Cómo ser una buena recepcionista en un consultorio

Introducción

Es un error común pensar que las empresas de atención médica exitosas solo necesitan personal clínico que trabaje arduamente. En realidad, la administración tiene la misma responsabilidad a la hora de garantizar que los procesos se desarrollen sin problemas. Cuando se trata de administrar su equipo de práctica privada, es esencial que dedique tiempo a garantizar que tanto el personal clínico como el administrativo tengan acceso al apoyo y los recursos necesarios para hacer bien su trabajo. Si es recepcionista o tiene una función que implica saludar a los pacientes, se requiere una amplia gama de habilidades diferentes para garantizar la satisfacción del cliente. Además, dado que la recepcionista es el primer punto de contacto para los pacientes que desean reservar una cita o vienen a la clínica, tienen una gran responsabilidad en lo que respecta a la comunicación y la eficiencia. Sin una recepcionista capacitada, faltarán la programación, la organización, el flujo de trabajo y la comunicación general de una empresa de atención médica.

¿Qué hace una recepcionista de práctica privada?

Si bien las responsabilidades laborales de una recepcionista de un consultorio privado variarán según si trabajas en un consultorio de psicología, fisioterapia, asesoramiento u optometría, hay algunas funciones generales que puedes esperar. En primer lugar, la recepcionista suele ser el punto de contacto inicial entre un paciente y una clínica. Son las personas con las que el paciente habla cuando reserva una cita y, por lo tanto, se encargan de garantizar que el horario se optimice tanto para los pacientes como para los profesionales. Los recepcionistas también saludan a los pacientes cuando llegan al consultorio el día de la consulta y, a menudo, les entregan los formularios de admisión a los clientes que deben completar. Toda la información que el paciente proporciona antes de la consulta debe cargarse en el sistema del consultorio para que el médico tenga acceso a los datos vitales. Además, cuando los consultorios exigen el pago por adelantado en el momento de la consulta, la recepcionista suele guiar al paciente a lo largo de este proceso. Como puede ver, la recepcionista desempeña un papel vital en la mediación de la comunicación entre los pacientes y los médicos. Gracias a sus excelentes habilidades de comunicación, pueden garantizar que el flujo de trabajo en un consultorio privado esté optimizado y que tanto los pacientes como los profesionales estén informados sobre los horarios de las citas, las cancelaciones y los pagos.

Las mejores habilidades que toda recepcionista debe tener en un consultorio privado

Dada la amplia gama de responsabilidades que tiene una recepcionista, existen ciertas habilidades que no solo facilitarán el trabajo, sino que también garantizarán que se mantenga el cumplimiento de la HIPAA en todo momento.

Asegúrese de que los visitantes se sientan bienvenidos

La experiencia del paciente es un aspecto extremadamente importante del trabajo como recepcionista. Desde el momento en que un paciente entra por la puerta de una clínica, quiere sentirse seguro, cómodo y bienvenido, y dado que es el primer punto de contacto, esto recae en gran medida en la recepcionista. Debe ser amable, profesional y paciente, y recordar siempre que los pacientes pueden estar pasando por un momento muy estresante en sus vidas.

Tiene grandes habilidades sociales e inteligencia emocional

Aunque las habilidades duras son importantes, no debes subestimar lo valiosas que son las habilidades blandas. Estas le permitirán desarrollar relaciones positivas (y profesionales) con los clientes y relacionarse con ellos de una manera significativa. La inteligencia emocional abarca una amplia gama de estas habilidades para desarrollar relaciones, pero creemos que la más importante es la empatía. Ser empático con las personas con las que tratas te establecerá como alguien digno de confianza.

Tener excelentes habilidades de comunicación y teléfono

Como recepcionista, estará en comunicación casi constante con los pacientes y los médicos. Por lo tanto, es esencial que posea fantásticas habilidades de comunicación y teléfono, para que pueda notificar a los clientes y profesionales de la información importante. Además, algunas de las tareas que debe realizar (en particular, procesar los pagos) pueden resultar complicadas de realizar, especialmente cuando se trata de pacientes difíciles. Tener habilidades de comunicación eficaces garantizará que hagas tu trabajo y, al mismo tiempo, mantendrás buenas relaciones con los pacientes.

Esté atento para manejar situaciones ajetreadas

La mayoría de los lugares de trabajo tienen períodos de tiempo extremadamente ocupados. Como usted se encarga de gestionar la comunicación entre los pacientes y los médicos, además de ayudar a los clientes a registrarse y realizar los pagos, debe poder realizar varias tareas a la vez y no dejar que los negocios lo distraigan de sus tareas. Como recepcionista, gestionar situaciones ajetreadas a menudo requiere comunicarse con varios pacientes al mismo tiempo. Al mantener la calma y comunicarse de manera efectiva, mejorará la experiencia del paciente y mejorará retención de clientes tarifas.

Tiene habilidades efectivas de gestión del tiempo

Como estoy seguro de que ya se habrá dado cuenta, las recepcionistas tienen muchas responsabilidades diferentes. Si bien esto garantiza que el trabajo sea siempre interesante, también requiere habilidades excepcionales de gestión del tiempo. Se deben priorizar ciertas tareas, como devolver las llamadas telefónicas y garantizar que los registros médicos de los pacientes se hayan cargado correctamente. Aprender primero a completar las tareas más importantes es un aspecto integral de la gestión del tiempo que puede tardar un poco en perfeccionarse, pero ayudará a garantizar que la administración se desarrolle sin problemas.

Capacidad para operar herramientas en línea

A medida que la tecnología de la atención médica continúa desarrollándose, muchas herramientas de práctica privada incluyen software en línea. Para hacer bien su trabajo, debe ser extremadamente experto en la navegación por estos sistemas. Afortunadamente, el software que se utiliza en las empresas de atención médica se ha diseñado para que sea intuitivo y fácil de navegar, lo que significa que debe convertirse en un experto en poco tiempo.

Debe ser discreto y poder mantener la privacidad del paciente

Mantener el cumplimiento de la HIPAA y garantizar que la privacidad de sus pacientes tenga prioridad en todo momento es un aspecto absolutamente esencial del trabajo como recepcionista. Los pacientes no quieren que su información médica o sus problemas de salud sean de conocimiento público, y es su trabajo gestionar este tipo de comunicación de la manera más discreta posible. Además de ser empático y amable, debes tratar de hacer que tus pacientes se sientan lo más cómodos posible, lo que significa no mostrar ningún tipo de juicio.

Ser capaz de tomar la iniciativa

Como cualquier otro trabajo, trabajar como recepcionista requiere un grado de iniciativa. En entornos ajetreados, a menudo los gerentes no pueden encontrar tiempo para transmitir información o actualizaciones de forma continua. Deberías sentirte cómodo dando el salto tú mismo y descubriendo qué tareas deben completarse.

Conclusión

Entendemos perfectamente si se siente un poco abrumado por la variedad de habilidades que debe tener una recepcionista. Afortunadamente, hay algunas herramientas disponibles que pueden ayudarte a cumplir con tus responsabilidades, incluidos los sistemas de gestión de consultorios. El software de Carepatron es una plataforma sofisticada que ha sido diseñada no solo para agilizar diversas tareas administrativas, sino también para mejorar la comunicación con los pacientes. La plataforma produce un flujo de trabajo unificado, lo que significa que todo el personal (tanto administrativo como clínico) puede acceder al mismo calendario sincronizado y estar informado sobre las próximas citas y reuniones. Además, Carepatron está integrado con un portal para pacientes que permite a los clientes acceder a sus registros médicos y a la información de pagos y citas. Además de garantizar que los pacientes estén informados en todo momento, el portal les permite realizar reservas y pagos en línea, lo que les libera de dos tareas que consumen mucho tiempo. Evidentemente, no existe una forma correcta de trabajar con éxito como recepcionista, pero creemos sinceramente que la utilización de este tipo de sistemas aliviará su carga de trabajo sin comprometer la calidad. Esperamos que esta guía describa algunas de las habilidades clave que se requieren para que los recepcionistas tengan éxito en su trabajo, y que usted se sienta mejor preparado para abordar sus responsabilidades con una mentalidad positiva y profesional.

Lectura adicional:

• Consejos para gestionar una recepción organizada
• Mejores prácticas de gestión de visitantes