Diez errores que cometen todas las nuevas empresas sanitarias en la gestión de citas

Una breve descripción de la programación de los pacientes y sus beneficios

Una buena programación de citas con los pacientes es algo que debería ser sencillo, pero que puede ser relativamente difícil de lograr. La programación de los pacientes debe optimizar sus recursos de manera que pueda atender y tratar a tantos pacientes como sea posible, pero al mismo tiempo mantener alta la satisfacción del cliente con tiempos de espera cortos. Con una gestión correcta de las citas, es posible lograr este equilibrio, ya que muchas compañías de atención médica proporcionan software de programación de citas para empresas de atención médica. La automatización de este proceso puede significar que puede atender a más pacientes y, al mismo tiempo, garantizar un alto nivel de atención para su consultorio.

No solo esto, sino que programar citas de manera eficiente tiene muchos beneficios, incluidos algunos de los siguientes:

1. ¡Más pacientes! - Los sistemas de reservas en línea son un método de reserva mucho más nuevo y práctico que hacer llamadas telefónicas y hablar en persona. Muchos pacientes se sienten más cómodos al tener la libertad de reservar por sí mismos y no hablar por teléfono, lo que es excelente para atraer a más pacientes a su consultorio.
2. No más espacios vacíos - En consecuencia, es más probable que se cubran los espacios para citas, ya que los pacientes pueden ver los plazos específicos y detectar rápidamente cualquier brecha.
3. Disponibilidad las 24 horas - La programación en línea permite a los pacientes reservar independientemente de la hora del día e incluso cuando la clínica esté físicamente cerrada. Esto también atrae a más pacientes al tener más flexibilidad en cuanto a la programación.
4. Gestión eficaz de los pacientes - Como la información del paciente está en línea, se puede administrar más fácilmente, ya que se puede acceder a ella desde un solo lugar. En el caso de los pacientes, también es necesario actualizar la información; los sistemas en línea pueden adaptarse fácilmente a esta situación.
5. Mercadeo electrónico - Los sistemas en línea proporcionan información de los pacientes, como números de teléfono y direcciones de correo electrónico, lo que resulta especialmente beneficioso para las promociones. La información se puede recuperar fácilmente de los datos en línea, lo que significa que puede mantener a los pacientes mejor informados sobre las ofertas de su consultorio.
6. Pagos online - Los pacientes también pueden pagar en línea, lo cual es excelente, ya que los pagos en línea tienden a ser muy seguros con sistemas de seguridad para cifrar la información privada.
7. Reduce el trabajo administrativo - Con la programación de citas médicas en línea, es posible que el personal del consultorio no sea necesario para hacerlo, ya que los pacientes pueden hacerlo por sí mismos. Esto reduce los costos de su consultorio de atención médica, que pueden usarse para financiar otros servicios o equipos médicos.

¿Cuáles son los costos de los errores frecuentes de programación?

Se dedica mucha energía, tiempo y dinero a una buena gestión de las citas para garantizar que haya pocos o ningún error de programación. Desde los detalles grandes hasta los pequeños, cuando se trata de cuidar a sus pacientes, todo importa. Empresas sanitarias quieren asegurarse de que se sientan satisfechos con su servicio y de que cada uno de sus requisitos sea fácil de gestionar, como programar citas. Tener pacientes satisfechos significa una clínica cómoda, ya que permitirá que el día a día de su consulta se desarrolle de manera mucho más fluida.

Los errores de programación también pueden ocasionar pérdidas significativas para su consultorio de atención médica, incluida la pérdida de una buena parte de sus finanzas. Por ejemplo, el sistema de salud de EE. UU. pierde aproximadamente 150 000 millones de dólares cada año debido a la inasistencia de los pacientes, lo que significa una pérdida de 200 dólares por cada cita vacía. Cuando un paciente no asiste a una sesión, no se está optimizando el tiempo del proveedor.

Es esencial analizar por qué es posible que los pacientes no se presenten a sus citas, lo que puede deberse a varias razones. Por ejemplo, si a un paciente le resulta difícil programar las sesiones, lo que no mejora, es menos probable que vuelva a utilizar su servicio. Esto puede resultar en una pérdida de clientela de pacientes y, a su vez, en una pérdida de ingresos para su consultorio.

Errores comunes que cometen las empresas de atención médica al programar citas (y consejos para superarlos)

Para evitar perder ingresos y clientela de pacientes, hemos recopilado los errores más comunes que cometen las empresas de salud al programar citas con la esperanza de que pueda superarlos. Saber qué es lo que debe evitar en la gestión de citas puede garantizar que tome las máximas precauciones para brindar el mejor tratamiento a sus pacientes y ofrecer los mejores sistemas de programación de atención médica.

Falta de información - Cuando un paciente desea programar una cita, debe recopilar los detalles esenciales para asegurarse de que reciba la especialidad y la atención adecuadas que satisfagan sus necesidades. Por ejemplo, esto permite obtener información sobre si el paciente es nuevo, sus problemas de salud y si se trata de una consulta urgente o de un chequeo anual. Al hacerlo, también se asegurará de que las franjas horarias programadas sean las correctas y de que haya tiempo suficiente para satisfacer las necesidades del paciente.

Sin recordatorios de citas - Para evitar que los pacientes no se presenten, es esencial enviar recordatorios para que tengan en cuenta su cita. Los recordatorios automáticos son el método más eficaz y no requieren mucho esfuerzo por tu parte, ya que son automáticos. Si un paciente cancela, el software de programación también permite a los pacientes consultar las siguientes citas disponibles para reprogramarlas de inmediato.

Sobreventa - Uno de los errores más importantes que pueden cometer las empresas sanitarias es que, a veces, se pueden reservar pacientes simultáneamente, lo que resulta difícil tanto para los proveedores como para los clientes. El uso de un sistema de programación de citas en línea es la mejor manera de superar este problema, ya que los protocolos pueden identificar y alertar rápidamente a los usuarios si hay algún problema. De esta forma, puede cubrir las franjas horarias de las citas de manera más eficiente, de manera que los pacientes consuman más y lo que más les convenga.

Información inexacta - A veces, podemos distraernos, y está bien, pero hacerlo con demasiada frecuencia puede convertirse en un problema. Si el personal realiza varias tareas al mismo tiempo cuando trabaja con los pacientes, es posible que ingresen información inexacta en los sistemas en línea. Esto se suma a la transmisión de información errónea, como confundir los problemas de salud de los pacientes con nombres similares, etc. La mejor manera de evitarlo es comprobar minuciosamente los sistemas en línea y utilizarlos.

Es un flaco favor no utilizar software en línea que solo utiliza horarios de oficina para incorporar sistemas de inteligencia artificial. Los sistemas de gestión de horarios en línea agilizan el proceso de programación, atrayendo a más pacientes y aumentando los ingresos de su consultorio. La retención de los pacientes es esencial, por lo que el uso de un servicio de software optimizado le permite cancelar fácilmente, reservar y reprogramar citas, además de tener recordatorios. Son muy fáciles de usar y proporcionan una forma segura de garantizar que los pacientes se presenten y de gestionar fácilmente el proceso de reserva.

No cometas los mismos errores que los demás

Para una gestión eficiente de las citas, hay mucho que hacer para garantizar que los pacientes puedan reservar citas fácilmente y que puedan asistir. Evitar las ausencias y los complicados procesos de reserva puede garantizar que no pierda ingresos innecesarios para su consultorio y que pueda brindar un tratamiento eficaz a quienes lo necesitan.

Muchas empresas de atención médica, como Carepatron, ofrecen plataformas en línea que le brindan la vía correcta para programar citas con clientes, administrar la información de los pacientes y enviar recordatorios automáticos de citas. Carepatron puede guiarlo en el proceso de gestión de citas abordando directamente los errores más comunes, como el exceso de reservas y la eliminación de los vacíos de información, lo que las convierte en una opción sólida para que pueda iniciar su transición hacia un consultorio de atención médica exitoso.

Lecturas adicionales:

• Tendencias en el gasto en atención médica
• Esfuerzos federales para definir y promover la telesalud: un trabajo en progreso