultades para los pacientes y los médicos. Entendemos que los profesionales llevan una vida agitada, y encontrar el tiempo para comunicarse de manera efectiva con sus pacientes y entre ellos puede resultar difícil. Sin embargo, una mala comunicación puede conducir a una mala gestión de la continuidad de la atención y a decisiones de tratamiento perjudiciales.

Afortunadamente, la EHR presenta una manera fácil de mejorar la comunicación, ya que permite a los médicos acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana a los registros importantes, independientemente de dónde se encuentren.

Ahorro de tiempo

Mencionamos que la falta de tiempo es una de las mayores barreras para una comunicación efectiva para los profesionales. Es un hecho bien conocido que escribir notas es significativamente más rápido que escribir notas a mano y, con el sistema EHR adecuado, los profesionales pueden agilizar el proceso de redacción de las historias clínicas en papel por sí mismos.

La EHR también facilita mucho la visualización, el intercambio y la transferencia de los registros médicos, lo que ahorra a los profesionales tiempo para ver y tratar a los pacientes necesitados en lugar de esperar.

Participación del paciente

A medida que la industria de la salud avanza hacia un modelo de atención basada en el consumidor, cada vez es más importante escuchar las necesidades de los pacientes. Muchos pacientes han mencionado la importancia de un proceso de tratamiento transparente, y los proveedores son responsables de garantizarles esta transparencia. Los EHR a menudo vienen integrados con portales para pacientes que brindan a los clientes acceso inmediato a sus registros médicos, lo que les permite mantenerse informados sobre sus planes de tratamiento y su progreso.

Costos reducidos

Otro beneficio de implementar la EHR en su consultorio son los ahorros financieros que tendrá. La EHR no solo elimina la necesidad de pagar por la entrada manual de datos, sino que la reducción de los errores se traducirá en un reembolso más rápido, y el tiempo ahorrado puede contribuir a aumentar los ingresos. Si bien la prestación de atención médica de alta calidad es siempre la máxima prioridad, es importante recordar que cada consultorio de atención médica es un negocio y que es necesario administrar las finanzas de manera eficaz para seguir funcionando.

Desventajas de usar EHR

Como puede ver, la implementación de un EHR en un consultorio de atención médica tiene muchos beneficios. Sin embargo, sería negligente por nuestra parte no mencionar que ciertas desventajas a menudo impiden que los proveedores utilicen todas sus funciones.

Cambiar

Quizás la desventaja más impactante de implementar cualquier sistema nuevo es el tiempo que lleva adaptarse al cambio. Incluso el registro electrónico electrónico más intuitivo y fácil de usar requerirá un mayor esfuerzo por parte de los proveedores para utilizar el sistema de manera efectiva. Sin embargo, muchos sistemas de EHR tienen programas de capacitación que educan a los profesionales sobre el uso efectivo, lo que les permite convertirse en expertos rápidamente.

Cumplimiento

Todos los profesionales conocen los riesgos de almacenar datos en línea, y la EHR no es diferente. Si bien el sistema de registro electrónico electrónico que tenga instalado debe tener medidas de seguridad sólidas diseñadas para proteger los datos de los pacientes, siempre existirá al menos cierto riesgo de que los datos se pongan en peligro o se filtren. Dicho esto, existen normas específicas (de las que hablaremos en breve) que pueden proteger los datos de forma más segura que cualquier opción de almacenamiento manual.

Además, aunque la gestión del cumplimiento de los sistemas en línea puede ser compleja, existen protocolos avanzados que pueden garantizar la seguridad de los datos de EHR. Por lo tanto, aunque la EHR tiene riesgos claros, las ventajas los superan con creces.

¿Quién usa un EHR?

A medida que la tecnología EHR mejora continuamente, los médicos y otros profesionales de la salud la están adoptando ampliamente. El Centro Nacional de Estadísticas de Salud informó que, en 2019, el 89,9% de los médicos que trabajaban en consultorios en los Estados Unidos utilizaban un sistema de registro electrónico electrónico (Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, 2023).

Si bien estas cifras indican lo valiosa y popular que se está volviendo la EHR, todavía existe una idea errónea algo común sobre qué tipo de profesionales de la salud pueden usar la EHR. Independientemente del campo de la salud en el que trabaje, del tamaño de su consultorio o de los servicios que ofrezca, está garantizado que la EHR le ayudará a mejorar su eficiencia y organización.

Afortunadamente, estamos empezando a ver un aumento en el número de diferentes profesiones que utilizan la EHR, que incluyen:

1. Médicos generalistas
2. Enfermería
3. Psicología
4. Psiquiatría
5. Fisioterapia
6. Consejería
7. Terapia de salud mental
8. Terapia ocupacional
9. Quiropráctico
10. Psicoterapia
11. Fisioterapia
12. Cuidado de ancianos
13. Nutrición

La diferencia entre EMR y EHR

Cuando las personas conocen por primera vez la EHR, con frecuencia la confunden con la EMR. Si bien ambos sistemas tienen funciones similares en la gestión del almacenamiento de diferentes tipos de datos de los pacientes, también tienen algunas diferencias clave. Antes de profundizar en ellas, examinemos primero las similitudes.

Ambos sistemas están diseñados para almacenar y transmitir electrónicamente la información del paciente. Al utilizar procesos eficientes, ayudan a las empresas de atención médica a ahorrar tiempo y recursos. Hemos creado una pequeña lista de diferencias que identifica cómo se distingue cada una.

Características de EHR

Algunas características de un EHR incluyen:

• Interoperabilidad: Los EHR están diseñados para compartir los datos de los pacientes sin problemas entre los proveedores e instituciones de atención médica, lo que permite obtener una visión general completa y actualizada del recorrido de salud de un paciente. Esta función permite la continuidad de la atención en varios entornos de atención médica.
• Actualización de datos en tiempo real: Los sistemas EHR están diseñados para proporcionar actualizaciones en tiempo real y acceso a los registros de los pacientes. Esto garantiza que la información médica más actualizada esté disponible para todos los proveedores de atención médica autorizados.
• Gestión integral de pacientes: Los EHR integran una amplia gama de datos, incluidos los diagnósticos, los planes de tratamiento y los resultados de los pacientes, lo que facilita un enfoque holístico de la atención y el tratamiento de los pacientes.
• Acceso de pacientes: Muchos sistemas de EHR incluyen portales para pacientes que permiten a los pacientes acceder a sus propios registros médicos, programar citas y comunicarse con sus proveedores de atención médica, lo que mejora la participación de los pacientes y la autogestión.
• Sistemas de apoyo a la decisión: Los sistemas integrados de apoyo a la toma de decisiones clínicas ayudan a los médicos a tomar mejores decisiones de tratamiento al proporcionar recomendaciones de diagnóstico y tratamiento basadas en los datos de los pacientes y las directrices clínicas.

Características de EMR

En cuanto a un EMR, algunas de sus características incluyen:

• Mantenimiento de registros digitales: Los EMR proporcionan una alternativa digital a los registros en papel, ya que organizan los datos de los pacientes, como los historiales de tratamiento, los diagnósticos y los medicamentos específicos de un solo consultorio.
• Capacidad de uso compartido limitada: A diferencia de los EHR, los EMR generalmente no están diseñados para compartirse fuera de la práctica en la que se generan. Esto garantiza la privacidad de los datos en un único entorno sanitario, pero puede limitar la colaboración.
• Seguridad de datos y cumplimiento: Los EMR garantizan que los datos de los pacientes se almacenen de forma segura y de conformidad con las normas locales de privacidad y protección de datos, lo cual es fundamental en un solo consultorio de atención médica.
• Personalización: Los EMR se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades y flujos de trabajo específicos de un consultorio, lo que mejora la eficiencia operativa y se alinea con los procedimientos y servicios del proveedor de atención médica.
• Seguimiento de pacientes: Los EMR son eficaces para hacer un seguimiento de las visitas de los pacientes, gestionar los historiales de tratamiento y supervisar la salud de los pacientes a lo largo del tiempo en un solo consultorio, lo que ayuda a brindar una atención al paciente coherente e informada.

Al distinguir las características de los EHR y los EMR, los proveedores de atención médica pueden comprender mejor las capacidades y limitaciones de cada sistema. Este conocimiento es crucial para optimizar su uso en diversos entornos clínicos y garantizar que la atención al paciente sea eficaz y eficiente.

Ya sea que integre amplias redes de atención médica a través de los EHR o administre los datos de los pacientes en un solo consultorio mediante EMR, comprender estas herramientas mejora la prestación de servicios médicos y permite obtener resultados de salud superiores. Con la aplicación correcta, tanto las EHR como las EMR son activos indispensables en el panorama sanitario moderno.

¿Qué es la tecnología de nube?

Los sistemas EHR suelen ofrecer dos tipos diferentes de tecnología. En primer lugar, están los registros electrónicos electrónicos basados en servidores, lo que significa que el software y los datos que subes se almacenan en servidores locales (en la clínica de salud).

Alternativamente, esta es la opción mucho más popular; puede usar los EHR basados en la nube, que almacenan los datos y la información de los pacientes en servidores externos. La tecnología en la nube permite acceder a la información, compartirla y editarla desde cualquier lugar del mundo, siempre que sea un usuario autorizado.

Además, dado que se accede al software a través de Internet, no requiere ningún hardware adicional y, por lo general, lo mantiene un proveedor externo. Los registros electrónicos electrónicos basados en la nube también se actualizan en tiempo real, lo que ayuda a garantizar que los profesionales puedan acceder a los datos clínicos más actualizados y tomar decisiones informadas con respecto a los distintos planes de tratamiento de sus pacientes.

Ventajas de los EHR basados en la nube en comparación con los EHR basados en servidores

Si bien es posible que su consultorio prefiera el tipo de servidor que elija, existen varias ventajas de la tecnología basada en la nube que creemos que serían negligentes.

Instalación

El proceso de instalación es uno de los aspectos más abrumadores de la introducción de cualquier sistema nuevo en un consultorio de atención médica. Afortunadamente, los sistemas basados en la nube hacen que el proceso de instalación sea extremadamente simple. Como el sistema funciona en la web, no es necesario instalar hardware o software adicional en su consultorio.

Costos

Si bien un sistema nuevo inevitablemente generará costos para su consultorio, los EHR basados en la nube suelen ser mucho más asequibles que los EHR basados en servidores. Por lo general, la EHR en la nube requiere una cuota de suscripción mensual o anual que forma parte del acuerdo de SaaS (software como servicio). Este acuerdo también significa que el proveedor externo es responsable de cualquier mantenimiento, actualización o cambio del sistema, lo que permite que su consultorio evite costos adicionales.

Por otro lado, la instalación de los EHR basados en servidores puede costar más de 30 000$, sin tener en cuenta los costos adicionales de mantenimiento y actualización asociados con el nuevo hardware y software.

Accesibilidad

Los EHR han revolucionado la forma en que los proveedores de atención médica se comunican entre sí, lo que les permite mantenerse actualizados e informados sobre las condiciones médicas actuales de sus pacientes. Este tipo de comunicación funciona mejor con sistemas basados en la nube, ya que permiten a los usuarios autorizados iniciar sesión y acceder a la información desde cualquier parte del mundo, siempre que tengan una conexión a Internet segura.

¿Qué debe buscar en un sistema EHR?

Ya sea que esté iniciando un nuevo negocio, buscando la EHR por primera vez o el sistema que ya tiene no funciona de manera efectiva, podemos ayudarlo a tomar la decisión correcta para su empresa. La industria de los EHR está en auge y puede resultar bastante abrumador buscar una solución en el mercado.

Para ayudarlo, hemos recopilado una lista de las características clave que debe tener en cuenta, independientemente del tamaño de su empresa o del tipo de atención médica en el que trabaje:

• Compatibilidad: El sistema EHR que elija debe ser compatible con los dispositivos electrónicos y el software de su clínica que ya estén en funcionamiento. La mayoría de los EHR funcionan con dispositivos móviles, computadoras, laptops y tabletas, con la capacidad adicional de utilizar la tecnología de inteligencia artificial y el software de reconocimiento de voz y mejorar aún más la calidad de la atención.
• Interoperabilidad: Es probable que su consultorio de atención médica ya tenga un software preexistente, y es importante que el sistema de EHR que utilice pueda integrarse con él. Uno de los principales propósitos de la EHR es mejorar la comunicación entre otros proveedores de atención médica, por lo que debe comprobar si su sistema puede compartir datos fácilmente con diferentes consultorios.
• flujo de trabajo: Los EHR se han diseñado para ir más allá de la simple creación y almacenamiento de datos, y los mejores sistemas tendrán funciones que se adapten a las diferentes áreas de la atención al paciente. Eche un vistazo a los distintos herramientas y recursos las ofertas de EHR y si se pueden personalizar para que se adapten a las necesidades de su empresa.
• Recursos de facturación y codificación: Los registros médicos de los pacientes se utilizan con frecuencia durante los procesos de facturación y codificación, por lo que siempre es útil contar con recursos específicos que lo ayuden en su EHR. Los registros médicos precisos contribuyen a acelerar la facturación y el reembolso, lo que ayuda a garantizar que su consultorio reciba los pagos por los servicios que presta.
• Compromiso del personal: Mencionamos que una desventaja de introducir la EHR en la práctica de la salud es el tiempo que tardan los profesionales en aprender el nuevo sistema. Al investigar las diferentes opciones, debes considerar qué tan intuitivo es el sistema y si los profesionales con una experiencia tecnológica mínima pueden usarlo al máximo.
• Características adicionales: Muchos sistemas de EHR están integrados con varias funciones de atención médica diseñadas para mejorar la organización y la productividad de los consultorios, incluida la programación de citas, los portales de pacientes, los pagos en línea y las plantillas de notas clínicas. Con estas herramientas, su consultorio puede simplificar varias tareas, ahorrando tiempo y recursos.

Pautas para implementar la EHR en su consultorio

Por lo tanto, ahora que sabe qué es la EHR y las diferentes características que debe buscar, es hora de analizar el proceso de implementación. Esto será diferente para cada consultorio de atención médica, según el sistema que esté instalando y el tipo de software que ya tenga. Sin embargo, hemos creado una guía breve que propone algunos pasos críticos para ayudar a que la implementación sea lo más fluida posible.

1. Planear: Aunque es evidente, la elaboración de un plan detallado es el primer paso que a menudo se pasa por alto. Sería mejor si pudieras elaborar una propuesta de cronograma sobre cuánto durará el proceso de implementación y qué hay que hacer antes de que el sistema esté en funcionamiento.
2. Presupuesto: Gestionar el aspecto financiero de una empresa es aburrido pero necesario. Debe tener un presupuesto realista antes de buscar en el mercado un EHR adecuado.
3. Instalación: Una vez que haya seleccionado su EHR, debe encontrar una fecha y hora adecuadas para la instalación. Este proceso puede llevar mucho tiempo (sobre todo si utilizas un sistema basado en un servidor) y no deseas reprogramar citas u otras reuniones importantes.
4. Integración de datos: Una vez que se haya instalado el EHR, los datos del paciente que ya tiene deben integrarse en el sistema. Este proceso puede ser complicado, especialmente si sus registros están impresos, ya que deben escanearse y procesarse. Sin embargo, una vez que se haya integrado en el nuevo sistema, sus documentos se organizarán, limpiarán y verificarán, lo que le permitirá mejorar la administración de datos.
5. Formación del personal: El último paso de la instalación es capacitar a su personal (tanto clínico como administrativo) sobre cómo usar el sistema EHR. Para ser eficaz, el personal debe tener confianza al navegar por la base de datos para administrar sus registros de salud. Implementar un programa de capacitación tan pronto como se haya instalado el sistema es la mejor manera de hacer que el cambio a un nuevo sistema sea lo más sencillo posible.

Cumplimiento

Los registros médicos suelen contener PHI (información médica protegida), lo que significa que hay normas y reglamentos específicos que dictan cómo se pueden crear, almacenar y compartir los datos. La administración de los registros médicos se vuelve mucho más complicada si se tienen en cuenta los diferentes protocolos de cumplimiento, y es fundamental comprender cómo afectan estos a su trabajo.

HIPAA

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) es un conjunto de leyes federales que dictan cómo se puede crear, almacenar, compartir y destruir la PHI. La HIPAA tiene cinco pautas principales: privacidad, seguridad, transacciones, identificadores y cumplimiento, cada una con sus reglamentos.

Las políticas específicas exigidas por la HIPAA cambian con frecuencia, por lo que su consultorio debe conocer las reglas más recientes. Si bien esta lista no es en absoluto exhaustiva, las siguientes son algunas de las políticas más importantes que afectan a la administración de los registros médicos:

• Seguridad y almacenamiento de registros médicos: Un proveedor de atención médica debe poder identificar y protegerse contra posibles amenazas de seguridad mediante la implementación de sistemas diseñados para monitorear el acceso a los datos. Deberían imponerse restricciones sobre quién puede acceder a la información, y todos los miembros del personal deben recibir formación sobre las normas de seguridad.
• Acceso y divulgación de registros médicos: La HIPAA dicta que los pacientes siempre deben tener acceso a sus registros médicos y solo ellos pueden autorizar el acceso a cualquier otra persona. El acceso no autorizado es una violación de la HIPAA y puede resultar en multas elevadas.
• Destrucción de datos: Además de las regulaciones sobre cómo se crean y almacenan los registros de salud, existen ciertas reglas que rigen la destrucción. Si bien el método específico que se utilice para destruir los registros dependerá de cómo se hayan elaborado, esto puede implicar triturar los documentos en papel quemándolos o pulverizándolos hasta que sean ilegibles. Los registros electrónicos deben tener un software de sobrescritura o herramientas magnéticas para destruir el disco duro.
• Plazos de retención: También hay leyes específicas sobre el tiempo que deben conservarse los registros médicos. Cada localidad es diferente, pero debe investigar e implementar estos protocolos en su consultorio.

Cifrado

Supongamos que implementa un registro electrónico electrónico en su consultorio o utiliza otro sistema para administrar sus registros de salud. En ese caso, debe conocer las normas de cumplimiento que se aplican específicamente a los datos almacenados electrónicamente. La HIPAA establece que toda la PHI electrónica debe someterse a un cifrado de datos, una de las formas más seguras de protegerse contra el acceso no autorizado.

El cifrado consiste en traducir los datos en forma de código que requiere una contraseña u otra forma de acceso autorizado para poder leerse. Esto significa que incluso si un pirata informático o alguien sin autorización lograra localizar y acceder a los registros de los pacientes, seguiría sin poder leerlos.

Además de que los datos se cifran mientras se almacenan en el servidor, la HIPAA establece que cualquier información que se transfiera o comparta entre sistemas también debe estar cifrada. Si está en el proceso de seleccionar un registro electrónico electrónico para su empresa, debe evaluar si su tecnología de cifrado y otros protocolos de cumplimiento son suficientes.

El cumplimiento es un aspecto inherente del trabajo en la industria de la salud que puede resultar muy estresante para los profesionales y los pacientes. Debido a que los registros médicos contienen información confidencial, deben protegerse de la manera correcta.

Además, las consecuencias son graves cuando un profesional o consultorio infringe la HIPAA. Las consecuencias de una infracción variarán según el nivel en el que se encuentre y si fue accidental o intencional.

Estrategias clave para ayudarlo a administrar sus registros de salud de manera efectiva

Ahora que hemos explicado qué son los registros médicos, cómo usar la EHR de manera efectiva y los protocolos de cumplimiento pertinentes, casi hemos llegado al final de nuestra guía. Sin embargo, antes de concluir, queremos ofrecerle una breve selección de nuestras principales estrategias para mejorar la forma en que se administran sus registros de salud en la actualidad.

Si bien las diferentes prácticas tendrán preferencias para administrar sus datos, estas sugerencias deberían ayudarlo a cumplir con las normas, organizarse y ser eficiente:

• Aliente a los médicos a revisar los registros de sus pacientes durante las horas de menor actividad
• Verifique la información de identificación de los pacientes antes de finalizar el registro del paciente
• Realice auditorías periódicas de la administración de los registros médicos para garantizar que su consultorio cumpla con las normas
• Archive (pero no necesariamente elimine) los registros de salud de los pacientes inactivos
• Utilice todas las funciones de EHR, incluidos los sistemas con los que están integrados
• Aliente a los pacientes a desempeñar un papel activo en la gestión de su salud mediante el acceso a sus registros

Tendencias actuales y futuras en la gestión de registros médicos electrónicos

La gestión de los registros médicos siempre ha sido crucial en la atención médica, pero la tecnología y los recursos están cambiando el funcionamiento de estos procesos. El cambio más notable es la adopción generalizada de los sistemas de EHR.

Muchos profesionales creen que los EHR revolucionan la prestación de servicios de salud, pero ¿qué cambios estamos viendo? Estas son tres tendencias clave:

1. Aliviar la carga de los profesionales

La industria de la salud es exigente, y los profesionales a veces trabajan en turnos de 24 horas. Más allá de la atención directa al paciente, las tareas administrativas aumentan significativamente la carga de trabajo. Esto puede provocar semanas de 60 horas, un equilibrio limitado entre la vida laboral y personal y el agotamiento.

Afortunadamente, los EHR y los sistemas de administración de registros médicos simplifican los procesos hospitalarios que consumen mucho tiempo, lo que puede causar estrés a algunos profesionales. Si bien no es una panacea, adoptar sistemas eficientes puede reducir significativamente la presión.

2. Capacitar a los pacientes

Los EHR y la gestión eficaz de los registros médicos son cruciales para cambiar la atención médica hacia un modelo centrado en el paciente. Los pacientes participan cada vez más en la gestión de su salud, por lo que la transparencia y el acceso a la información son primordiales.

El uso generalizado de los EHR ha llevado a un aumento significativo en la participación de los pacientes. Esta participación activa fomenta relaciones más sólidas entre el paciente y el proveedor, una mejor comunicación y mejores planes y resultados de tratamiento. Se prevé que el tamaño del mercado mundial de EHR alcance los 47 250 millones de dólares en 2027 (Valuates Reports, 2021), lo que refleja el inmenso potencial de estos sistemas para revolucionar la prestación de servicios de salud.

3. Decisiones basadas en datos para una mejor atención

Los EHR crean una gran cantidad de datos de los pacientes. Las herramientas de análisis avanzadas pueden aprovechar estos datos para identificar tendencias, predecir posibles riesgos para la salud y personalizar los planes de tratamiento. Esto permite a los proveedores de atención médica tomar decisiones más informadas, lo que mejora la atención a los pacientes.

Conclusiones clave

La gestión de los registros médicos es crucial para mejorar la prestación de servicios de salud. Los historiales médicos electrónicos desempeñan un papel clave al mejorar la precisión del diagnóstico, agilizar la comunicación y fomentar la participación de los pacientes. He aquí un resumen simplificado:

La gestión eficaz de los registros de salud es esencial para realizar evaluaciones médicas precisas y desarrollar planes de tratamiento eficaces. Los registros médicos electrónicos impulsan estos esfuerzos al mejorar la precisión de los registros, aumentar la participación de los pacientes y permitir una mejor comunicación, al tiempo que reducen los costos y ahorran tiempo.

Factores como la compatibilidad, la interoperabilidad, la integración del flujo de trabajo y las funciones fáciles de usar son cruciales a la hora de elegir un sistema de EHR. La seguridad también es fundamental; el cumplimiento de la HIPAA y el cifrado de datos son esenciales para proteger la información confidencial de los pacientes. Los sistemas de registro electrónico electrónico basados en la nube ofrecen asequibilidad y accesibilidad, lo que los convierte en la opción preferida para muchos consultorios.

La adopción de estas estrategias simplifica los procesos administrativos y cambia la atención médica hacia un modelo más centrado en el paciente.

Al implementar estas conclusiones y mantenerse informado sobre las últimas tendencias en la administración de registros médicos, puede asegurarse de que su consultorio brinde la mejor atención médica posible a sus pacientes.

Referencias

Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades. (2023, 4 de noviembre). Registros médicos electrónicos/registros de salud electrónicos (EMRS/EHR). https://cdc.gov/nchs/fastats/electronic-medical-records.htm

McMains, V. (2016, 3 de mayo). Un estudio de Johns Hopkins sugiere que los errores médicos son la tercera causa principal de muerte en los EE. UU. The Hub. https://hub.jhu.edu/2016/05/03/medical-errors-third-leading-cause-of-death/

Evalúa los informes. (2021). El mercado de historiales médicos electrónicos (EHR) alcanzará los 47.250 millones de dólares en 2027, con una tasa compuesta anual del 7,14%. PR Newswire. https://www.prnewswire.com/in/news-releases/electronic-health-records-ehr-market-to-reach-usd-47-25-billion-by-2027-at-a-cagr-of-7-14-valuates-reports-861829251.html