Una guía para profesionales privados sobre recordatorios de citas

Recordatorios de citas son la solución moderna perfecta para los consultorios de atención médica, ya que proporcionan una forma cómoda y accesible para que los profesionales y los médicos recuerden a los pacientes sus próximos compromisos, y son altamente rentables a la hora de reducir las ausencias. Naturalmente, hay una serie de factores importantes que contribuyen a sistema de software de programación de atención médica, y no te culpamos si te resulta abrumador. Por eso, ¡estamos aquí para ayudarte! Con esta guía, puedes entender todos los aspectos esenciales de los recordatorios de citas, así como lo que se necesita para ir más allá.

¿Qué son los recordatorios de citas?

Los recordatorios de citas son una manera excelente de reforzar la información aprendida en una sesión de citas y garantizar que los pacientes estén al tanto de sus próximos compromisos. Los recordatorios mejoran considerablemente la calidad del servicio, ya que permiten un proceso de alta sin problemas y aumentan las probabilidades de que los pacientes asistan a las consultas de seguimiento, además de ofrecer una base sólida para la divulgación después de las sesiones. Los recordatorios de citas se pueden programar con cualquier momento por adelantado y permiten mejorar los resultados clínicos al funcionar en conjunto con un software avanzado de programación de citas. Esto significa que puede maximizar los recursos mediante la creación de cronogramas optimizados utilizando software de programación de servicios de salud que facilitan las opciones de cancelación y reprogramación, lo que permite una mayor participación e interacciones de los pacientes.

Invertir en servicios de recordatorio de citas puede mejorar la calidad de la atención en su consultorio y permitirles a usted y a su personal centrarse en lo que realmente importa: tratar a los pacientes y priorizar sus necesidades. Con el software intuitivo y adecuado, puede asegurarse de seguir siendo rentable sin tener que preocuparse por recibir formación para entender la tecnología. Es una excelente solución no invasiva que le permite fortalecer las relaciones con los pacientes mediante procesos empresariales simplificados y un proceso de comunicación elevado.

¿Cómo funcionan los recordatorios de citas?

No existe una forma correcta de crear recordatorios de citas y, según el software que elija, los sistemas de recordatorio de citas pueden variar en cuanto a sus capacidades y funciones en las distintas empresas de atención médica. Por lo general, los sistemas de recordatorio de citas están integrados en las empresas médicas y plataformas de telesalud y trabaja para automatizar todos los recordatorios para que no tengas que mover un dedo. Los pacientes pueden recibir notificaciones instantáneas sobre las próximas citas a través de mensajes de texto, mensajes de voz o correo electrónico, lo que la convierte en una opción muy viable para los clientes con una variedad de opciones de recordatorio. Con las plantillas personalizables, también puedes adaptar tus mensajes a cualquier tipo de recordatorio, incluidos los de seguimiento, preinscripción y confirmaciones de cancelaciones y reprogramaciones. Puede personalizar sus mensajes para que sean tan formales o informales como desee, lo que permitirá aplicarlos a cualquier empresa de atención médica, independientemente de la especialidad de salud.

Con software de recordatorio de citas, también puede elegir los intervalos de tiempo de sus recordatorios y con cuánta antelación desea que se recuerden sus sesiones a sus clientes. Ya sea con meses, semanas o 24 horas de antelación, todo está en tus manos. Quizás la mejor parte de los sistemas de recordatorio de citas es lo bien que se complementan sistemas de programación de citas, lo que significa que también puede mejorar la calidad de la atención en todos los procesos empresariales. ¡Es una situación en la que todos ganan!

¿Por qué son importantes los recordatorios de citas?

Hay una variedad de razones por las que debe instalar e incorporar recordatorios de citas en sus sistemas empresariales. Para fomentar una cultura de éxito en su consultorio de atención médica, tenga en cuenta las siguientes razones por las que los recordatorios de citas son tan importantes en el ámbito de la salud.

1. La implementación de recordatorios de citas es una de las maneras más eficaces de reducir las ausencias, lo que puede generar enormes costos para su consultorio. Además, son muy ineficientes y frustrantes de tratar, por lo que cualquier oportunidad de minimizar su impacto es bienvenida.
2. Los recordatorios de citas son altamente flexible en casi todos los aspectos, incluido el alcance de los profesionales a los que atienden, así como la variedad de formatos de recordatorio que pueden adaptarse a las diferentes preferencias y necesidades de los pacientes.
3. Recordatorios también mejorar el compromiso, ya que garantiza que usted imparta aspectos gerenciales en su relación con los pacientes y le proporciona una forma de construir y fortalecer las relaciones profesionales. Hay que recordar a los clientes que se les tiene en cuenta y se les tiene en cuenta fuera de las citas, y los recordatorios son una excelente manera de priorizar y controlar la salud de los pacientes, incluso cuando están físicamente ausentes de la clínica.

‍Recordatorios de citas y cumplimiento de la HIPAA

Cuando se trata de la atención médica, es importante que tenga en cuenta Cumplimiento de la HIPAA medidas en todos los pasos de su procesos empresariales, y los recordatorios de citas no son una excepción. Entonces... ¿qué es?

El cumplimiento sanitario está relacionado en gran medida con Pautas de HIPAA, que hacen referencia a Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996. Esta ley establece la forma en que se comprueba y gestiona la seguridad dentro de las prácticas y describe los marcos como requisitos previos que todas las organizaciones deben cumplir para cumplir con las diversas leyes federales e internacionales. La HIPAA rastrea los procesos de seguridad que deben llevarse a cabo con respecto a la transferencia, el intercambio y la recepción de datos clínicos, y apoya a las organizaciones en lo que respecta a la inclusión de la cobertura de atención médica, que incorpora a unos 200 millones de estadounidenses. Establece principios sectoriales para los procesos de facturación y codificación de los centros clínicos a fin de garantizar que se reembolse a las organizaciones la cantidad correspondiente.

El cumplimiento de las normas sanitarias es un estándar altamente eficiente para aumentar la calidad de la atención en su formación y garantiza que usted sea responsable de sus acciones empresariales y de la forma en que gestiona la información de los pacientes. Con las medidas de seguridad adecuadas, puede proteger los documentos y notas médicas de los clientes, así como los historiales médicos y personales. Con servidores cifrados y otros protocolos de seguridad que cumplen con la HIPAA, puedes asegurarte de que tu información corre el mínimo riesgo de sufrir hackeos y filtraciones de datos, incluidos datos tan pequeños como los recordatorios de citas. Cualquier área que gestione la información de los pacientes debe contar con la seguridad adecuada para revisar cualquier posible descuido o peligro que pueda surgir, ya que no limitarlos puede resultar en una combinación de costosas infracciones de la HIPAA. Esto no solo podría dañar la reputación de su empresa, sino que también podría enfrentarse a pérdidas financieras por miles. Para evitarlo, lo mejor es dar prioridad a las normas y reglamentos de la HIPAA en tus prácticas empresariales antes de empezar y, de esa forma, puedes fomentar una cultura laboral segura y que cumpla con las normas.

‍Ventajas de los recordatorios de citas en la atención médica

Los recordatorios de citas en la atención médica tienen varios beneficios, y aprovechar sus servicios le permitirá aumentar considerablemente la calidad y la atención de su servicio. No solo puede reducir los costos, sino que también puede crear un flujo de trabajo optimizado que priorice las necesidades de los pacientes y respalde una alta tasa de retención de los clientes, lo que reduce significativamente las ausencias. Tener esto en cuenta le permitirá conectarse adecuadamente con los clientes y trabajar para alcanzar sus objetivos de atención médica y los de su empresa.

Alta seguridad - Los recordatorios de citas pueden ser servicios altamente monitoreados y, con las auditorías, pueden funcionar para que los establecimientos de alta seguridad minimicen las brechas de seguridad. Puede asegurarse de que la información de los pacientes se gestione correctamente y, con el cifrado a nivel bancario, todos los datos de los pacientes y de la atención médica se mantienen en buenas manos y se mantienen de forma remota. Esto significa que las respuestas de los pacientes a las citas y la información médica relacionada con las sesiones de atención médica se mantienen seguras y confidenciales.

Rentable - El software de recordatorio de citas no tiene por qué ser caro, a pesar de lo sofisticados o avanzados que parezcan ser los sistemas. De hecho, el uso de recordatorios de citas puede ser la opción más económica en muchos casos, según el programa de software que elija, y puede resultar económicamente eficiente tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. Puede ahorrar en gastos administrativos y generales innecesarios y utilizar los ingresos disponibles para mejorar la atención de alto nivel de los pacientes mediante el perfeccionamiento de la tecnología, el aumento del personal especializado y otras inversiones empresariales para aumentar la productividad, el crecimiento y la eficiencia de la empresa. Dependiendo de la empresa con la que trabaje, los recordatorios de citas suelen ser una función gratuita, lo que resulta aún más beneficioso para mejorar la calidad del servicio y conectar con los pacientes.

Tareas simplificadas - Recordatorios de citas automatizados son una excelente manera de aliviar el estrés en las prácticas de atención médica, ya que liberan tiempo para que los profesionales de la salud puedan concentrarse en ver, evaluar y tratar a los pacientes. Ya no es necesario llamar a los pacientes para recordarles sus citas, gracias a las opciones disponibles de mensajería y correo electrónico. Con el servicio de recordatorios automatizados, puede crear flujos de trabajo más eficientes que permitan realizar todas las tareas empresariales y disponer de más espacio para centrarse más en ayudar a los pacientes y desarrollar tratamientos más precisos.

Mejora de la participación de los pacientes - Al ser un servicio práctico, en el que los pacientes pueden ver las próximas citas desde cualquier dispositivo electrónico preferido y recibir una experiencia de salud más personalizada, es de esperar que aumente la satisfacción y el compromiso de los pacientes. Los recordatorios de citas son accesibles para todos, sin necesidad de conocimientos técnicos, y su función es fomentar activamente las respuestas al contener información específica de los pacientes en un tono que sea fácilmente comprensible. Puedes darles un toque personal que fomente la comunicación continua antes, durante y después de las citas.

Altas tasas de retención - Los sistemas de recordatorio de citas son una excelente manera de garantizar que los pacientes recuerden sus compromisos con el consultorio y, como resultado, contribuyen significativamente a las altas tasas de retención. Esto significa que, con el paso del tiempo, es más probable que atraigas pacientes y los mantengas en tu consultorio, lo que significa que puedes trabajar eficazmente para construir y mantener relaciones profesionales con cada interacción. Debes tratar de lograr altos niveles de lealtad para tener una asistencia estable y poder concentrarte en mejorar los resultados del tratamiento.

Reduzca las ausencias de los pacientes - Las ausencias de los pacientes no solo son inmensamente frustrantes de tratar, ya que se necesita más tiempo y esfuerzo para cubrir su puesto, y los recursos y el personal tienen que reorganizarse para adaptarse a su tardanza, sino que también son muy caras. Acumular unos costes de alrededor de 1000 dólares a la semana puede suponer una gran presión para los gastos empresariales, ya que se pueden asignar menos fondos a los avances tecnológicos que pueden aumentar la productividad y la calidad de la atención en los consultorios. Dado que las ausencias son un problema tan frecuente en el sector sanitario, vamos a analizar exactamente cómo se pueden mitigar utilizando sistemas de software de programación de servicios de salud.

Crea cronogramas optimizados - Los recordatorios de citas son el resultado de horarios altamente optimizados que ayudan a maximizar los recursos y a adaptarse al mayor número posible de pacientes desde el punto de vista operativo. Puede adaptarse fácilmente a las citas reprogramadas y cancelaciones, asegurándose de cubrir todos los espacios vacíos y de tener un flujo constante de pacientes en su consultorio de atención médica. Los recordatorios de citas son un complemento excelente para optimizar los horarios y le permiten procesar a los pacientes en el plazo y el espacio más eficientes.

8 consejos para enviar mensajes de texto recordatorios de citas a los profesionales de la salud

Para asegurarte de que estás implementando los recordatorios de citas de manera efectiva, aquí tienes algunos consejos importantes que puedes incorporar en tu consultorio.

Proporcione información útil

Asegúrese de incluir todos los detalles relevantes que realmente recuerden a los clientes sus próximas citas. Esto significa incluir la hora, la fecha, el nombre y la ubicación.

Automatiza tus recordatorios con un software como Carepatron

La automatización de los recordatorios es la mejor manera de garantizar que sus clientes sean informados con anticipación sin falta. No tienes que mover un dedo, ya que el software envía recordatorios a una hora programada.

Crea varios formatos para tus recordatorios

Es posible que los recordatorios sirvan para diferentes propósitos. Por ejemplo, tal vez quieras recordarles a los clientes su próxima cita o sus pagos pendientes. Redacta cada mensaje en consecuencia para asegurarte de que sea específico para tu situación.

Solicitud de respuesta

Una de las mejores maneras de garantizar que los recordatorios de citas sean efectivos es exigir al paciente que interactúe con el mensaje. Esto puede ser tan simple como solicitar un mensaje de texto de confirmación de su cita o solicitar un seguimiento si es necesario cancelarla.

Siga el cumplimiento de la HIPAA mientras envía mensajes de texto

Como todo lo digital, debe asegurarse de cumplir con los estándares de cumplimiento de la HIPAA. Esto significa cumplir con lo siguiente:

1. Excluir información personal más allá de lo básico
2. Envío de mensajes únicamente a personas autorizadas
3. Uso de servicios cifrados

Cíñete a la política de tu consultorio privado

Cada consultorio tendrá sus propias políticas a las que se adhiere, y es importante que también las incorpore en sus propios servicios de recordatorio de citas. Esto le permite mantener un alto nivel de profesionalismo y un alto nivel de atención.

Crea un flujo de trabajo para tus recordatorios de citas

Programar ciertos horarios para los recordatorios de citas y ponerlos en cola puede contribuir a optimizar el flujo de trabajo. Esto aumenta la eficiencia y la productividad, al tiempo que permite dedicar un tiempo valioso a las actividades empresariales en otros lugares.

Evite el spam

Asegúrate de no enviar spam a tus clientes con recordatorios, ¡ya que esto puede resultar muy molesto! Es más probable perder pacientes que retenerlos, y tener un horario de citas rutinario es mucho más considerado.

No se presenta a la cita

Las ausencias de los pacientes se refieren a cualquier paciente que no se presenta a su cita médica y, lamentablemente, se ha convertido en uno de los problemas más importantes en las empresas de salud. El hecho de no presentarse solo un par de veces al día puede ocasionar pérdidas de alrededor de 1000 dólares por semana, perjudicar considerablemente las operaciones comerciales e impedir que los profesionales cumplan con los plazos y los objetivos de rendimiento. En cuanto al paciente, las ausencias pueden ser especialmente perjudiciales, ya que pueden impedir que los clientes reciban el tratamiento que necesitan, lo que puede provocar diagnósticos erróneos y retrasos en muchos casos. Hay varias razones por las que los pacientes no se presentan a sus citas, pero, afortunadamente, también hay formas de superarlas con un software de recordatorio de citas. Sin embargo, antes de analizar estas soluciones, primero es necesario entender por qué se producen las ausencias.

¿Por qué los pacientes no se presentan a sus citas?

Para asegurarse de que tiene una sistema de programación de atención médica,es importante entender las causas fundamentales de por qué es posible que los pacientes no se presenten a sus citas. Te sorprenderá saber que no siempre se debe a una falta de memoria y que hay varios factores que pueden hacer que los pacientes no se presenten.

Miedos personales: Muchos pacientes tienen experiencias negativas con la atención médica, y la idea de asistir a las citas aún puede parecer abrumadora. Esto puede deberse al miedo a recibir malas noticias inminentes, a las interacciones negativas con los profesionales de la salud o al miedo general a lo desconocido. Sea cual sea el motivo, los pacientes necesitan sentirse seguros y cómodos cuando los atienden los médicos. Crear una experiencia valiosa con el paciente y una relación profesional puede ayudar a aliviar cualquier temor que puedan tener acerca de ser atendidos.

Costos: Si bien la mayoría de la población estadounidense tiene algún tipo de seguro médico, todavía hay una gran parte del país que no tiene acceso a apoyo financiero. Además de esto, quienes sí lo tienen a menudo que hacer grandes pagos iniciales que pueden resultar difíciles de cubrir. Para muchos pacientes, explicar su situación financiera a los profesionales de la salud es un tema particularmente delicado, y muchos sienten que no se les entiende. En estos casos, evitar todo esto parece ser la opción preferida, por lo que los pacientes no se presentan para evitar frustraciones con respecto a sus finanzas. Las clínicas de salud deben ser conscientes de esto y tratar de brindar apoyo para manejar estas situaciones, de modo que los pacientes no tengan que perder el tratamiento.

Horarios ocupados: Debido a que las citas a menudo se reservan con mucha antelación, puede suceder que la hora original fuera adecuada; sin embargo, es posible que mientras tanto hayan surgido nuevos compromisos que hagan que la cita ya no sea viable. Los pacientes pueden llevar una vida ajetreada y, según la persona, es más probable que prioricen los compromisos laborales y familiares por encima de la salud. Es totalmente plausible que consideren que el tiempo original es inconveniente y no lo cambien.

Falta de contacto: Las clínicas de atención médica pueden volverse increíblemente ocupadas rápidamente y, por lo tanto, a veces, las líneas telefónicas y las bandejas de entrada de correo electrónico pueden estar llenas, lo que significa que las consultas no se responden de inmediato. Esto significa que los intentos de los pacientes por ponerse en contacto con la clínica pasan desapercibidos, por lo que el consultorio sanitario considera que no se presentan cuando se han tomado medidas decentes en favor del paciente. Durante los períodos de mayor actividad, lo que ocurre con frecuencia, este puede ser un problema cada vez más común.

Demografía: Se reconoce estadísticamente que muchas poblaciones desfavorecidas, como las que tienen bajos ingresos o las áreas concentradas en etnias o edades particulares, tienen cada vez más dificultades para acceder a sus citas. Esto se debe a varios motivos, incluidos los factores socioeconómicos, la falta de dinero, las barreras lingüísticas y la accesibilidad limitada. Sin embargo, teniendo esto en cuenta, hay varias maneras de aliviar estas barreras para garantizar que todos los pacientes reciban el tratamiento debido.

Falta de cuidado: Muchos pacientes no se presentan porque no se dan cuenta del alcance de las consecuencias de sus acciones. Es posible que los clientes no se lo piensen dos veces antes de no presentarse sin previo aviso, ya que simplemente no se dan cuenta de lo que sucede entre bastidores y no están informados sobre el esfuerzo que se hace entre bastidores. Si los pacientes no tienen en cuenta los costes en los que incurre su consulta y asumen que el espacio vacío simplemente se cubrirá, es probable que prioricen otros compromisos.

Olvido: ¡La razón más común por la que los pacientes no asisten a sus citas es simplemente porque se olvidaron! Debido a las apretadas agendas, recordar una cita que a menudo se reserva con meses de antelación puede resultar difícil para el cliente promedio, ya que estas brechas pueden ser muy largas. El software de recordatorio de citas es una manera fácil de superar este problema, ya que a veces basta con una simple notificación para que los clientes sepan sus próximos compromisos.

Sin notificaciones: Partiendo del último punto, es muy posible que los pacientes no hayan recibido una notificación que les recuerde su próxima cita, lo que contribuye a que pierdan el tiempo. Incluso un pequeño recordatorio por mensaje de texto puede aumentar significativamente las probabilidades de que un paciente se presente a su reserva y de manera puntual.

Falta de acceso: Los pacientes suelen tener que viajar a sus citas y los sistemas de transporte público no siempre son los más fiables. Muchos pacientes pueden faltar a su cita porque se les acaba el viaje en el último momento y su ruta de autobús se interrumpe o se retrasa considerablemente. Es muy fácil faltar a las citas utilizando los sistemas de transporte, a pesar de estar preparados con antelación, por lo que es perfectamente comprensible que los pacientes no se presenten por este motivo.

¿Qué significan las ausencias para las empresas de atención médica?

Desafortunadamente, las ausencias tienen costos significativos para los consultorios de atención médica y representan un inmenso inconveniente que puede generar altos costos e interrumpir considerablemente los procesos comerciales. Esta pérdida de ingresos, que cuesta al sector de la salud 150 000 millones de dólares al año, puede inhibir las inversiones en tecnología avanzada y en personal más especializado que contribuyan a lograr tratamientos más eficaces.

Las ausencias también suponen una enorme presión para las prácticas y el personal de atención médica, incluidos los profesionales, los médicos, las enfermeras, los equipos de administración y cualquier otro empleado. Encontrar un sustituto para cubrir el espacio vacío puede llevar mucho tiempo y esfuerzo, y no siempre es posible encontrar pacientes con tan poco tiempo de antelación. También puede resultar difícil localizar a los pacientes que no se presentan, según el motivo. Si los pacientes no se presentan por motivos económicos, es posible que los médicos deban dedicar tiempo a una consulta, repasando los planes para los que pueden ser elegibles y la cobertura de seguro a la que pueden pertenecer. Esto en sí mismo puede llevar bastante tiempo recopilar información personal, así como tener que contactar y comunicarse entre diferentes proveedores, y equilibrar los compromisos y responsabilidades de atención médica. Puede resultar inmensamente frustrante y estresante, por lo que asegurarse de contar con las medidas preventivas adecuadas puede ayudar a aliviar estos problemas y permitirle seguir atendiendo y priorizando las necesidades de los pacientes.

Además, las ausencias pueden afectar significativamente la salud del paciente y, en casos graves, puede ser particularmente perjudicial con posibles muertes. Si no se acude a las consultas médicas, es posible que también se pasen por alto las primeras señales de alerta, que los síntomas no se puedan evaluar adecuadamente y, por lo tanto, que las enfermedades y dolencias graves no se identifiquen a tiempo. En lo que respecta a la atención médica, las demoras pueden ser especialmente perjudiciales, ya que las afecciones pueden agravarse y empeorar, lo que resulta en un tratamiento más caro y, potencialmente, menos eficaz. Los pacientes deben ser atendidos lo antes posible para poder identificar las afecciones críticas y minimizar los riesgos para la salud. Tiene el potencial de ser extremadamente peligroso, por lo que es esencial que se priorice la salud de los pacientes y que los pacientes sean atendidos con prontitud.

Haz un seguimiento de tus ausencias

Para aprovechar al máximo sus servicios de atención médica, debe hacer un seguimiento de la tasa de ausencias de sus pacientes, ya que puede usar estos números para respaldar las mejoras en sus procesos comerciales. Disponer de los datos puede ayudar a proporcionar pruebas cuantificables que sirvan de referencia para determinar el número de pacientes que no se presentan, y estas estadísticas le permitirán implementar planes estratégicos. Si no lo hace, los planes de tratamiento podrían resultar ineficaces y no abordar realmente las causas fundamentales de las ausencias, lo que se traduciría en más pérdidas de ingresos y menos ingresos disponibles para invertir en otras áreas necesarias de su empresa.

Software de recordatorio de citas

Cuando se trata del software de recordatorio de citas, hay una variedad de consejos y trucos que debes tener en cuenta al investigar y seleccionar una plataforma, así como al utilizar sus servicios. A pesar de su automatización, hay algunas cosas que hacer y no hacer que debes tener en cuenta a la hora de incorporar recordatorios de citas dentro de su consultorio.

Qué buscar en el software de recordatorio de citas

Puede resultar abrumador evaluar y analizar las opciones cuando se trata de sistemas de software de programación de servicios de salud, por lo que estamos aquí para ayudar. A modo de aclaración, hemos enumerado algunas de las principales funciones que son esenciales para que los consultorios de atención médica funcionen correctamente, y que deberían ayudarlo a tomar la dirección correcta a la hora de evaluar sus opciones de software.

Automatización - La automatización es la forma más fácil de gestionar las citas de los pacientes, ya que reduce considerablemente la carga que soportan los profesionales de la salud y los médicos. El personal puede ser más productivo sin necesidad de perseguir a los pacientes y ajustarlos manualmente a sus horarios, además de aumentar la eficiencia. Las notificaciones se pueden enviar sin mover un dedo, y el software se encarga de todos los procesos empresariales de recordatorio, lo que permite que el personal tenga mucho tiempo para centrarse en los asuntos más urgentes de los pacientes. Las herramientas de automatización están disponibles en los sistemas de gestión de consultorios y plataformas de telesalud como Carepatron.

Personalización - No existe un software universal que pueda satisfacer las necesidades de todas las empresas de atención médica, por lo que es importante que el software que elija tenga funciones personalizables. De esta manera, puede adaptar la información, los formatos y la configuración según sus preferencias, lo que le permite ser más específico con su clientela y su grupo demográfico, lo que a su vez aumentará la participación y la satisfacción de los pacientes. Puede ajustar el idioma y el tono que utiliza en consecuencia, y adaptar las plantillas a su gusto, lo que es beneficioso para todos.

Integración - Lo ideal es que el sistema de recordatorio de citas que utilice se integre fácilmente con su ELLA sistema (historia clínica electrónica). Esto significa que puede sincronizar todos sus datos, con los registros de los pacientes y los documentos clínicos almacenados en la misma base de datos y espacio en línea. Esto hace que la transferencia y la transmisión sean increíblemente fáciles, y significa que el software puede implementar toques más personales y específicos para el paciente.

Recordatorios por correo electrónico - Si bien muchos pacientes usan sus teléfonos con frecuencia y este es el método de comunicación más común, esto no significa que funcione para todos. Para ofrecer una variedad de opciones que puedan atender a diferentes tipos de personas, es mejor que busque software de recordatorio de citas que puede funcionar a través del correo electrónico. Esto es particularmente importante para grupos como las personas mayores, quienes, estadísticamente, no utilizan teléfonos con frecuencia en comparación con los grupos demográficos más jóvenes.

Recordatorios de texto - Reconocemos que Recordatorios por SMS y texto son el modo de comunicación preferido, por lo que es de suma importancia que el software de recordatorio de citas sea compatible para funcionar en dispositivos móviles. Teniendo en cuenta que los teléfonos son imprescindibles para muchos pacientes, es importante que incorpore servicios de mensajería de texto para atraer a la mayoría de sus clientes.

Qué hacer y qué no hacer con el software de recordatorio de citas

Ahora que sabe qué debe tener en cuenta al evaluar el software de recordatorio de citas adecuado para su empresa, es importante tener en cuenta lo que debe y no debe hacer. De esta manera, puede asegurarse de priorizar las necesidades de los pacientes y de maximizar los recursos en lo que respecta a los recordatorios de citas en su consultorio de atención médica.

Qué hacer

1. Investiga tu software - Debido a la gran variedad de opciones de software que existen, es importante que dedique tiempo y esfuerzo a analizar todas las opciones. Cada plataforma ofrece una variedad de funciones diferentes, y algunas áreas son más relevantes para su negocio que otras. Por lo tanto, es importante que se asegure de que su elección refleje y cumpla con las exigencias de su consultorio.
2. Integrar - El software que elija debe ser fácilmente compatible con los sistemas EHR, EMR o PMS para que pueda sincronizar fácilmente los datos en un formato perfecto en todos los procesos empresariales. Todos los datos de los pacientes deberían ser más accesibles e incorporarse a los recordatorios de citas, de modo que los pacientes específicos reciban la información correcta. La integración es una manera fácil de mejorar la calidad de su consultorio, y la implementación de su uso seguramente traerá grandes beneficios para su consultorio.
3. Automatizar - La automatización es una excelente manera de enviar recordatorios, ¡ya que no tienes que mover un dedo! El software envía recordatorios automáticamente a intervalos específicos, lo que es ideal, ya que no necesitas perder tiempo escribiendo y enviando información manualmente.
4. Establecer políticas - Es importante que desarrolle políticas sobre los recordatorios de citas para garantizar que haya coherencia entre sus empleados y las prácticas que utilizan. Debe haber una descripción clara de quién está autorizado a enviar los mensajes de texto o correos electrónicos, y deben realizarse auditorías periódicas para controlar el cumplimiento de estas políticas.
5. Sé conciso - Los recordatorios de sus citas deben ir al grano y solo deben contener información esencial. Los pacientes deben poder leer detenidamente el texto o el correo electrónico y recopilar fácilmente los detalles básicos relacionados con su próxima cita. La información debe ser breve y objetiva, y debe contener detalles como la fecha, la hora y el lugar. Los clientes no necesitan dedicar más tiempo a interpretar la esencia de su mensaje, ¡especialmente cuando todos llevan una vida ajetreada! Cualquier información confidencial del paciente debe enviarse a otro lugar donde sea más segura y relevante.
6. Obtenga el consentimiento - Debe asegurarse de tener el consentimiento para comunicarse con sus pacientes a través del medio elegido. A pesar de que muchos pacientes prefieren usar dispositivos móviles y su número aparece en su información personal, esto no significa que tenga permiso para contactar con los pacientes de esta manera. Debes obtener el consentimiento de los pacientes e informarles sobre las formas en que su número se utilizará como medio de comunicación. El consentimiento se puede obtener de los procesos de registro, los portales de pacientes o cualquier otro lugar que convenga.
7. Documente los mensajes - Por motivos de cumplimiento, debes mantener un registro de todos los recordatorios de citas enviados, así como de sus respuestas. De esta manera, tiene un acceso fácil a la información organizada de manera eficiente para que pueda derivarse cuando sea necesario. Especialmente si hay una infracción de la HIPAA y se requieren pruebas; usted cuenta con todos los medios necesarios para resolver estos problemas.
8. Establecer pautas de revisión - Debe existir un proceso de auditoría claro para garantizar la equidad y la continuidad en todas las prácticas de su empresa. Esto permite un sistema más sólido e, idealmente, las auditorías deberían ser realizadas por varios miembros, si no se subcontratan a un proveedor externo. Esto garantiza que respetas todas las medidas de seguridad de la HIPAA en lo que respecta a los recordatorios de citas y que ofreces soluciones de alta calidad a tus pacientes.
9. Sé puntual - Asegúrese de que los recordatorios de sus citas se envíen en el momento adecuado. Asegúrese de no enviar los recordatorios demasiado pronto, ya que no tendrán el efecto deseado en los pacientes, ni demasiado tarde, ya que los pacientes necesitan tiempo suficiente para prepararse. Algunos consultorios de atención médica prefieren enviar los mensajes alrededor de las 6 p. m., para obtener respuestas óptimas y una mayor participación. Sin embargo, esto es diferente y debe basarse en los análisis de su consultorio.
10. Sé personal - No dude en adaptar sus mensajes al paciente específico e incluir su nombre, así como un mensaje más personalizado. Siempre es una buena práctica usar su nombre, ya que nadie quiere sentirse como un número entre otros en una empresa. Personalizar los mensajes para los pacientes puede contribuir a aumentar tanto el compromiso como la satisfacción, ¡lo que siempre es beneficioso!
11. Usa el cifrado - Asegúrese de utilizar servidores cifrados en cada paso del proceso empresarial e, idealmente, con la información almacenada de forma remota en la nube. De esta forma, puede asegurarse de que la información del paciente se mantenga privada y de que todos los recordatorios de citas y los registros de respuestas se mantengan privados. Es la mejor manera de priorizar las necesidades de los pacientes sin dejar de cumplir con las leyes federales y las normas de la HIPAA.
12. Eficiencia - Debes revisar continuamente tu desempeño para asegurarte de que tus recordatorios de citas retienen y atraen a los pacientes, así como esforzarte por reducir las ausencias. Hay una variedad de indicadores de desempeño que debes tener en cuenta para garantizar la eficiencia en tu consultorio.

Qué no hacer

1. Largos tiempos de espera - Largos tiempos de espera son particularmente preocupantes, ¡ya que a nadie le gusta que lo hagan esperar! En lo que respecta a la atención médica, un servicio rápido suele ser un buen indicador de rendimiento, y reducir los tiempos de espera puede aumentar la satisfacción y el compromiso de los pacientes. Los clientes pueden evitar largas esperas telefónicas, y los recordatorios de citas se pueden usar para preinscribir a los pacientes antes de que ingresen a las clínicas para ahorrar tiempo.
2. Utilice plataformas que no sean de la nube - En alianza con los estándares de seguridad de la HIPAA, es importante que aproveche las plataformas seguras que existen, que incluyen el almacenamiento de los datos de los pacientes «en la nube». Las plataformas que no están en la nube corren un riesgo significativamente mayor de sufrir ataques informáticos y filtraciones de datos, por lo que cuando se trata de recordatorios de citas, debes asegurarte de que cuentas con las medidas de seguridad adecuadas, lo que incluye la incorporación de sistemas en la nube.
3. Audio deficiente - En el caso de que decidas dejar recordatorios de mensajes de voz, es vital que tengas la calidad de audio adecuada. Un sonido deficiente puede afectar a la calidad general de la grabación y provocar interpretaciones erróneas de la información. Los detalles mal interpretados pueden aumentar la probabilidad de que los pacientes falten a su cita, ¡lo cual no es lo ideal!
4. Preguntas sin respuesta - Con los recordatorios de citas, es natural que los pacientes tengan preguntas sobre su hora o sobre cómo confirmar, así como cualquier otra consulta relacionada. Por lo tanto, debes asegurarte de que no queden sin respuesta, ya que esto contribuye a que las interacciones entre los pacientes sean negativas y pueden afectar a la calidad del servicio que ofrece tu consultorio. Los pacientes necesitan respuestas directas a sus preguntas, especialmente cuando se trata de su salud.
5. Mal momento - Los recordatorios de sus citas deben programarse en el momento óptimo para garantizar que todos los pacientes acudan a sus citas con antelación. Tus recordatorios no deberían llegar con demasiada antelación, ya que es poco probable que surtan efecto. Por otro lado, avisar demasiado tarde no le dará al paciente tiempo suficiente para prepararse.
6. Citas limitadas - En función de los números de flujo de pacientes y los datos de su consultorio de atención médica, debe asegurarse de crear el número correcto de citas en el software. De esta forma, puede cubrir los espacios con facilidad y no agota sus recursos ni infrautiliza los que tiene. Cuando los pacientes respondan a los recordatorios de citas diciendo que no están disponibles, también debes mantener una lista de espera para que los pacientes estén fácilmente disponibles para ocupar un lugar.
7. Haga suposiciones - Con los recordatorios de citas, nunca debes hacer suposiciones sobre por qué un paciente no se presentó o cuántos pacientes puedes programar en un día. Los recordatorios deben ser objetivos y contener datos relacionados con la salud personal del paciente, y cada paso del proceso empresarial debe basarse en información observable o registrada.
8. Mala retención - Debe medir continuamente si sus sistemas de recordatorio de citas realmente aumentan las tasas de retención entre sus pacientes. Los recordatorios de citas están diseñados con el objetivo de mantener la asistencia de los pacientes, por lo que las bajas tasas de retención pueden indicar puntos débiles en sus sistemas de recordatorio.
9. Ignorancia de tendencias - Identificar las tendencias mediante el análisis de datos es una excelente manera de detectar cualquier aumento o disminución en el número de personas que no se presentan y si se puede mejorar la asistencia modificando los servicios de recordatorio. No reconocer las tendencias en tu consultorio sanitario puede ser especialmente perjudicial, ya que significa que no estás implementando una estrategia empresarial valiosa.
10. Correo basura - A nadie le gustan los mensajes de spam, así que asegúrate de enviar recordatorios solo cuando sea necesario. Es posible que los pacientes lo confundan con mensajes basura o que piensen que su consultorio está en peligro. Para mantener y defender los estándares profesionales, es importante que solo envíes recordatorios a intervalos de tiempo específicos y espaciados para evitar la frustración de los pacientes.
11. Datos no cifrados - Para cumplir con la HIPAA, como se mencionó anteriormente, es importante que incorpore servidores cifrados para evitar costosas sanciones y multas en caso de infracciones. De esta manera, puede asegurarse de que la información de sus pacientes esté altamente segura, ya que es muy difícil controlar la información que se ha filtrado.
12. Políticas encubiertas - Debe ser transparente con las políticas y estándares relacionados con la privacidad y las responsabilidades de recordatorio de citas. Todos los pacientes deben poder ver con claridad las medidas empresariales que están adoptando para aumentar las prácticas de cumplimiento y responsabilidad en su empresa. Esto incluye directrices sobre el consentimiento, ya que la información personal debe provenir del testamento de sus pacientes.
13. Complejidad - La complejidad de los recordatorios de las citas puede llevar a malinterpretar la información, lo que puede ser muy perjudicial en lo que respecta a la atención médica. Los recordatorios deben ser sencillos y decir exactamente lo que hay que decir.

Cómo usar los recordatorios de citas con el software Carepatron

Carepatron es uno de los principales sistemas de administración de consultorios disponibles y es su ventanilla única para todo lo relacionado con la atención médica. Con Carepatron, puede aumentar significativamente la productividad y la eficiencia en todas sus operaciones y trabajar para lograr un flujo de trabajo simplificado que priorice la alta calidad de la atención. Puede administrar toda la información de sus clientes desde un solo lugar y, lo que es más importante, puede publicar recordatorios de citas de manera efectiva. Las ausencias son una molestia y, con Carepatron, ¡puedes reducirlas hasta en un 95%!

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¿Qué debo incluir en los recordatorios de citas?

Mientras que el contenido de los recordatorios de citas variará según los servicios de salud que ofrezca, hay algunos aspectos esenciales que debe incluir en sistemas de software de programación de servicios de salud. De esta manera, puede asegurarse de comunicarse de manera efectiva con sus pacientes y de lograr una alta satisfacción y compromiso de los pacientes.

Debes incluir los siguientes aspectos:

• Nombre del paciente
• Nombre de la clínica
• Hora de la cita
• Fecha de nombramiento
• Detalles importantes, como los artículos que deben llevarse o cómo acceder a las instalaciones
• Opciones de reprogramación
• Número de contacto
• Nombre del médico que atiende al paciente

Para resumir

Los recordatorios de citas son una excelente manera de mejorar la calidad de su negocio, ya que reducen significativamente los altos costos asociados con las ausencias, además de ayudar a los pacientes a aumentar el compromiso y la satisfacción y aumentar la tasa de retención en su consultorio. Los recordatorios de citas son una excelente manera de implementar prácticas que fortalezcan las conexiones y que también aumenten las responsabilidades y el cumplimiento de las normas para priorizar las necesidades y la privacidad de los pacientes. Con esta guía, esperamos haber consolidado su comprensión de los aspectos esenciales de los recordatorios de citas, así como de las buenas prácticas para incorporar y mejorar sus procesos empresariales.

Reconocemos que dominar los recordatorios de citas no es necesariamente una tarea fácil, por lo que si te interesa obtener más información, no dudes en consultar algunos de los recursos que aparecen a continuación. En cualquier caso, esperamos que tengas una base más sólida sobre los recordatorios de citas, para que puedas seguir trabajando para reforzar las conexiones con los pacientes y mejorar la calidad de la atención en tu consultorio.

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