Transferir documentación a la nube: cosas importantes que debe saber

¿Qué es un sistema basado en la nube en el cuidado de la salud?

A medida que los nuevos desarrollos tecnológicos impactan cada vez más en la industria de la salud, vemos que cada vez más prácticas utilizan sistemas basados en la nube. Estos sistemas de almacenamiento «en la nube» se refieren al uso de información, aplicaciones y recursos a través de Internet. Los sistemas basados en la nube son utilizados por todo tipo de profesionales de la salud y se ha demostrado que aumentan significativamente la productividad y la eficiencia, además de tener las ventajas adicionales de reducir los costos y mejorar los resultados clínicos. Las investigaciones sugieren que, si bien la tecnología basada en la nube ya estaba ganando popularidad, los efectos de la pandemia de la COVID-19 fueron los catalizadores de su importante crecimiento. Al implementar este tipo de software, usted garantiza que los médicos y los pacientes tengan acceso a los registros médicos, los servicios y los recursos en cualquier momento y desde cualquier lugar. El análisis del sector de los sistemas en la nube para el cuidado de la salud indicó que el mercado se valoró en 23 749,44 millones de dólares en 2020 y se espera que alcance los 52 303,35 millones de dólares en 2026.

Ventajas del sistema de documentación clínica basado en la nube

La documentación clínica es una tarea que se exige a todos los profesionales de la salud. Encontrar formas de organizar, registrar y almacenar la documentación sin dejar de ser eficiente puede resultar difícil para algunos consultorios. Afortunadamente, la tecnología basada en la nube ofrece varias ventajas a la hora de producir documentación clínica:

1. En tiempo real: Los sistemas basados en la nube se actualizan en tiempo real, lo que garantiza que todos los proveedores de atención médica tengan acceso a cualquier cambio en los registros médicos al instante. Estos sistemas también son compatibles con dispositivos móviles, lo que permite acceder a la información desde numerosos dispositivos.
2. Actualizaciones y mantenimiento: Uno de los mejores aspectos de la tecnología basada en la nube es que las actualizaciones y el mantenimiento se realizan internamente. Esto significa que su empresa no tiene que perder tiempo reparando los discos duros que funcionan mal y garantiza que utiliza constantemente la tecnología más reciente.
3. Seguridad: El uso de un sistema compatible con la HIPAA garantizará que todos los datos cargados tengan varias funciones de protección. Solo los usuarios autorizados pueden acceder a la información médica de un cliente, y los servidores remotos utilizan sofisticadas herramientas de cifrado y otras herramientas de protección.
4. Simplifique la documentación: La tecnología basada en la nube permite a los médicos aumentar la coherencia de sus notas mediante el uso de varias plantillas y recursos de documentación. Con estas herramientas, su consultorio puede dedicar menos tiempo a recopilar la documentación clínica de sus clientes y ¡más tiempo a atender a esos clientes!

Pautas para la documentación clínica

Si bien el contenido específico incluido en su documentación dependerá de los servicios que ofrezca y del campo de la atención médica en el que trabaje, existen ciertas pautas que se aplican a todos los profesionales de la salud:

1. Oportuno: Mantenerse al día en la documentación clínica es uno de los factores más importantes. Deberías escribir tus notas de progreso después de cada sesión con un cliente y hacer cambios en los registros médicos tan pronto como surjan.
2. Conciso: Si bien es importante ser minucioso, los documentos excesivamente largos hacen que sea extremadamente difícil para otros proveedores de atención médica extraer información importante. Sea específico y utilice un lenguaje que se comprenda fácilmente.
3. Legible: Esto puede parecer obvio, ¡pero te sorprendería saber cuántos practicantes escriben notas ilegibles! La forma más fácil de evitar una escritura a mano desordenada es utilizar un sistema electrónico, pero si estás decidido a seguir el método tradicional, asegúrate de que tu documentación esté redactada de forma clara y ordenada.
4. Mantente informado: Las normas y reglamentos relativos a la documentación clínica y la facturación médica cambian constantemente. Siempre es una buena idea utilizar un manual de documentación clínica y celebrar reuniones con el personal para analizar cualquier cambio aplicable.

5 cosas importantes que debe saber al transferir la documentación clínica a la nube

Si decide implementar un sistema basado en la nube, hay algunas cosas que debe saber antes de transferir toda la documentación a la nube.

1. Acuerdo de asociación comercial: Una de las mayores preocupaciones en torno a la tecnología basada en la nube se refiere a la seguridad de la información confidencial. Las directrices de la HIPAA establecen que los proveedores de servicios en la nube (CSP) deben convertirse en socios comerciales de su consultorio de atención médica antes de cargar sus datos. Una vez que haya firmado su acuerdo de asociación comercial, estará cumpliendo con las directrices de la HIPAA y podrá almacenar sus datos.
2. Haga su investigación: Si bien se requiere un acuerdo de asociación comercial, este no debería ser el único paso para identificar si un servidor remoto es apropiado o no. Los proveedores de servicios en la nube utilizarán diferentes métodos para garantizar la seguridad, y debes asegurarte de que el sistema que selecciones tenga las funciones de protección adecuadas.
3. Integración: Los mejores sistemas de documentación clínica basados en la nube están integrados con varias otras funciones diseñadas para ayudar con las tareas administrativas de su consultorio. Estos pueden ser diferentes, pero normalmente pueden incluir sistemas de programación de citas, funciones de facturación y codificación médicas, un portal para pacientes y pagos en línea.
4. Satisfacción del paciente: A medida que la industria de la salud pasó predominantemente a un modelo de atención basado en valores, cada vez es más importante tener en cuenta las necesidades de los pacientes al implementar nuevos sistemas. Los pacientes suelen querer tener acceso a sus historiales, y un buen sistema basado en la nube debería facilitarlo.
5. Satisfacción del médico: Al considerar nuevas tecnologías para su consultorio de atención médica, también debe pensar en las habilidades de su personal. El objetivo principal del uso de estos sistemas es agilizar el proceso de documentación clínica y facilitar la tarea a los médicos. Tener un sistema confuso y complicado basado en la nube anularía por completo este objetivo, ya que los médicos que lo encuentran demasiado difícil podrían volver a utilizar los métodos tradicionales. Debe elegir un sistema que sea fácil de navegar y que requiera un mínimo de conocimientos técnicos para que todos puedan dominar el sistema.

Adopte el sistema de documentación clínica basado en la nube de Carepatron

Evidentemente, ¡hay bastantes cosas en las que debe pensar al elegir un sistema basado en la nube para su consultorio de atención médica! Sin embargo, aunque este proceso pueda parecer abrumador, en realidad no debería ser tan agotador. La mejor manera de garantizar la mejora de la documentación clínica es seleccionar el sistema adecuado, y ahí es donde podemos ayudar.

Carepatron ofrece una plataforma compatible con la HIPAA que es perfecta para una variedad de empresas de atención médica. El sistema permite a los médicos completar su documentación clínica de manera eficiente y consistente mediante el uso de una variedad de plantillas de notas y recursos útiles. Una vez redactada, la documentación clínica se almacena de forma altamente segura. Carepatron se toma muy en serio la privacidad y todos los datos se cifran a nivel bancario. Los usuarios autorizados pueden acceder a la documentación clínica en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, lo que ayuda a mejorar la comunicación efectiva y la continuidad de la atención. Carepatron también ofrece una herramienta de conversión de voz a texto muy útil que puede simplificar las notas que antes estaban escritas a mano y ¡ahorrar mucho tiempo de transcripción!

Además, Carepatron se integra con varias otras funciones diseñadas para agilizar la parte administrativa de su negocio, incluida la facturación médica, la programación de citas, los pagos en línea y las videoconferencias seguras. Con estas funciones, su consultorio puede optimizar su eficiencia y productividad, al mismo tiempo que trabaja para brindar la mejor calidad de atención médica posible.

Mensaje para llevar a casa

Independientemente del campo de la atención médica en el que trabaje, los sistemas basados en la nube se implementan cada vez más en las empresas. Estos sistemas son particularmente útiles para facilitar la documentación clínica, ya que están diseñados para optimizar tanto la organización como la eficiencia. Además, la mayoría de los sistemas basados en la nube están integrados con funciones que pueden ayudar a realizar otras tareas administrativas, lo que permite a su consultorio ahorrar importantes cantidades de dinero y tiempo. Adoptar estas nuevas formas de tecnología puede parecer una decisión abrumadora, ¡pero es innegable que los amplios beneficios serán beneficiosos tanto para usted como para sus pacientes!

Lectura adicional:

• Datos de pacientes en la nube‍
• Documentar las observaciones generales de los pacientes