¿Las citas consecutivas ayudan o perjudican a su clínica de atención médica?

Comprender el sistema de citas en la atención médica

La gestión de las citas es uno de los aspectos más críticos pero que consume más tiempo al operar un negocio de atención médica. Comprender cómo funciona la programación de citas y hacer que el proceso sea lo más eficiente posible para los pacientes y los profesionales le ayudará a optimizar su negocio. El reciente crecimiento de la industria de la telesalud ha coincidido con el desarrollo de un software de atención médica con funciones que administran la documentación clínica, la facturación médica, los pagos en línea y, por supuesto, la programación de citas. La gestión de las citas es tan crucial para el paciente como lo es para el consultorio, y las investigaciones sugieren que El 77% de los pacientes piensa que es esencial poder reservar, cambiar o cancelar citas en línea. Los sistemas de citas clínicas reducen la necesidad de personal administrativo y aumentan la cantidad de clientes atendidos en su consultorio. Se espera que el mercado de programación de citas en línea aumente hasta un 15% en 2024, y que su valor total de mercado alcance los 360 millones de dólares.

¿Las citas consecutivas aumentan las ganancias de su empresa?

Si bien tener un cronograma completo indica que se está atendiendo al número máximo de pacientes y, por lo tanto, sus ganancias aumentarán, hay algunas preocupaciones de las que debe tener cuidado al programar citas consecutivas. En primer lugar, siempre existe la posibilidad de que el cronograma no funcione a la perfección; es posible que un paciente llegue unos minutos tarde, que una cita más temprana se haya quedado sin horas o que alguien necesite una cita de emergencia. Independientemente de la eficacia con la que haya funcionado el cronograma en el pasado, estos eventos se producirán inevitablemente y hay que estar preparado para ellos. Las citas consecutivas siempre deben tener un margen de al menos 10 minutos para tener en cuenta circunstancias inesperadas y no planificadas. Si el cronograma se ejecuta a tiempo, estas brechas se pueden utilizar para escribir notas, responder correos electrónicos o realizar otras tareas administrativas. Completar un programa es, en última instancia, el objetivo del consultorio, ya que más pacientes significan más ganancias. Sin embargo, su consultorio puede utilizar diferentes estrategias y métodos para garantizar que su programación priorice la satisfacción tanto del paciente como del médico.

Uso del software de programación de citas para el buen funcionamiento de su negocio de atención médica

Optimizar la programación de citas debe ser una prioridad clave para todas las empresas de atención médica. Un sistema de citas eficaz garantizará la eficiencia, la satisfacción del paciente y las ganancias. Se han desarrollado diferentes sistemas en línea diseñados específicamente para ayudar a las empresas de atención médica a optimizar la programación de sus citas. Carepatron es una plataforma que cumple con la HIPAA que integra varias funciones, incluida la programación de citas, documentación clínica almacenamiento y facturación médica, lo que ayuda a las empresas del sector sanitario a optimizar sus tareas administrativas. Características de un ideal software de programación de citas debe incluir:

1. Un calendario y un flujo de trabajo centralizados a los que pueden acceder todos los miembros del equipo. El calendario se puede sincronizar con la agenda de cada trabajador para mantener la coherencia y el conocimiento de la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo y eliminar la posibilidad de que se dupliquen las reservas.
2. Mensajes de confirmación automáticos que se envían a los clientes antes de sus citas. Estos recordatorios reducen significativamente la cantidad de reservas canceladas de última hora o que no se presentan.
3. Un portal para pacientes que muestra la información de citas y pagos. Los pacientes pueden iniciar sesión en un portal fácil de navegar donde pueden reservar, reprogramar o cancelar las próximas citas. Los pacientes también pueden ver sus facturas y realizar pagos en línea. ¡Esto elimina la posibilidad de que se produzcan llamadas telefónicas incómodas y aumenta la puntualidad de los pagos!
4. La integración con el EHR, la documentación clínica, las herramientas de videoconferencia y la facturación médica permite a los profesionales prestar sus servicios a una amplia gama de pacientes sin problemas.

Beneficios de usar un programador de citas médicas

El software de programación de citas en línea tiene ventajas significativas para su consultorio en cuanto a la eficiencia, la reducción de las ausencias y la satisfacción general del paciente.

1. Flexibilidad del cliente: El uso de un sistema de citas clínicas en línea brinda a los clientes una mayor flexibilidad a la hora de reservar citas. El sistema funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que los clientes no tienen que esperar al horario de apertura de la clínica para hacer una reserva. Los clientes tienen vidas ajetreadas, por lo que permitirles concertar una cita fuera del horario de atención aumentará la cantidad de clientes que atrae su consultorio.
2. Nuevos clientes y mayores ingresos: Un sistema eficiente de programación de citas convertirá a nuevos clientes en su consultorio, ya que se elimina la molestia de reservar a través de un miembro del personal administrativo. Los nuevos clientes le proporcionarán a su consultorio mayores ingresos y, a partir de ahí, podrá desarrollar relaciones sólidas entre el paciente y el profesional.
3. Eficiencia: La gestión eficaz de la programación de citas es un proceso lento que, a menudo, puede resultar abrumador. El personal administrativo debe reservar las citas de acuerdo con numerosos horarios, y pueden producirse errores, como reservas dobles o espacios vacíos. Esto es aún más complicado cuando los pacientes cancelan sus reservas a última hora o no se presentan a las citas. Un sistema en línea gestiona estos problemas para su consultorio; todo lo que tiene que hacer es indicar su disponibilidad y el software se encargará del resto. Sus citas se pueden personalizar para que se adapten adecuadamente a las necesidades de su negocio y para mejorar continuamente la eficiencia de su consultorio.
4. Fortalecer las relaciones con los clientes: La programación de citas en línea a menudo se integra con otras funciones relacionadas con la información del paciente. Al utilizar una plataforma que contiene los datos de los pacientes, incluidos el historial médico y las notas clínicas, los profesionales pueden abordar sus citas con un conocimiento profundo de sus pacientes. Estos sistemas facilitan relaciones más sólidas entre el paciente y el profesional y muestran a los clientes que la empresa se preocupa por ellos y por sus necesidades.
5. Productividad de los empleados: El análisis de datos suele formar parte de los sistemas de programación de citas. Las empresas pueden estar informadas de los momentos en que son menos productivas y pueden modificar su programación para aumentar la productividad. Los profesionales pueden ahorrar el tiempo que suelen dedicar a programar y reprogramar las citas y estarán mejor preparados para sus próximas sesiones.

Uso de recordatorios de citas automatizados para reducir las ausencias

Una de las ventajas más importantes de usar una plataforma en línea para programar la atención médica es la reducción del número de pacientes que no se presentan a las citas. Las ausencias son un hecho inevitable que afecta a todos los consultorios y resulta frustrante para los profesionales. Perjudican un tiempo valioso y afectan a toda la programación de un día. Algunas plataformas de programación de citas, que incluyen Patrón de cuidado, tienen una función de recordatorio automático que, según se ha demostrado, reduce significativamente el número de ausencias. Se envían recordatorios automáticos a los pacientes antes de sus próximas citas, lo que elimina cualquier posibilidad de que se olviden de la reserva. Este proceso reduce las ausencias en un 95%, lo que garantiza que los clientes estén preparados y lleguen a tiempo a sus citas.

Reflexiones finales

El uso de un software de programación de citas en línea tendrá ventajas significativas para su consultorio de atención médica. El tiempo que dedica a la administración, incluidas las llamadas telefónicas con los clientes, la programación y reprogramación de las citas y el intento de reasignar el tiempo después de no presentarse, puede reducirse significativamente. La programación de citas en línea permite una mayor flexibilidad tanto para los pacientes como para los profesionales a la hora de seleccionar los horarios de las citas en función de sus horarios. Plataformas como Carepatron han desarrollado funciones que aumentan la eficiencia, la productividad y la satisfacción de los pacientes, garantizando que los médicos dediquen su valioso tiempo a lo que mejor saben hacer: brindar una atención de calidad a los clientes.