Cómo ahorrar 2 horas por día en su consultorio privado, garantizado.

Bueno, sí sería la respuesta, por supuesto. Pero, ¿es posible?

Le sorprendería saber que puede ahorrar al menos 2 horas al día mediante una simple auditoría y la optimización de sus procesos actuales.

Pero no puedo parar haciendo cualquiera de mis trabajos, entonces, ¿cómo puedo ahorrar tiempo?

La respuesta es dejar de dedicar tiempo a cosas que no deberías o, mejor dicho, dejar de perder el tiempo. Antes de que podamos empezar a ahorrar tiempo, es importante describir en qué parte de nuestro flujo de trabajo se encuentran los problemas que hacen perder tiempo. Nuestros procesos suelen estar tan arraigados que resulta imposible verlos incluso cuando nos miran fijamente a la cara. Es por eso que hemos creado esta lista para ayudarlo a identificar dónde es más probable que estén al acecho los problemas.

¿Cómo se pierde el tiempo en el trabajo?

Antes de aprender a ahorrar 2 horas al día, veamos primero dónde pasa desapercibido para la mayoría de los consultorios privados.

Después de todo, solo tú conoces tu problema antes de poder empezar a abordarlo, ¿verdad?

Así que aquí hay cinco áreas comunes en las que normalmente se pierde el tiempo:

Comunicación ineficaz

Como profesional de la salud, uno esperaría que la comunicación fuera un punto fuerte. Sin embargo, la comunicación ineficaz en torno a cuestiones como la asignación de tareas supone un enorme socavón para los recursos de nuestro sector.

Las reuniones largas e innecesarias programadas para hablar sobre los clientes o el flujo de trabajo se encuentran entre las principales causas de pérdida de tiempo cada día. Un ejemplo de esto podrían ser las reuniones multidisciplinarias semanales (MDT) programadas en tu calendario, independientemente de si un cliente lo requiere o no. Lo que significa que se dedica tiempo a discutir cosas que no son relevantes para el cronograma. Una solución para esto sería utilizar una plataforma de software que pueda funcionar como un espacio de trabajo compartido con tu equipo para hacer que las actualizaciones y los cambios en tiempo real sean visibles para todos los involucrados.

Correos electrónicos innecesarios

Los correos electrónicos inútiles también son una gran fuente de pérdida de tiempo.

¿Cuántas veces has venido a la oficina con el buzón lleno?

Correos electrónicos largos que llevan tiempo construir y difundir. Son una forma segura de perder tiempo que es mejor invertir con los clientes.

La conclusión aquí es no usar correos electrónicos en exceso, no lo hagas.

Como probablemente puedas imaginar, estos problemas van de la mano, ya que las reuniones que no se centran en el plan no se traducirán en una asignación transparente de las tareas, lo que significa más confusión, más correos electrónicos y más reuniones cuando una debería haber bastado en primer lugar.

Programando una feliz ronda

Programar reuniones y asegurarse de que los asistentes se presenten a ellas puede ser complicado. Un ejemplo perfecto es enviar mensajes de ida y vuelta para encontrar una hora que se adapte a todos, y luego acudir solo para darse cuenta de que se ha equivocado de día. Una solución para esto podría ser utilizar una plataforma de software que envíe recordatorios automáticos tanto a los profesionales como a los clientes. Evitar el ir y venir de encontrar un momento adecuado para todos. Esto me resulta particularmente difícil, ya que trabajar con clientes que están preocupados por recibir tratamiento en primer lugar a menudo evitan las citas tal como están.

Tareas mundanas y repetitivas

El sector sanitario parece ser uno de los últimos en adoptar el don de la automatización basada en software. Esto parece deberse a la actitud de «si no está estropeado, no lo arregles» o a alguna proyección equivocada de que integrar la automatización en nuestro flujo de trabajo no beneficiará a nuestros clientes. Tendría que oponerme con vehemencia a ambas opiniones.

Los clientes han demostrado que están dispuestos y son capaces de adoptar más prácticas de salud digitales. Tenemos que cambiar nuestro mentalidad y darles más crédito. Si eso no le hace cambiar de opinión, entonces hay otras razones para automatizar: el aburrimiento de los médicos, la disminución de la moral del equipo, la disminución de la productividad, los errores humanos (que ponen en riesgo a nuestros clientes) y la reducción del tiempo de atención al cliente.

Algunas plataformas de software de gestión de consultorios excelentes para considerar la posibilidad de probar son Carepatron, Simple Practice, TherapyNotes y Cliniko.

Carepatron, por ejemplo, ofrece varias capacidades diferentes, como un software de portal para pacientes, un software de programación de atención médica, un software de dictado médico y la capacidad de realizar sesiones de telesalud. Lo que significa que puede trabajar en una plataforma y no tiene que cambiar de un proveedor a otro para trabajar durante el día.

Motivación del profesional

Al automatizar las tareas rutinarias que evitas, pasarás mucho más tiempo haciendo las cosas que quieres hacer. Estos son los aspectos de su función que disfruta y, a menudo, son la razón por la que comenzó a dedicarse a la atención médica. 🧑🏽 ‍ ⚕️

La motivación lleva a la productividad. La productividad conduce a mejores resultados de salud para sus clientes.

Erradicar las partes de tu puesto que odias te dará espacio para reflexionar y participar en el desarrollo personal, mejorar tu práctica y ayudar a tus clientes.

Cómo cambiar tu flujo de trabajo para ser un profesional productivo

Así que ahora sabemos lo que necesitamos parar haciendo. Pero, ¿qué necesitamos hacer? comienzo ¿haciendo para mejorar?

Crea objetivos SMART

Bueno, el primer paso sería establecer algunos objetivos claros para ti. ¿Cuáles son algunas de las cosas que desearía poder incorporar en su práctica? Tal vez haya visto a otro médico hacer algo que quería hacer o utilizar un nuevo sistema de atención médica que no ha tenido tiempo de aprender. Probablemente haya establecido cientos de objetivos de tratamiento para sus clientes, por lo que ahora es el momento de establecer algunos para usted. Hágalos claros, definitivos y medibles. Colócalas en un lugar donde las veas constantemente y mantén un registro de tu progreso. Soy un firme defensor de los objetivos SMART; siempre que creo objetivos, utilizo el marco SMART para implementarlos y supervisarlos.

Un objetivo SMART es:

1. Específico
2. Medible
3. Alcanzable
4. Relevante, y
5. Basado en el tiempo.

Los objetivos específicos están definidos; describen claramente lo que debes lograr, por ejemplo, en lugar de decir: «Quiero mejorar al correr». Podrías resumir algo como: «Para el 13 de abril de 2022, quiero haber logrado una media maratón en menos de 2 horas». Ser específico en cuanto a tu objetivo también lo hace mensurable, es decir, la afirmación inicial «Quiero mejorar mi forma de correr» es difícil de medir. ¿Cómo sabrás cuándo corres mejor? ¿En qué momento decidirás que corres mejor? Por lo tanto, la «M», medible, es otra parte vital de la meta, para que sepas cuándo has mejorado y, por lo tanto, puedes obtener esa avalancha de endorfinas por tu excelente trabajo.

Otra parte fundamental del marco SMART es asegurarse de que su objetivo sea alcanzable. Siguiendo con el ejemplo de correr, si nunca has corrido antes, no vas a correr una ultramaratón de 100 km en 3 semanas. Sé realista, ten en cuenta que la vida pasa y, a veces, tenemos que ser un poco flexibles. La «R» y la «T» significan «basado en el tiempo», lo cual se explica por sí mismo, y la «T» significa «basado en el tiempo», que a menudo se refiere a la parte mensurable de la meta.

Automatice, automatice, automatice

La segunda cosa que recomendaría para que todos estos objetivos inteligentes sofisticados que crees sean alcanzables es automatizar tus procesos. Automatiza todas las cosas que no te gusta hacer (bueno, obviamente esto está dentro del ámbito de lo que actualmente es posible y financieramente factible). En el sector de la salud, tendemos a mostrarnos reacios a adoptar nuevas tecnologías o modificar nuestros procesos. Lo cual, por la razón que sea, no solo significa que nuestro trabajo es más difícil, sino que nuestros clientes no reciben el tratamiento que se merecen.

Este paso es la parte que significará que obtendrá 2 horas garantizadas cada día en su consultorio. Sin él, no hay forma de que puedas retrasar el tiempo o dejar de realizar ninguna de las tareas que realizas actualmente.

¿Te he convencido?

Si es así, sigue leyendo y compartiré contigo la plataforma de software que uso actualmente y por qué.

Como médicos de salud mental, nuestras opciones son limitadas. No tenemos acceso al software como las personas que trabajan en marketing o medios de comunicación, ¡y tampoco queremos tenerlo! Sería demasiado complicado y nos daría demasiadas opciones. Trabajar en el sector de la salud mental ya es bastante ajetreado sin que tengamos que aprender sobre el software. Elegí Carepatron porque es intuitivo y sencillo. Hace lo que necesito y nada más. Estas son las cosas en las que confío en que hará por mí a diario;

• Facturación y software de pago sanitario
• Recordatorios automáticos
• Notas del cliente
• Compartir tareas
• Informes clínicos
• Transcripción de voz a texto
• Habilitar un espacio de trabajo compartido
• Comunicación con los clientes
• Plataforma de telesalud
• Recordatorios de citas

Utilizo Carepatron para gestionar todas mis citas y tareas. Todo lo que tengo que hacer es ingresarlos en mi calendario. Puedo enviar tantos recordatorios como quiera a mí, a otros profesionales y a mis clientes. Esto ahorra tiempo al garantizar que todos (incluido yo) sepan dónde deben estar y cuándo. El espacio de trabajo digital también es propicio porque puedo compartir notas e informes con otros profesionales para poder acceder a ellos antes de la reunión. Cuando hayamos fijado una hora para hablar, los dos ya estaremos al día y no tendremos que perder tiempo para ponernos al día con la última sesión.

Me gusta tener acceso a un espacio de trabajo digital para clientes porque los clientes pueden compartir actualizaciones entre sesiones sin tener acceso a mi correo electrónico.

Debido a mi gran cantidad de casos, también me resultó difícil hacer un seguimiento de dónde estaba exactamente con cada cliente y cómo terminamos en la última sesión. Al hacer visitas domiciliarias, solía olvidar los archivos en papel, lo que significaba que pasaba la primera parte de la sesión poniéndome al día. Tener acceso a las notas digitales en mi teléfono significa que puedo acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

He descubierto que esto ha mejorado las relaciones con mis clientes y me ha permitido pasar más tiempo con ellos y menos tiempo escribiendo notas, ya que puedo transcribirlas sobre la marcha y llegar al siguiente cliente más rápidamente.

Me encanta poder obtener detalles directamente después de cada reunión. Volviendo a ellos, he descubierto que son completos, tienen más profundidad y significan que mis clientes se sienten más apoyados en la próxima sesión. Otros profesionales con los que podría trabajar pueden tener una idea más clara de nuestro progreso.

Podría seguir usando esta plataforma de software para mejorar mi vida. Aún así, lo limitaré a un gran profesional más antes de sugerirle que salga y lo pruebe usted mismo.

Facturación y pagos automatizados

Salir sola como médico me pareció una gran idea hasta que me di cuenta de que significaba que tenía que facturar a los clientes yo mismo. Esto me pareció incómodo, lento y, a veces, dañó la relación. No tuve que hablar del pago antes o después de cada sesión, lo cual fue lo más agradable. No soy muy buena desde el punto de vista financiero de mi consultorio y fue un gran alivio poder obtener ayuda para asegurarme de que estaba haciendo todo correctamente.

Patrón de cuidado es simple, fácil de usar, es Certificado por HIPAA, y tiene Soporte 24/7. 

Te ahorrará 2 horas al día, ¡te lo garantizo!