Hoja de trucos para mensajes recordatorios de texto y correo electrónico

¿Por qué se utilizan los recordatorios por mensaje de texto y correo electrónico en la industria de la salud?

Los pacientes que no se presentan a las citas, lo que también se conoce como ausencias, pueden resultar increíblemente frustrantes, ya que consumen valiosos recursos de tiempo y dinero. De hecho, un par de ausencias diarias a la semana pueden provocar pérdidas financieras de más de 1000$ y, con el tiempo, esta acumulación puede suponer un gran gasto para su empresa. Para los médicos y los miembros del personal que dedican tiempo a prepararse para la llegada de determinados pacientes, también resulta estresante organizar los trámites para dar cabida a los nuevos pacientes y cubrir los espacios vacíos de la lista de espera.

Los recordatorios por correo electrónico y mensaje de texto son la manera perfecta de evitar las altas tasas de ausencias y de aliviar el estrés que pueda surgir como resultado. Ambos métodos son muy prácticos y accesibles para los usuarios, especialmente dado que la mayoría de los pacientes utilizan teléfonos móviles durante todo el día. Los pacientes pueden comunicarse eficazmente con los médicos en relación con sus citas y cualquier consulta que puedan tener, con software de recordatorio por correo electrónico y texto apoyando altos niveles de participación de los pacientes. Sus formatos concisos permiten que los mensajes se lean en un promedio de 3 minutos y permiten que los pacientes respondan más rápido en el tiempo que necesitan. Tanto los profesionales como los pacientes salen ganando, por lo que incorporar estos servicios a su empresa sin duda mejorará la calidad de la atención.

Consejos para una comunicación eficaz con los pacientes a través de mensajes de texto y correos electrónicos

Para ayudarlo a mantener una buena comunicación con el paciente, hemos recopilado algunos de los consejos más eficaces para ejecutar textos y correos electrónicos concisos generados por su software para equipos de atención médica. Los pacientes podrán comprender fácilmente las expectativas de los proveedores de atención médica, así como leer y responder con prontitud.

Automatizar - Envíe recordatorios automáticos a los pacientes para asegurarse de que lleguen a tiempo a sus citas. Los recordatorios automáticos son muy fáciles de incorporar y requieren un esfuerzo mínimo de su parte. Se pueden personalizar y brindan una opción conveniente para que los pacientes respondan cuando sea necesario.

Informar y dar su consentimiento - Asegúrese de contar con el consentimiento de los pacientes para poder comunicarse a través de sus correos electrónicos y números de teléfono personales. El hecho de que los tenga en la lista no significa que tenga derecho a usarlos como desee. También es importante informar y educar a los pacientes sobre sus políticas, para que puedan tomar decisiones informadas sobre si desean o no recibir recordatorios.

Guarde copias - Para fines legales y de auditoría, debe guardar copias de todos sus puntos de interacción para consultarlos si es necesario.

Sé conciso - Asegúrese de utilizar un lenguaje sencillo y de que lo esencial se transmita con el menor número de caracteres posible. ¡Los pacientes no quieren tener que pasar mucho tiempo descifrando lo que están intentando decir!

Ejemplos de recordatorios por mensaje de texto del médico

Para ayudarlo a crear los recordatorios de texto más efectivos que aumenten la participación de su paciente, hemos proporcionado ejemplos de recordatorios de texto del médico. Ten en cuenta que cada empresa enviará sus mensajes de texto de forma diferente, pero escribir algo como lo siguiente te ayudará a avanzar por el buen camino.

1. Hola John Smith, este es un recordatorio de su próxima cita con el Dr. Jones con Carepatron a las 3:30 p. m. del 24 de abril. Para cambiar la cita, llame al 596-455-2133.
2. ¡Hola! Este es un recordatorio rápido del Dr. Jones sobre su cita con nosotros en Carepatron el 24 de abril a las 3:30 p.m. Responda 1 para confirmar, 2 para cancelar o STOP para darse de baja.
3. Recordatorio: tiene una consulta con el Dr. Jones en Carepatron mañana a las 3:30 p.m. Responda 1 para confirmar o llame al 596-455-2133 para cambiar la fecha.

Ejemplos de recordatorios por correo electrónico del médico

También le hemos proporcionado algunos ejemplos de recordatorios por correo electrónico para asegurarnos de que está escribiendo mensajes de alta calidad a sus pacientes, de forma concisa y fácil de entender. Después de todo, aumentar la participación de los pacientes debería ser su objetivo final en este sentido.

Ejemplo 1

Asunto: Recordatorio: su cita con Carepatron el 13 de abril de 2021, 15:30

Querido John,

Este es un recordatorio amistoso para confirmar su cita con el Dr. Jones en Carepatron para una consulta el 13 de abril de 2021 a las 3:30 p.m. Prepárese 15 minutos antes.

Si tiene alguna pregunta o necesita cambiar la cita, llame a Carepatron al 596-455-2133. De lo contrario, esperamos verte el 13 de abril de 2021 a las 15:30 horas.

Saludos cordiales,

Patrón de cuidado

Ejemplo 2

Asunto: ¡Nos vemos el 13/04/2021 a las 15:30!

¡Hola, John!

Este es un recordatorio rápido de que tiene programada una consulta en Carepatron con el Dr. Jones el 13 de abril de 2021 a las 3:30 p.m.

Si tiene alguna pregunta o necesita cambiar la cita, llame a Carepatron al 596-455-2133. De lo contrario, ¡nos vemos pronto!

Lo mejor,

Patrón de cuidado

Plantillas para recordatorios de citas con el médico

También le proporcionamos plantillas para que pueda modificarlas fácilmente de acuerdo con las necesidades de su negocio y de sus pacientes. Son altamente personalizables y contienen toda la información esencial relacionada con los recordatorios de citas, como la información de contacto y personal, así como la fecha y la hora, así como la ubicación.

Asunto: recordatorio: su cita el [FECHA Y HORA].

Estimado [NOMBRE DEL PACIENTE]:

Este es un recordatorio amistoso para confirmar su cita con [NOMBRE DEL CONSULTORIO] el [FECHA] a las [HORA]. Intente llegar 15 minutos antes y traer los documentos pertinentes tal como se solicitó anteriormente.

Si tiene alguna pregunta o necesita cambiar la cita, llame a nuestra oficina al [NÚMERO DE TELÉFONO]. De lo contrario, esperamos verte el [FECHA].

¡Que tengas un día maravilloso!

Saludos cordiales,

[NOMBRE DEL CONSULTORIO]

Teniendo en cuenta que no todas las clínicas de salud funcionan de la misma manera y que los correos electrónicos de confirmación pueden tener un aspecto ligeramente diferente, hemos proporcionado una plantilla con un tono más informal. Esto puede ser más adecuado para las empresas más pequeñas, por lo que puedes considerar lo siguiente:

¡Hola, [NOMBRE]!

Este es un recordatorio amistoso de que hemos programado una cita médica con [NOMBRE DEL CONSULTORIO] para el [FECHA] a las [HORA]. Puede encontrarnos en línea en la plataforma del portal para pacientes de [NOMBRE DEL CONSULTORIO], ya que le enviaremos un enlace 15 minutos antes de comenzar.

No olvides:

• ¡Traiga su diario según lo discutido!.
• Intenta llegar 15 minutos antes.
• Si necesitas cambiar la cita, llámanos al [NÚMERO DE TELÉFONO].
  

¡Nos vemos pronto!

Lo mejor,

[NOMBRE DEL CONSULTORIO]

5 cosas que no debes hacer con los recordatorios por mensaje de texto y correo electrónico

Como nota final, es importante tener en cuenta lo siguiente que no se debe hacer cuando se trata de mensajes de recordatorio por mensaje de texto y correo electrónico recordatorios. Estar al tanto de esto le permitirá evitar cualquier problema de cumplimiento y minimizar las posibilidades de disminuir la satisfacción del paciente. Sus servicios de mensajes de texto y correo electrónico deben mantener un nivel de profesionalismo y hacer que los pacientes confíen en su servicio.

1. Políticas de disfraces - Debe estar abierto con las políticas, normas y reglamentos relacionados con el consentimiento y la seguridad de la información del paciente con los servicios de mensajes de texto y correo electrónico. Por ejemplo, el hecho de que tengas su información personal a mano no significa que debas incluirla en la lista. Obtenga siempre el consentimiento previo de los pacientes.
2. Enviar información privada sin cifrar - De acuerdo con las normas de cumplimiento de la HIPAA, debes asegurarte de enviar información a servidores cifrados que no sean susceptibles de hackeo o acceso no autorizado. ¡Es muy difícil controlar la información que se ha filtrado!
3. Sé complejo - Cuando discuta la información, debe ser conciso y asegurarse de que sus puntos se traduzcan con claridad. Los pacientes deben poder entender fácilmente lo que les estás describiendo, sin tener que buscar términos ni gastar energía en descifrar tu mensaje.
4. Espera demasiado - Sus recordatorios deben ser puntuales e idealmente basados en datos históricos. Debe enviar sus respuestas cuando el nivel de participación de los pacientes sea alto para garantizar que los pacientes puedan buscar tratamiento médico de manera precisa y eficiente.
5. Dar consejos sin evaluación - No debe hablar sobre la información de salud sin ver al paciente en persona y, desde luego, esto no debe discutirse por mensaje de texto o correo electrónico.

Usa Carepatron ¡para automatizar sus recordatorios de citas hoy mismo!

Lecturas adicionales:

• Uso del correo electrónico, el teléfono móvil y los mensajes de texto entre los pacientes y los médicos de atención primaria: estudio transversal en una zona francófona de Suiza
• Telesalud: atención médica desde la seguridad de nuestros hogares