Para operar con éxito un consultorio de atención médica, es de suma importancia que tenga en cuenta la seguridad de la información de sus pacientes, especialmente en lo que respecta a la información de pago. Debe asegurarse de tener en cuenta las medidas de seguridad de la HIPAA y de implementarlas adecuadamente en sus procesos comerciales para que todos los pagos se procesen a tiempo y sean precisos. Un procesamiento de pagos eficiente puede resultar en pagos más rápidos, mejorar la calidad de su práctica al allanar el camino para nuevas inversiones y es una excelente manera de aumentar la satisfacción de los clientes. Con los pagos en línea para terapeutas, puede estar tranquilo sabiendo que sus finanzas están en buenas manos y puede priorizar con confianza las necesidades de los pacientes sin preocuparse por las filtraciones de datos y los hackeos.
¿Cómo se vinculan la HIPAA y el procesamiento de tarjetas de crédito?
Para entender el vínculo entre la HIPAA y el procesamiento de tarjetas de crédito, es importante entender primero cómo trabajan los socios comerciales. Se considera que un socio comercial es una institución financiera que procesa transacciones con tarjeta de crédito, entre otras actividades. Estas pueden incluir el software de pago de la atención médica, la administración de consultorios, los servicios de elaboración de informes y los servicios de facturación médica. Básicamente, el procesador lleva a cabo una variedad de actividades cubiertas por la HIPAA en nombre del proveedor. Cuando se trate de un socio comercial, en lo que respecta a los métodos de pago de la HIPAA, debe tener un acuerdo de asociación comercial para proteger adecuadamente la información médica personal.
Quién participa en las transacciones con tarjeta de crédito
Puede ser útil entender cómo funcionan las transacciones con tarjeta de crédito y, si bien puede resultar complicado, estamos aquí para simplificarle las cosas. Hay cuatro actores involucrados en las transacciones estándar con tarjetas de crédito:
- El comerciante
- El banco adquirente
- El banco emisor
- La red
Cada uno tiene un papel distinto que desempeñar, empezando por el comerciante. Cuando compras un bien o servicio con una tarjeta de crédito, el comerciante es quien te vende el producto. Por ejemplo, si decide comprar un software de administración de consultorios médicos, el comerciante es el propietario del servicio. El banco adquirente es el que está relacionado con el comerciante y le permite aceptar tarjetas de crédito. Por el contrario, los bancos emisores emiten las tarjetas de crédito que utilizas y la red conecta todos los procesos y partes. Te sorprenderá saber que ya estás familiarizado con las redes, ya que son nombres populares como MasterCard, Visa y American Express.
¿Cómo pueden los profesionales privados cumplir con la HIPAA mientras procesan tarjetas de crédito?
Para cumplir con la HIPAA al procesar los pagos en línea, los profesionales privados deben establecer una variedad de medidas de seguridad para garantizar que los datos de las tarjetas de crédito corran un riesgo mínimo de filtración. Por ejemplo, siempre debes proporcionar únicamente la información necesaria para que los pagos se realicen correctamente. Esto significa que no debes revelar detalles sobre el tratamiento y el nivel de atención y que los recibos se envían por canales seguros. En cuanto a la visión general de sus sistemas, debe tener servidores cifrados en cada punto de comunicación y en cada intersección de datos. La implementación de estas medidas debería reducir significativamente las posibilidades de que la información se ponga en peligro, ya que todos los datos confidenciales se traducen en un conjunto de códigos codificados a los que solo usted tiene acceso. En lo que respecta a la información de las tarjetas de crédito, los datos de las tarjetas de pago no deben almacenarse electrónicamente y, además, deben ser compatibles con la tecnología de chip EMV para garantizar que los pacientes puedan procesar los pagos de forma segura.
Estándar de seguridad de datos a seguir en el procesamiento de pagos con tarjeta
Para que vaya por el buen camino, nos referimos al estándar de seguridad de datos más importante que debe cumplir al procesar pagos con tarjeta. Entendemos que puede resultar complicado rápidamente y que puede resultar bastante intimidante cuando se trata de datos privados. Sin embargo, seguir esta norma garantiza que estás protegido y que cumples las directrices de la HIPAA.
PCI - Conocidas como la norma completa de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS), estas normas garantizan que se procese toda la información de pago con tarjeta de forma segura. Cuenta con varios estándares a nivel comercial en función del número de transacciones que procesas por año y se aplica a cualquier organización, independientemente de su tamaño (¡incluso si eres una empresa emergente!). El nivel 1 se dirige a las empresas con más de 6 millones de transacciones al año, y el nivel 4 más bajo proporciona información detallada a las que tienen menos de 20 000 transacciones al año. Sin embargo, independientemente del número de transacciones que realices, debes asegurarte de aceptar y procesar el tipo correcto de datos de los titulares de tarjetas, ya que PCI te permite hacerlo.
No dudes en consultar sus preguntas frecuentes para obtener más información general.
¿Beneficios de utilizar los pagos con tarjeta de crédito para la práctica privada?
Como el método de pago más común en los Estados Unidos, el uso de pagos con tarjeta de crédito para los servicios de salud puede resultar inmensamente beneficioso para su consultorio. Implementar su uso puede aumentar y mejorar diez veces la calidad de su empresa, y sus servicios ofrecen una variedad de beneficios, que incluyen:
Atrae a más clientes - En pocas palabras, tener opciones de pago con tarjeta de crédito puede abrir sus puertas a una mayor clientela, debido a su comodidad. Las empresas que operan solo en efectivo pueden obstaculizar gravemente sus ventas e impedir que su base de clientes crezca.
Mejora el flujo de caja - Las transacciones con tarjeta de crédito son una excelente manera de procesar la información de pago con rapidez y pueden reducir la probabilidad de que surjan problemas relacionados con los cheques, la facturación y el cobro de facturas.
Costos bajos - El procesamiento de tarjetas de crédito tampoco ha sido nunca tan asequible con la introducción de paquetes de servicios para comerciantes, que pueden adaptarse fácilmente al presupuesto de su consultorio. Existe una variedad de proveedores que ayudan a las empresas de todos los tamaños a implementar las tarjetas de crédito en sus servicios.
Legitima tu negocio - Como la mayoría de las empresas ofrecen opciones de pago con tarjeta de crédito, es importante que el simple hecho de tenerlas pueda beneficiar positivamente la reputación y la imagen de su empresa. Es mucho más probable que los clientes confíen en tus servicios al ver que ofreces métodos de tarjetas de crédito habituales.
¿Cómo se procesa un pago con tarjeta de crédito?
Para entender mejor los pagos con tarjeta de crédito en el contexto de la atención médica, es importante que consideres cómo se procesan realmente las tarjetas. Al reconocer esta información, puedes ofrecer mejores servicios para reconocer la función de los pagos y la forma en que deben funcionar.
En un pago único, intervienen cinco factores (incluidos los actores mencionados anteriormente), que incluyen a la persona que posee la tarjeta, el titular de la tarjeta y el emisor de la tarjeta de crédito (normalmente un banco) que proporcionó la tarjeta al titular de la tarjeta. El proveedor de atención médica suele ser quien acepta el pago, y la marca o red de la tarjeta de crédito permite esta transacción entre el proveedor y la institución financiera que emitió la tarjeta. Como puede ver, ¡hay varios factores que intervienen en una sola acción de pago!
Cuando comience realmente el pago, los titulares de las tarjetas pasarán su tarjeta o la ingresarán en el lector del proveedor de atención médica. Esto puede hacerse a través de un portal de transacciones en línea o de un lector físico. Una vez que el procesador de la tarjeta de crédito recibe la solicitud y la envía a la red de tarjetas de crédito, la transacción se confirma o rechaza. Los bancos, las cooperativas de ahorro y crédito y cualquier institución financiera comprobarán entonces la cuenta y el historial crediticio del titular de la tarjeta. Si todo va bien, la compañía emisora de la tarjeta de crédito aprobará la transacción, además del procesador y el proveedor de atención médica.
Mejores prácticas en el procesamiento de pagos que cumple con la HIPAA
Cumplir con la HIPAA no es tan sencillo como trabajar con las compañías, proveedores y procesadores de tarjetas de crédito adecuados. Para mantener la información de los pacientes segura y protegida, debes considerar una variedad de prácticas para mantener el cumplimiento de la HIPAA y proteger todos los puntos de datos. Debe tener la plena confianza de que almacena la información médica de los pacientes de forma segura y de que prioriza constantemente la seguridad de sus datos. Para ello, tenga en cuenta las siguientes prácticas:
Investiga los procesadores de pagos - Siempre debes dedicar tiempo a investigar y evaluar tu procesador de pagos y a comprobar que cumple con los estándares de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS). Esto abarca una variedad de información importante, incluidos los datos de autenticación, las respuestas a las infracciones y el cifrado. Es muy importante que los procesadores de pagos consideren quién tiene acceso a su información en cada punto de comunicación y que demuestren un conocimiento avanzado de los estándares de seguridad. Y, por supuesto, ¡también deben cumplir con la HIPAA!
Usa el cifrado - Asegúrese de utilizar servicios de cifrado modernos, como P2PE, ya que esto significa que es muy poco probable que los delincuentes de ciberseguridad lean y accedan a su información. Es la forma más fácil de mantener los datos protegidos, ¡y significa que rara vez tendrás que preocuparte por la seguridad!
Implemente servicios compatibles con EMV - Hoy en día, más del 80% de las empresas utilizan la tecnología de chip EMV, ya que cifra la información cada vez que se accede a ella o se interactúa con ella. Esto es mucho más eficiente y seguro en comparación con el método típico de deslizar una tarjeta de crédito, en el que las bandas magnéticas son muy susceptibles a la piratería de datos y al fraude crediticio.
¡Hazlo tuyo! - A veces, lo que existe no es necesariamente lo mejor para su consultorio. ¡Y eso está bien! No hay nada malo en decidir diseñar el sistema que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de su empresa. De hecho, esta práctica suele ser lo mejor para su empresa, ya que puede maximizar la eficiencia en la mayor medida posible con respecto a los recursos de los que dispone actualmente y puede priorizar las necesidades de sus pacientes. Independientemente de lo que decida implementar, es importante que tenga en cuenta el cifrado de extremo a extremo para garantizar la confidencialidad de los datos de los pacientes, y que también cuente con funciones analíticas. De esta forma, puede supervisar sus pagos e identificar fácilmente los puntos débiles que puede mejorar. Diseñar su propio sistema también puede significar que puede crear una interfaz que sea fácil de usar e incorpore los métodos de pago que le resulten más útiles.
Consejos para usar aplicaciones de procesamiento de pagos
¡Una de las mejores maneras de gestionar el procesamiento de pagos, sin tener que preocuparse por cada infracción de la HIPAA, es utilizar un software de pago de atención médica! Ya se han dado cuenta de las cosas más difíciles para ti, y cualquier aplicación acreditada ya cumplirá las directrices de la HIPAA y tendrá implementadas las medidas de seguridad adecuadas. Puedes procesar los pagos sin problemas y sin complicaciones. Para ayudarte, hemos recopilado algunos consejos importantes para ayudarte a elegir el más adecuado:
Apunte a la integración - Las aplicaciones de procesamiento de pagos no sirven de nada si no se pueden integrar con tu sistema actual. No querrás hacer el doble de trabajo solo para pagar tus facturas y saldos, así que asegúrate de que la aplicación haga esta integración automáticamente.
Compatibilidad móvil - Si bien esto puede resultar obvio para algunos, asegúrate de que tu aplicación de procesamiento de pagos sea compatible con los móviles para facilitar el acceso y la comodidad. Incluso si prefieres ordenadores portátiles u otros dispositivos, ¡es posible que muchos de tus clientes no lo sean!
Múltiples métodos de pago - Asegúrese de que la aplicación de procesamiento de pagos acepte una variedad de tarjetas y métodos de pago. No todos tus clientes preferirán lo mismo, por lo que aceptar varios tipos de tarjetas, además de las de débito, permitirá una mayor flexibilidad y libertad.
Formas de evitar sanciones por incumplimiento en el procesamiento de pagos de la HIPAA
Como se mencionó, una de las mejores maneras de evitar sanciones por incumplimiento en lo que respecta a la HIPAA es utilizar aplicaciones de procesamiento de pagos. Si lo tuyo no es cumplir con normas y reglamentos meticulosos, ¡no pasa nada! Puede resultar abrumador y, a veces, simplemente es mucho más fácil quitarse la carga de encima y utilizar una aplicación de procesamiento de pagos en su lugar. Afortunadamente, existen un montón de opciones, y cada una viene con sus propias características únicas que vale la pena echar un vistazo.
Uso de PayPal para pagos en línea
Probablemente hayas oído hablar de PayPal es una de las mejores opciones cuando se trata de pagos en línea. La mayoría de los ciudadanos estadounidenses tienen una cuenta PayPal que es aceptada universalmente en cientos de países, lo que es ideal para trabajar con clientes remotos. Es muy sencillo, fácil de usar y te proporciona una capa adicional de seguridad. Puede estar tranquilo sabiendo que sus finanzas están en buenas manos, ya que el cifrado protege toda la información de las tarjetas de crédito. No se incluyen comisiones; sin embargo, si quieres tener acceso instantáneo a tus fondos, hay una comisión del 1%. PayPal también tiende a congelar las cuentas de manera bastante estricta, lo que a veces puede ser un problema.
Uso de Venmo para pagos en línea
Como otra opción popular, Venmo es excelente, ya que procesa los pagos rápidamente y atiende tanto a tarjetas de débito como de crédito. Transferir dinero desde cuentas bancarias y débitos es completamente gratuito, sin embargo, hay una comisión baja por cualquier pago con tarjeta de crédito. La aplicación Venmo es particularmente útil, ya que puedes agregar clientes fácilmente y es más amigable desde el punto de vista social. Sin embargo, todos los pagos son públicos de forma predeterminada, con transacciones internacionales prohibidas y tampoco se pueden cancelar. Esto puede resultar un inconveniente a la hora de tratar con clientes si tienes una empresa remota y puede complicar las cosas a la hora de gestionar finanzas más complicadas.
Uso de Zelle para pagos en línea
Zelle es una buena opción gratuita que también procesa los pagos rápidamente con transacciones seguras. En concreto, Zelle es una opción sólida debido a su capacidad de integrarse con muchas aplicaciones bancarias en los Estados Unidos. Tenga en cuenta que esto significa que Zelle también es exclusivo de los Estados Unidos y no puede gestionar transacciones internacionales. Hay algunos límites de pago, sin embargo, no hay límites de recepción y no necesitas la información bancaria del destinatario, que es muy útil.
Conclusión
El cumplimiento de la HIPAA es un factor esencial que debe tenerse en cuenta en todas las operaciones comerciales cuando se trata de pagos en línea y procesamiento de tarjetas de crédito. Las prácticas de atención médica exitosas deben demostrar el conocimiento de las prácticas de seguridad y deben ser capaces de llevarlas a cabo de manera efectiva para proteger la información y los datos de los clientes.
En Carepatron, esperamos que esta información haya ayudado a aclarar algunos de los aspectos básicos en lo que respecta a los pagos y haya consolidado su comprensión de lo que significa proteger sus datos. También reconocemos que esto puede ser difícil de entender, ¡y no te preocupes! Si busca un servicio de pago de atención médica que cumpla con la HIPAA, estamos aquí para ayudarlo y, con nuestra experiencia, puede asegurarse de que su empresa y sus pacientes estén en buenas manos.
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