Cómo abordar una infracción accidental de la HIPAA

Introducción

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico es una regulación federal que dicta conformidad normas para los profesionales de la salud. Tener un conocimiento profundo de cómo la HIPAA afecta a su trabajo le permitirá evitar posibles infracciones y, al mismo tiempo, proteger a sus pacientes y a su consultorio. Dada la cantidad de información confidencial que se maneja en el sector de la salud, la confidencialidad de los pacientes es de suma importancia. Esto significa que la información que se comparte entre usted y un paciente debe manejarse con sensibilidad, y cualquier dato almacenado requiere medidas de protección. Lamentablemente, las infracciones de la HIPAA se producen (incluso de forma accidental), por lo que debes saber cómo hacer frente a estas situaciones en caso de que se produzcan. En esta guía, describiremos las diferencias entre una infracción accidental y una fortuita antes de destacar los pasos que debes tomar para asegurarte de gestionar la infracción de forma ética y profesional.

¿Qué es una infracción accidental de la HIPAA?

Una infracción accidental de la HIPAA se refiere a la divulgación no autorizada de la PHI (información médica protegida) sin intención. A pesar de contar con salvaguardas y medidas de protección, aún existe la posibilidad de infringir las normas de la HIPAA. Estos tipos de infracciones pueden incluir que un empleado vea accidentalmente la historia clínica de otro paciente, que se envíe un correo electrónico a la persona equivocada o que pierda o robe un dispositivo personal que contenga información médica protegida. Si bien cada una de estas infracciones es accidental, la persona o el consultorio involucrados seguirán siendo responsables de la divulgación no autorizada de la PHI. Las consecuencias de las infracciones accidentales varían según las circunstancias, pero es muy probable que conlleven multas y, en ocasiones, incluso la pérdida de una licencia médica. Todos somos humanos y todos cometemos errores, pero prestar atención a la forma en que se trata la PHI ayudará a minimizar el riesgo de infracciones accidentales y a garantizar que sus pacientes permanezcan protegidos.

Infracciones incidentales de la HIPAA frente a infracciones accidentales de la HIPAA

Las infracciones incidentales de la HIPAA se refieren a la divulgación incidental de la PHI. La principal diferencia entre estas infracciones y las accidentales de la HIPAA es la existencia de medidas de protección adecuadas para proteger la PHI. La HIPAA reconoce que hay algunas circunstancias inevitables en las que la PHI puede divulgarse de manera incidental. Según el contexto de estos casos, no es necesario denunciarlos. La regla de privacidad de la HIPAA establece básicamente que se permite la divulgación incidental de la PHI cuando la entidad cubierta haya implementado políticas de cumplimiento con el estándar mínimo necesario. Algunos ejemplos frecuentes de infracciones incidentales de la HIPAA incluyen:

• Un paciente ve el nombre o la información del tratamiento médico de otro paciente en una pizarra blanca de la clínica de atención médica.
• Se escucha una conversación entre dos proveedores o entre un paciente y un proveedor.

Si bien es difícil erradicar por completo las divulgaciones incidentales, existen medidas de seguridad que su consultorio puede implementar para minimizar su ocurrencia:

• Las conversaciones entre los proveedores o con un paciente sobre la PHI deben realizarse en una habitación o espacio privado.
• Los proveedores, recepcionistas y otro personal de atención médica solo deben decir el nombre del paciente para garantizar que se proteja su privacidad.

¿Cómo deben responder los profesionales privados cubiertos a las infracciones accidentales de la HIPAA?

Aunque a nadie le gusta pensar en la posibilidad de una infracción de la HIPAA, debes saber cómo tratarla si se produce. En relación con una infracción accidental, debes tomar tres medidas principales de inmediato para garantizar que tu respuesta sea rápida y profesional: investigar la infracción, completar una evaluación de riesgos e impartir la formación adicional pertinente si es necesario.

Tan pronto como se produzca una infracción accidental, es responsabilidad del miembro del personal involucrado denunciarla al oficial de la HIPAA. A partir de ahí, el oficial realizará una evaluación del riesgo sobre la forma en que se cometió la infracción para determinar los pasos a seguir. Las evaluaciones de riesgo pueden variar ligeramente según la infracción, pero por lo general implican la adquisición de la siguiente información:

1. La naturaleza de la infracción
2. Qué tipo de información está implicada en la infracción
3. Qué pacientes se ven afectados
4. ¿A quién se divulga la información?
5. Posibilidades de que la información se vuelva a divulgar
6. La medida en que se ha evitado el riesgo

Tras realizar una evaluación de riesgos, se decidirá si es necesario denunciar o no la infracción. Ciertas infracciones están exentas y, por lo general, se infringen cuando un miembro del personal actuó de buena fe e inmediatamente intentó rectificar su error. Además, después de que se haya producido una infracción accidental de la HIPAA, el socio comercial debe informar los detalles del incidente a la entidad cubierta en un plazo de 60 días.

Según la naturaleza de la infracción accidental de la HIPAA y lo que implicó, el consultorio de atención médica puede considerar necesario implementar políticas y protocolos para ayudar mantener el cumplimiento. Esto podría incluir una sesión de capacitación para todo el personal, reforzar la buena comunicación o actualizar software de cumplimiento sanitario. Si bien todas las empresas de atención médica deben tratar de minimizar el riesgo de infringir la HIPAA, es importante comprender bien los procedimientos que se derivan de una infracción accidental. Conocer esta información le permitirá reducir al mínimo los daños causados por la infracción y protegerse tanto a usted como a sus pacientes.

¿Cómo deben responder los empleados a las infracciones accidentales de la HIPAA?

Es un requisito regulado por la HIPAA que cada empresa de atención médica tenga un oficial de HIPAA. Cuando se produce una infracción accidental, el miembro del personal implicado debe notificar inmediatamente al oficial de la HIPAA los detalles relacionados con la infracción. Este proceso solo funciona de manera eficaz si todos los miembros del personal (tanto clínicos como administrativos) tienen un conocimiento profundo de Regulaciones de HIPAA y cómo pueden producirse las infracciones. Para garantizar que conformidad se mantiene de la manera más eficaz posible, por lo que es una buena idea implementar programas regulares de capacitación sobre la HIPAA en los consultorios de atención médica. De esta forma, los miembros del personal no solo podrán minimizar el riesgo de que se produzca una infracción, sino que también sabrán qué hacer en el desafortunado caso de que se produzca una infracción. Una vez que el miembro del personal haya denunciado la infracción al oficial de la HIPAA, corresponde al oficial investigar la naturaleza de la infracción. Como mencionamos anteriormente, esto implica una evaluación del riesgo que, en consecuencia, determinará si la infracción debe denunciarse o no a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos para que investigue más a fondo.

¿Cuáles son algunos ejemplos de infracciones accidentales de la HIPAA?

Cuando se trata de infracciones de la HIPAA, es muy importante entender la diferencia entre infracciones accidentales e intencionales. Si bien estas pueden parecer bastante obvias, tener algunos ejemplos de infracciones accidentales comunes de la HIPAA le ayudará a consolidar este conocimiento:

1. Un médico accede accidentalmente a los registros médicos de un paciente que no está autorizado a ver. Al darse cuenta de que están viendo los archivos incorrectos, salen inmediatamente de la base de datos.
2. Un trabajador de la salud está discutiendo la intervención y/o el progreso del tratamiento médico de un paciente con otro de los proveedores del paciente. Esta conversación es escuchada por casualidad por otro miembro del personal, quien les informa y se trasladan a un lugar más discreto.
3. Un médico descarga la PHI en una unidad flash USB, que luego es robada. Aunque la persona no quería perder el dispositivo, se trata de un incidente previsible que podría haberse evitado con ciertas medidas, por lo que sigue considerándose una infracción de la HIPAA.
4. Una empresa de atención médica envió archivos de rayos X a una empresa externa para que los digitalizara. Sin embargo, no había ningún BAA (acuerdo de asociación comercial) entre las dos empresas, lo que lo convertía en una violación de la HIPAA.
5. Un proveedor de atención médica habló con su paciente sobre los resultados de una prueba médica reciente que estaban al alcance de la mano de otros pacientes.

Si bien todos estos son ejemplos de infracciones accidentales de la HIPAA, varían en su grado de gravedad. Según la intención y el daño causado por la infracción, las consecuencias pueden variar entre implementar una nueva formación sobre la HIPAA, incurrir en una multa o incluso perder el trabajo.

Preguntas frecuentes sobre las infracciones de la HIPAA

Como estoy seguro de que se dará cuenta, las infracciones de la HIPAA son complicadas. Las regulaciones cambian constantemente y con frecuencia se introducen nuevos protocolos. Para ayudarlo a consolidar sus conocimientos, hemos incluido una lista de algunas de las preguntas frecuentes más comunes:

¿Cuándo es necesario denunciar una infracción accidental de la HIPAA a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos?

Cuando se produce una infracción accidental de la HIPAA, solo se debe informar a la OCR cuando haya una divulgación no autorizada de la PHI. Si no se infringe la PHI, no es necesario denunciarla a la OCR.

¿Qué sucede si no denuncia una infracción accidental de la HIPAA al oficial de la HIPAA?

Si no denuncia una infracción de la HIPAA, incluso si es accidental, corre el riesgo de recibir una multa importante o una sanción grave. Incluso si la infracción se produjo sin intención alguna, sigue siendo necesario que la persona en cuestión la denuncie de inmediato.

¿Cuál es la «carga de la prueba» que figura en la Regla de notificación de infracciones?

La carga de la prueba detalla que las entidades cubiertas y los socios comerciales solo pueden optar por no denunciar una infracción si pueden demostrar que existe una probabilidad mínima de que la PHI se vea comprometida.

¿Es una infracción de la HIPAA motivo de despido?

Si bien las infracciones deliberadas de la HIPAA son motivo de despido, en el caso de infracciones accidentales, el empleador decide el despido. Según el daño y el alcance de la infracción, una investigación interna puede tener consecuencias que van desde la rescisión del contrato hasta la implementación de una formación reforzada en materia de cumplimiento.

Conclusión

El cumplimiento de la HIPAA es un componente esencial para trabajar en la industria de la salud. Si bien comprender bien las normativas pertinentes puede resultar complicado, es imprescindible si quiere protegerse a sí mismo y a sus pacientes. En los últimos años, se ha desarrollado tecnología que puede ayudar a los consultorios de atención médica a mantener el cumplimiento de manera efectiva. Carepatron ofrece software sofisticado que puede proteger la PHI, implemente controles de autorización y contraseña y asegúrese de que la documentación clínica esté protegida en todo momento. Además, Carepatron proporciona una plataforma segura desde la que los pacientes pueden acceder a sus registros médicos, los horarios de las citas y los detalles de pago, información que la HIPAA exige para que sea accesible. Independientemente de las medidas preventivas que adopte en su empresa de atención médica, la posibilidad de que se produzca una infracción accidental de la HIPAA sigue siendo bastante alta. Para garantizar que se produzcan con la menor frecuencia posible, le recomendamos encarecidamente que busque sistemas como Carepatron, para que pueda confiar en su capacidad para cumplir con las normas y protegerse a sí mismo y a sus pacientes.