Guía definitiva para el software de gestión de consultas

La importancia de una buena gestión en la industria de la salud

Trabajar en la industria de la salud es difícil. Los profesionales no solo son responsables del tratamiento y la atención de los pacientes que a menudo atraviesan algunos de los momentos más vulnerables de sus vidas, sino que también se les exige que completen una amplia gama de otras tareas que requieren mucho tiempo.

Ya sea para terminar la documentación, programar citas, perseguir los pagos impagos o procesar las reclamaciones médicas, la parte administrativa de una empresa de atención médica consume mucho tiempo y recursos. La mayoría de las veces, se pasa por alto la importancia de completar estas tareas de manera eficiente. Sin embargo, como saben muchos profesionales, la gestión ineficiente de estos procesos puede tener graves consecuencias. Un lugar de trabajo improductivo no solo reduce la calidad de la atención prestada a los pacientes, sino que también aumenta la experiencia de estrés de los médicos. Para que los proveedores de atención médica puedan prestar sus servicios con confianza, deben sentirse cómodos en el entorno en el que trabajan. La demanda cada vez mayor que se impone al sector de la salud ha hecho que la mayoría de los consultorios tengan demasiado trabajo por hacer y muy poco tiempo.

Por lo tanto, ahora es más importante que nunca encontrar una manera de aliviar parte de la carga. profesionales de la salud. Antes de profundizar en qué es el software de gestión de consultorios y cómo se está convirtiendo rápidamente en la solución a este problema, describiremos las diversas responsabilidades administrativas que pueden resultar tan onerosas para las empresas de la salud.

¿Cuáles son exactamente las responsabilidades de un equipo de administración?

Para que un consultorio de atención médica funcione de manera sostenible, hay ciertas áreas de negocio que deben gestionarse de manera eficaz. El equipo administrativo de práctica suele estar compuesto por diferentes miembros del personal, que supervisan varias áreas. Si bien las tareas específicas que debe realizar el personal administrativo variarán según el tamaño del consultorio y los servicios que ofrezca, las siguientes son algunas de las responsabilidades más comunes:

Organización financiera: Es importante recordar que todos los consultorios de salud son empresas y que el éxito de una empresa casi siempre está relacionado con su situación financiera. Los consultorios de atención médica deben asegurarse de que son rentables, trabajando en estrecha colaboración con las compañías de seguros y gestionando los procesos de facturación médica. Las investigaciones han indicado que el número de reclamaciones rechazadas y denegadas aumenta constantemente, lo que demuestra la necesidad de mejorar la gestión de la documentación clínica y la codificación. Además, los consultorios de atención médica deben asegurarse de que se paga a su personal y de que el dinero se gasta de manera inteligente. Con frecuencia, las empresas sanitarias tendrán que comprar nuevos equipos; dado que la tecnología sanitaria avanza continuamente, es importante que los profesionales cuenten con dispositivos actualizados. Sin embargo, la mayoría de los equipos médicos son extremadamente costosos y es necesario tomar decisiones difíciles sobre qué dispositivos valen la pena.

Recursos humanos: Al igual que con cualquier otro tipo de empresa, un consultorio de atención médica debe tener un representante o equipo de recursos humanos dedicado. El departamento de Recursos Humanos es responsable de emplear personal nuevo, gestionar las quejas internas e implementar los programas de capacitación necesarios. Estos procesos ayudarán a garantizar que la empresa cultive un buen ambiente de trabajo en el que se fomente la comunicación abierta y las relaciones positivas con el personal.

Operaciones sanitarias: Si bien las citas individuales suelen ser el centro de atención de la salud, hay una gran cantidad de procesos que se producen constantemente en segundo plano para permitir que esto suceda. Las operaciones sanitarias se refieren a aspectos como la programación de citas, la gestión de las ausencias y las cancelaciones de última hora y el trato con los pacientes. La organización de las operaciones de atención médica requiere mucho tiempo y una comunicación eficaz entre los pacientes y el personal para garantizar que se satisfagan las necesidades de todos.

Relaciones públicas: Siempre lo mejor para un consultorio de atención médica es adquirir nuevos pacientes, ya que más clientes significan más ingresos. En consecuencia, a la mayoría de las clínicas se les asignará una cantidad de dinero y tiempo para dedicarla a estrategias de marketing y campañas de correo electrónico.

Cuestiones legales: Desafortunadamente, trabajar en el sector de la salud en ocasiones puede generar problemas legales, incluidas demandas por negligencia e incumplimiento de las normas. Cuando se producen estas situaciones, es esencial que se traten de manera profesional y eficiente. Además, es necesario establecer un protocolo en el consultorio para que cualquier queja o inquietud que se plantee internamente pueda investigarse adecuadamente.

Como puede ver, hay una multitud de responsabilidades asociadas con el trabajo en la industria de la salud que no están relacionadas con la atención y el tratamiento de los pacientes. Siendo realistas, la mayoría de los profesionales terminan sus estudios y su formación motivados por el deseo de ayudar a las personas, y no porque les encante hacer el papeleo. Entonces, ¿cómo puede administrar su tiempo de manera lo suficientemente eficiente como para poder reducir el tiempo dedicado a completar las tareas administrativas y, en cambio, concentrarse en atender a los pacientes?

La respuesta está en el software de gestión de consultorios. 

Uso de la tecnología en la atención médica: software de gestión de consultorios

La industria de la salud moderna se basa cada vez más en la tecnología. Los avances en la forma en que se puede utilizar la tecnología en diferentes profesiones han provocado un cambio masivo en la forma en que se prestan los servicios de salud a los pacientes. Y si bien algunos cambios pueden parecer aterradores para las personas que están acostumbradas a que las cosas funcionen de una manera determinada, las investigaciones indican que la adopción de la tecnología está revolucionando la forma en que funcionan los consultorios de salud, ¡y para bien!

¿Qué es el software de gestión de consultorios?

El software de gestión de consultorios se refiere a un sistema implementado en una empresa de atención médica que está diseñado para ayudar con las diversas tareas administrativas que enumeramos anteriormente. Como seguramente ya sabrá, administrar de manera efectiva las operaciones diarias de un consultorio de atención médica es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Estos procesos se simplifican considerablemente con el software de gestión, lo que permite a su empresa ahorrar tiempo y recursos, que pueden dedicarse a la atención de los pacientes.

Si bien las características específicas que se ofrecen en los sistemas de administración de consultorios son diferentes, algunas de las más comunes incluyen:

Programación de citas: Si alguna vez ha trabajado en un consultorio de atención médica, sabrá lo difícil que puede ser organizar las citas de manera efectiva. No solo tiene que adaptarse al horario de cada paciente, sino que también debe conocer los profesionales disponibles y los servicios que ofrecen. El software de programación de citas agiliza este proceso al permitir a los pacientes hacer sus propias reservas directamente a través del sitio web de su empresa o de un portal para pacientes. Puede cargar las franjas horarias, los profesionales y los servicios disponibles, y los clientes pueden seleccionar la sesión que mejor se adapte a su horario. Utilizar un software de programación de citas es una forma garantizada de ahorrar tiempo, aumentar la satisfacción de los pacientes y optimizar el flujo de trabajo de su consultorio.

Documentación clínica: Mantenimiento de la documentación clínica es un proceso que requiere una cantidad significativa de tiempo para los profesionales. Todas las interacciones entre los profesionales y los pacientes se rigen por el dicho común de «si no se graba, no ocurrió», y la mayoría de los consultorios tienen protocolos estrictos en cuanto a la documentación. Los sistemas de gestión de consultorios proporcionan plantillas de notas clínicas y software de dictado que permiten a los profesionales reducir significativamente la cantidad de tiempo que dedican a escribir las notas y, al mismo tiempo, garantizar que sean de la mejor calidad posible.

Almacenamiento: Después notas clínicas y se han creado otras formas de documentación, deben almacenarse de manera organizada para permitir un fácil acceso y transmisión. El software de gestión de consultorios utiliza tecnología basada en la nube (que explicaremos en breve), lo que significa que todos los documentos que se cargan en el sistema se guardan y actualizan en tiempo real. El uso de un software de gestión de consultorios para almacenar los datos reduce significativamente el riesgo de perder o extraviar documentos importantes y garantiza una organización eficiente.

Codificación y facturación médica: Gestión de los procesos de facturación y codificación médica es uno de los aspectos que más tiempo consumen al operar un consultorio de atención médica. Las investigaciones han demostrado que el número de solicitudes rechazadas o denegadas ha empezado a aumentar, lo que demuestra la importancia de mejorar la precisión de los códigos. El software de administración de consultorios contiene una tecnología sofisticada que puede escanear los códigos médicos y alertar a los profesionales sobre cualquier error o información faltante, lo que permite a su consultorio reducir el número de errores. Además, el software hará un seguimiento del progreso de las reclamaciones médicas una vez presentadas, garantizando que el proceso de reembolso sea lo más transparente posible.

Portal del paciente: El software de administración de consultorios se integra cada vez más con los portales de pacientes; plataformas seguras donde los clientes pueden acceder a la información de citas y pagos. Los profesionales también pueden optar por subir sus notas clínicas al portal del paciente, lo que aumenta la transparencia del proceso de tratamiento y alienta a los pacientes a desempeñar un papel más práctico en la gestión de su propia salud.

Plataforma de telesalud: El desarrollo de formas sofisticadas de tecnología ha hecho que las funciones de telesalud sean cada vez más comunes en la prestación de atención médica. Tras los efectos de la pandemia de la COVID-19 y las normas sobre distanciamiento social, los proveedores de servicios de salud tuvieron que adaptarse a las nuevas formas de prestar sus servicios. Uno de los métodos más eficaces fue la videoconferencia. Ahora, el software de gestión de consultorios se integra con funciones de videoconferencia seguras que permiten a los profesionales y a los pacientes conectarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Estoy seguro de que ahora se puede imaginar, la culminación de todas estas funciones reduce significativamente la presión ejercida sobre los equipos administrativos y permite a los consultorios de atención médica aumentar su productividad y organización.

Cómo funciona el software de gestión de consultorios: una introducción a la tecnología basada en la nube

Una de las mejores cosas de software de gestión de consultorios es que no requiere la instalación de hardware complicado en su consultorio. Solo requiere una conexión a Internet estable, software de gestión de consultorios se puede utilizar de tres maneras:

Software solo para escritorio: El sistema se instala en un único escritorio al que tiene acceso un grupo selecto de personas.

Software cliente-servidor: El sistema existe en un servidor in situ, al que pueden acceder numerosos usuarios. La clínica sanitaria tiene que comprar o prestar el servidor a una empresa externa.

Software basado en Internet: Se accede al software a través de Internet, lo que significa que la clínica no tiene que comprar ni prestar el servidor. Los usuarios autorizados pueden acceder al sistema desde cualquier lugar, siempre que tengan una conexión a Internet.

La mayoría de sistemas de gestión de consultorios utilizan tecnología basada en la nube, que se refiere al uso de una aplicación a través de Internet. Los sistemas de computación en la nube permiten a los usuarios crear, acceder y compartir varios documentos de forma segura. Es importante comprender que el almacenamiento de datos mediante un sistema en la nube significa que existen en una ubicación externa. Como profesional de la salud, a menudo manejas información confidencial y privada, lo que significa que debes asegurarte de que el software que elijas cuente con los protocolos de seguridad adecuados.

Ventajas de un sistema de gestión de consultorios basado en la nube

Acceda a información actualizada 24/7: Los usuarios autorizados pueden acceder a los sistemas en la nube las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite a los profesionales completar el trabajo de forma remota, siempre que tengan acceso a un dispositivo. Además, los sistemas en la nube actualizan cualquier cambio en los datos y registros al instante, lo que garantiza que los nuevos documentos se carguen y guarden automáticamente. Estas funciones permiten a los profesionales una flexibilidad mucho mayor a la hora de acceder a su trabajo y garantizar que todos los datos estén constantemente actualizados.

Colaboración mejorada: En la industria de la salud, a menudo es necesario comunicarse y colaborar entre otros proveedores y terceros. Los sistemas de gestión de consultorios basados en la nube ofrecen la solución perfecta para que la colaboración sea lo más fluida posible, dado que los registros de los pacientes se cargan y actualizan en tiempo real. Con un sistema basado en la nube, los proveedores de atención médica pueden confiar en que la continuidad de la atención está optimizada y que los pacientes reciben una atención de la más alta calidad posible.

Sin papel: Si bien algunos profesionales prefieren completar su trabajo utilizando métodos manuales más tradicionales, la eliminación del papel tiene ventajas evidentes. En primer lugar, los registros y documentos impresos corren un riesgo mucho mayor de perderse o ser robados, dos situaciones que los profesionales deben evitar a toda costa. Un sistema electrónico prácticamente garantizará que sus datos estén protegidos y seguros en todo momento, con la ventaja adicional de estar altamente organizados y ser accesibles.

Proveedor externo: Pasar a un sistema de administración de consultorios basado en la nube significa que el proveedor externo que utiliza desempeña un papel en el cuidado de sus datos. Si bien esto puede parecer un poco abrumador, sobre todo teniendo en cuenta la naturaleza confidencial de la mayoría de la información de atención médica, en realidad tiene varios beneficios. Los proveedores externos son responsables del mantenimiento de la tecnología, lo que significa que los consultorios pueden estar seguros de que están utilizando los sistemas más recientes y sofisticados sin tener que completar ninguna de sus propias actualizaciones.

¿Qué tipo de clínicas sanitarias utilizan el software de gestión de consultorios?

Existe una idea errónea en torno a los tipos de empresas de atención médica que reúnen los requisitos para las formas emergentes de tecnología. Independientemente de lo que haya escuchado, los sistemas de administración de consultorios son para cualquier consultorio, sin importar si es pequeño, grande, nuevo o parte de una institución masiva. Algunos sistemas de gestión de consultorios se han diseñado teniendo en cuenta un tamaño específico para empresas, por lo que es importante tener esto en cuenta a la hora de investigar. Sin embargo, dado el aumento del número de sistemas que se están desarrollando, no cabe duda de que existe un software de gestión de consultorios que será la solución perfecta para aumentar la productividad y la organización de su consultorio.

Algunos de los diversos campos de la atención médica que implementan con éxito el software de gestión de consultorios incluyen:

1. Práctica general
2. Psiquiatría
3. Psicología
4. Terapia ocupacional
5. Terapia
6. Consejería de salud mental
7. Consejería
8. Fisioterapia
9. Enfermería
10. Quiropráctico
11. Odontología
12. Optometría
13. Ortodoncia
14. ... ¡Y muchos más!

Las ventajas del software de gestión de consultorios: profesionales

A menudo, el mayor obstáculo para introducir nuevas tecnologías y sistemas en un consultorio de atención médica es el miedo a lo desconocido. Si los procesos que tiene actualmente en marcha son adecuados, es posible que se esté cuestionando la necesidad de implementar algo completamente diferente.

Sin embargo, los beneficios del software de gestión de consultorios son tales que no sería prudente no aprovechar al máximo la tecnología emergente. Algunos de estos beneficios incluyen:

flujo de trabajo: Los datos muestran que la razón principal por la que las empresas de atención médica implementaron originalmente el software de administración de consultorios se debe a la mejora de la programación de citas. Con el sistema adecuado, su consultorio no solo podrá organizar las citas de manera más eficiente, sino también reducir significativamente las ausencias y las cancelaciones de última hora. El software de gestión de consultorios también se ha diseñado para optimizar el flujo de trabajo al simplificar varias tareas, como la documentación clínica, las notas de progreso, la programación y la gestión de los pacientes. Reducir la cantidad de tiempo que los profesionales dedican a las tareas administrativas aumenta la productividad de las operaciones diarias y permite dedicar más tiempo a brindar atención médica a los clientes que la necesitan.

Rentabilidad: Al igual que cualquier otro tipo de negocio, los consultorios de atención médica siempre deben tener en cuenta su rentabilidad. Esto significa que la compra y la introducción de cualquier tipo nuevo de sistema o tecnología deben tener el objetivo final de generar mayores ingresos para la empresa. Afortunadamente, esto es justo lo que pueden hacer los sistemas de administración de consultorios. Indirectamente, la eficiencia y la productividad, que se maximizan mediante la racionalización de varias tareas administrativas, liberarán tiempo para que los profesionales puedan atender a más pacientes. Además, al eliminar la necesidad de que el personal administrativo complete estas tareas, los consultorios pueden ahorrar dinero en gastos generales y otros recursos relacionados.

Proceso de facturación: La administración del proceso de facturación es uno de los aspectos más complejos de la operación de una empresa de atención médica. Los estudios indican que el número de solicitudes rechazadas y denegadas ha empezado a aumentar exponencialmente, lo que indica que ahora es más importante que nunca contar con un sistema eficiente de codificación y facturación. El software de gestión de consultorios está diseñado para verificar las pólizas de seguro de los clientes, generar estados de cuenta automatizados y detectar cualquier error o discrepancia en las facturas y reclamaciones. Esta última característica es especialmente importante para garantizar que su consultorio reciba el reembolso con prontitud y evita la posibilidad de rechazos o denegaciones.

Con el software de gestión de consultorios, los profesionales descubrirán que pueden redirigir el tiempo y la energía que dedicaban a las tareas administrativas para hacer lo que mejor saben hacer: ofrecer soluciones de atención médica a los pacientes.

Las ventajas del software de gestión de consultorios: pacientes

El software de gestión de consultorios no es únicamente beneficioso para los profesionales. El sistema se ha diseñado pensando en los pacientes y muchas de sus funciones ayudan a mejorar la calidad general de la atención.

Comunicación: Uno de los factores más importantes que contribuyen a que un paciente esté satisfecho o no con su tratamiento de salud está relacionado con la comunicación. Los pacientes quieren sentir que sus proveedores se comunican con ellos de forma transparente y los mantienen informados sobre su tratamiento y su progreso. Los sistemas de gestión de consultorios suelen estar integrados con funciones diseñadas para mejorar la comunicación, incluido un portal para pacientes. Los portales para pacientes permiten a los clientes acceder de forma segura a una plataforma que muestra la información sobre las citas, los pagos y el tratamiento. Los portales también suelen incluir un canal de comunicación bidireccional seguro, que permite a los pacientes plantear directamente cualquier pregunta o inquietud a su proveedor.

Seguro: Como seguramente sabrá, los procesos y protocolos relacionados con la atención médica pueden ser extremadamente complicados. A veces, los pacientes que requieren atención se asustan demasiado como para contactar con ellos por temor a los costos. El software de administración de consultorios está integrado con funciones que permiten escanear y analizar la póliza de seguro de un paciente, lo que les ayuda a sentirse más seguros a la hora de acceder a la atención médica.

Calidad de la atención: Si bien es posible que los pacientes no noten las diferencias por sí mismos, la verdad es que el software de gestión de consultorios mejorará la calidad general de la atención médica. Esto se debe en gran medida a reducir la cantidad de tiempo que los profesionales deben dedicar a las tareas administrativas y, en cambio, a permitirles centrarse específicamente en brindar una atención de calidad.

¿Existen desventajas en practicar el software de administración?

Puede que le cueste creer que el software de gestión de consultorios sea tan bueno como parece. Y aunque esta tecnología tiene beneficios extraordinarios, tiene razón: también conlleva ciertos riesgos.

Seguridad: Si implementa un software de administración de consultorios que utiliza tecnología basada en la nube, existen ciertos riesgos relacionados con el almacenamiento de datos en línea. Al elegir un sistema para su consultorio, debe investigar sus protocolos de seguridad. Todos los datos almacenados en línea deben estar cifrados y protegidos con contraseña para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ellos. Si bien los ciberataques y las filtraciones de datos son una preocupación legítima para cualquier sistema en línea, los protocolos de seguridad adecuados deben garantizar que estas amenazas se reduzcan al mínimo.

Caro: No le sorprenderá que el software de administración de consultorios pueda resultar caro, especialmente si necesita un sistema sofisticado y con múltiples funciones. Afortunadamente, la popularidad de este tipo de software ha llevado al desarrollo de opciones más asequibles, que pueden ser la solución perfecta para empresas nuevas o pequeñas. Como alternativa, debe considerar el hecho de que el software de administración de consultorios eventualmente reducirá varios costos para su consultorio. Por lo tanto, puede ser beneficioso anticipar un costo mayor desde el principio, dado que ahorrará dinero a largo plazo. Como siempre, se debe realizar un análisis de costo-beneficio para determinar si esta opción es viable para su empresa.

Nueva tecnología: La introducción de nuevas tecnologías puede dar miedo. Es posible que haya profesionales en su empresa que aún realicen todo su trabajo de forma manual y no se sientan seguros con los sistemas electrónicos. Es comprensible que aprender a utilizar nuevas formas de tecnología pueda resultar abrumador, pero hay maneras de mejorarlo. La mayoría del software de administración de consultorios se ha diseñado teniendo en cuenta estos desafíos, por lo que los sistemas suelen ser intuitivos. Además, la mayoría de los consultorios que introducen nuevas tecnologías suelen incluir un curso de formación cuando se implementan inicialmente para garantizar que los miembros del personal se sientan cómodos navegando por el sistema.

¿Cuál es la diferencia entre EMR y los sistemas de administración de consultorios?

Uno de los mayores errores que cometen las personas al tratar de entender los sistemas de gestión de consultorios es asumir que son los mismos que los de EMR. Y si bien ambas formas de tecnología tienen características superpuestas, su función principal es diferente.

EMR (registros médicos electrónicos)

La EMR es una herramienta sofisticada que los consultorios de atención médica utilizan para almacenar y organizar datos y registros. La información almacenada en un sistema de EMR es una versión digitalizada de una historia clínica, lo que significa que incluye los historiales de tratamiento, los medicamentos, las recetas, las pruebas y los resultados de laboratorio. Los sistemas de EMR son un método ampliamente utilizado para gestionar el almacenamiento de documentos. Permiten acceder y analizar fácilmente la información de los pacientes, lo que mejora la eficiencia y la colaboración entre proveedores.

Software de gestión de consultorios

Si bien el software de administración de consultorios también tiene capacidades de almacenamiento similares, el sistema está mucho más orientado a una variedad de procesos de atención médica. El software de gestión de consultorios combina varias herramientas digitales diferentes para crear un sistema diseñado para agilizar las tareas administrativas asociadas a la gestión de una empresa de atención médica (incluida la documentación clínica, la programación de citas, la facturación y la codificación médicas y la gestión general de los pacientes).

Por lo tanto, si bien ambos sistemas tienen capacidades diseñadas para agilizar las tareas administrativas, la EMR se centra específicamente en almacenar los registros de los pacientes, mientras que el software de administración de consultorios tiene como objetivo mejorar las operaciones de un consultorio de atención médica.

Cómo encontrar el software de gestión de consultorios adecuado para usted

¿Qué debe buscar en un sistema de gestión de consultorios?

Ahora que sabe exactamente cómo un sistema de gestión de consultorios le beneficiará a usted y a sus pacientes, es posible que le interese introducir uno en su negocio. Si bien se trata de una transición emocionante, hay algunas cosas clave que debe tener en cuenta. Las funciones exactas que incluya su software de gestión dependerán en gran medida del tamaño de su consultorio y de los tipos de servicios que ofrezca; sin embargo, hay ciertas funciones que creemos que son las más importantes:

Funciones y recordatorios para programar citas: Como mencionamos anteriormente, el deseo de mejorar los sistemas de programación de citas es una de las principales razones por las que los consultorios de atención médica deciden implementar un software de administración de consultorios. Uno de los requisitos más importantes para los sistemas de gestión de consultorios es la inclusión de recordatorios automáticos de citas, ya que hacer frente a las ausencias es un aspecto desafortunado de la gestión de una empresa sanitaria, ya que puede perjudicar el flujo de trabajo y la atención de los pacientes y provocar una pérdida de ingresos. Los recordatorios automáticos de citas ayudan a reducir estos casos enviando recordatorios por correo electrónico y mensaje de texto a los pacientes antes de sus próximas reservas.

Gestión y seguimiento de registros de pacientes: Incluso si ya cuenta con un buen sistema de EHR en su consultorio, encontrar un software de gestión que tenga funciones sofisticadas de seguimiento de los registros de los pacientes resultará muy ventajoso. En el sector de la salud, hay una cantidad significativa de registros relacionados con los encuentros con los pacientes que deben documentarse, como las notas de progreso, el historial médico, los medicamentos, los planes de tratamiento, los resultados de laboratorio y las pólizas de seguro. Los sistemas de gestión de consultorios ofrecen una base de datos centralizada en la que se pueden almacenar todos estos documentos, lo que permite a los profesionales acceder a la información más actualizada sobre la salud de sus pacientes. Además, el software de gestión de los buenos consultorios se integrará con la posibilidad de analizar la póliza de seguro personal del paciente y estimar los gastos de bolsillo del consultorio y los copagos.

Documentos y registros clínicos: Ya hemos explicado los beneficios asociados con tener una base de datos centralizada en la que se puedan almacenar los documentos y registros clínicos, especialmente cuando se utiliza tecnología basada en la nube. Le conviene asegurarse de que el software de administración del consultorio que elija tenga capacidades de almacenamiento ilimitadas, se actualice en tiempo real y los usuarios autorizados puedan acceder a él desde cualquier dispositivo. Los sistemas de gestión de mejores prácticas también ofrecen funciones diseñadas para ayudar a los profesionales a crear documentación. Estar al tanto de la documentación y el papeleo es uno de los aspectos que más tiempo consume al trabajar como profesional de la salud, por lo que introducir un sistema que esté integrado con plantillas de notas, software de dictado de voz y análisis de informes le ayudará a controlar su carga de trabajo.

Protocolos de seguridad: Por último, pero no por ello menos importante, debe asegurarse de que el software de administración de consultorios que seleccione cuente con normas y protocolos de seguridad estrictos. Cuando una empresa de atención médica utiliza un proveedor externo para almacenar los datos de sus pacientes, debe celebrar un acuerdo de asociación comercial. Este contrato determina las responsabilidades del proveedor a la hora de gestionar y almacenar la información médica privada (PHI) y es un requisito de las directrices de la HIPAA. Además de firmar una BAA, debe dedicar algo de tiempo a investigar los protocolos de seguridad generales del proveedor. Como consultorio de atención médica, es su responsabilidad asegurarse de que toda la PHI de su sistema esté segura y protegida contra el acceso no autorizado.

Cómo elegir un software de gestión de consultorios

Al final del día, la mayoría de los programas de gestión de consultorios incluyen las funciones que mencionamos anteriormente. Dado que recientemente se ha producido un aumento en la cantidad de sistemas disponibles, es posible que necesite más consejos sobre cómo reducir sus opciones. Para asegurarse de elegir la solución perfecta para su consultorio, hay cinco criterios que debe tener en cuenta.

Coste: El costo de los sistemas de administración de consultorios varía significativamente, según el tipo de funciones que necesite y el tamaño general de su consultorio. Algunos programas anunciarán su precio de referencia, sin mencionar los costos adicionales necesarios para acceder a ciertas funciones, un esquema de marketing que debe conocer.

Por lo general, el software de administración de consultorios requiere un pago mensual que le permitirá acceder a ciertas funciones. Este importe puede oscilar entre 100 y 1000 USD por proveedor al mes. Una de las ventajas de los sistemas de administración de consultorios es que no requieren la instalación de hardware especializado en la clínica, lo que permite ahorrar una cantidad significativa de dinero.

Al final del día, su presupuesto será el principal factor determinante para el software que finalmente seleccione. Sin embargo, debe dirigirse a cada proveedor con una idea clara de las funciones específicas que necesita. Afortunadamente, la creciente popularidad del software de administración de consultorios significa que habrá una opción adecuada (y asequible) para usted, independientemente de su presupuesto financiero.

Especialidad: Si bien hay muchos cruces entre los diferentes campos de la atención médica, es posible que los requisitos específicos de una determinada especialidad no se reflejen adecuadamente en el software de gestión de la medicina general. Cuando te dirijas a un posible proveedor, debes evaluar si tiene clientes que trabajen en el mismo campo que tú. Ponerse en contacto con colegas de la misma especialización también es una buena manera de determinar el tipo de software de gestión de consultorios que funcionará mejor para su empresa.

Facilidad de uso: Mencionamos anteriormente que uno de los mayores inconvenientes de la introducción del software de gestión de consultorios es la necesidad de aprender nuevas tecnologías. Si sus profesionales no confían en el sistema, tendrán dificultades para utilizarlo al máximo y no lograrán una productividad óptima. El software de administración de consultorios debe ser intuitivo y fácil de usar, de modo que incluso aquellos con una experiencia técnica mínima puedan convertirse rápidamente en expertos. Siendo realistas, cualquier sistema nuevo reducirá inicialmente la productividad, pero con un poco de práctica, sus profesionales deberían poder navegar por el sistema de manera efectiva.

Entrenamiento: La mayoría de los proveedores de administración de consultorios ofrecen programas de capacitación integrales cuando contratan a un nuevo cliente. Esta es la forma más eficaz de garantizar que cada miembro del personal tenga al menos un conocimiento básico de cómo navegar por el sistema. La capacitación puede ofrecerse en persona o en línea, y debe tener la opción de sesiones individuales o grupales. Exigir la capacitación de todos los miembros del personal aumentará la confianza de todos y minimizará la fase inicial de disminución de la productividad.

Soporte: Contar con un buen equipo de soporte es un elemento esencial de cualquier proveedor de administración de consultorios. Lamentablemente, existe una alta probabilidad de que eventualmente se encuentre con algún tipo de problema, inquietud o consulta relacionada con el software. Cuando surjan estas situaciones, el proveedor debe tener un equipo de soporte disponible para evaluar y responder al problema. Una buena forma de determinar los protocolos de soporte del proveedor es leer las reseñas dejadas por sus otros clientes. El sector de la salud es extremadamente rápido, por lo que cualquier proveedor que utilices debe contar con un equipo de soporte funcional capaz de resolver los problemas rápidamente.

Aprenda más

Diferentes opciones de software de gestión de consultorios

Como mencionamos anteriormente, la popularidad del software de gestión de consultorios ha provocado un aumento en la cantidad de opciones adecuadas disponibles. Aunque le recomendamos que investigue por su cuenta los diferentes sistemas, hemos compilado un breve resumen de algunas de las opciones de software más populares:

Patrón de cuidado: Carepatron ofrece un software de administración de consultorios totalmente integrado que incluye funciones de programación de citas, facturación médica, pagos en línea y documentación clínica. El sistema cumple con la HIPAA, lo que garantiza que todos los datos de los pacientes se gestionen de forma segura y protegida. Carepatron es una opción perfecta para empresas emergentes y pequeñas y medianas, con dos planes de precios asequibles.

Práctica sencilla: Simple Practice es una opción popular para una variedad de diferentes empresas de atención médica, con un sistema de administración que se centra en la introducción de funciones de telesalud. Simple Practice permite a los profesionales gestionar el aspecto administrativo de las operaciones y, al mismo tiempo, prestar sus servicios de atención médica de forma remota. Algunas de sus funciones incluyen la programación, la facturación, la documentación y el seguro. El software tiene tres planes de precios diferentes que incluyen varias funciones, según los requisitos de su empresa.

Atención médica de próxima generación: NextGen Healthcare es una solución de administración de consultorios que tiene opciones adecuadas para pequeñas y grandes empresas de atención médica. El software funciona con tecnología basada en la nube, con funciones diseñadas para mejorar la gestión financiera, la participación de los pacientes y la atención clínica general.‍

Salud de las vías verdes: La solución de gestión de consultorios de Greenway Health tiene como objetivo simplificar las tareas administrativas necesarias con una gestión centralizada de la facturación y la información de los pacientes. El sistema simplifica en gran medida el proceso de reclamaciones, lo que ayuda a garantizar que la tasa de rechazos y denegaciones se reduzca al mínimo y que su empresa reciba el reembolso de manera oportuna.

Como puede ver, la mayoría de los sistemas de administración de consultorios contienen funciones similares, todas diseñadas para agilizar los procesos administrativos necesarios para operar con éxito un negocio de atención médica. Le sugerimos que investigue un poco más sobre las funciones específicas de los posibles proveedores y determine si son una opción adecuada para usted.

Tendencias en el software de gestión de consultorios

Tras el impacto de la pandemia de COVID-19 y las consiguientes restricciones de distanciamiento físico, la industria de la salud tuvo que adaptarse a las nuevas formas de prestar sus servicios. Y si bien las soluciones de telemedicina y gestión de consultorios ya estaban en uso antes de la pandemia, el tamaño del mercado experimentó un aumento masivo durante este tiempo.

La pesada carga que recaía sobre las empresas sanitarias y el aumento del número de pacientes que necesitaban atención, especialmente en el campo de la salud mental, hacían que fuera más necesario reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Y como ya sabe, el software de gestión de consultorios es una de las mejores maneras de lograrlo.

A medida que la tecnología basada en la nube se vuelve cada vez más sofisticada, vemos que un mayor número de consultorios de atención médica utilizan estos sistemas en su beneficio. La cantidad de tiempo y recursos que ahorran los consultorios que utilizan este software ha sido la principal fuerza impulsora del crecimiento del mercado. De hecho, Grand View Research, Inc., informó de que se espera que el tamaño del mercado mundial de software de gestión de consultorios alcance los 17 600 millones de dólares en 2024, lo que indica el grado de crecimiento del sector.

Los avances continuos en la tecnología relacionada con la salud también predicen que el tipo de software que se utiliza actualmente puede cambiar en un futuro próximo. En primer lugar, estamos viendo un aumento en el uso de la inteligencia artificial (IA), particularmente en forma de cajas de chat. Si piensas en los diferentes sitios web a los que has accedido durante el último año, es probable que se hayan integrado con una caja de chat automatizada. La inteligencia artificial también es muy prometedora en lo que respecta a la interoperabilidad. La mayoría de los consultorios de salud utilizan actualmente al menos un tipo de sistema electrónico, y la introducción de métodos para integrarlos permitirá una mejor colaboración y comunicación.

También estamos presenciando un cambio masivo hacia las soluciones móviles. Si bien la tecnología móvil tiene su propio espacio en la industria de la salud, muchas veces estas funciones están integradas en el software de gestión de consultorios. Los sistemas vienen con una aplicación móvil que, por lo general, contiene funciones de programación de citas, pagos en línea, videoconferencias y mensajería directa. Este cambio hacia la salud móvil ha permitido a una gama más amplia de pacientes acceder a la atención médica que necesitan, al tiempo que ha mejorado el estado general de la atención remota.

Las tendencias futuras del software de gestión de consultorios y la tecnología utilizada en la atención médica indican un cambio extremadamente emocionante. No cabe duda de que adoptar y aprovechar al máximo este cambio será ventajoso tanto para los pacientes como para los profesionales.

¿Qué debe hacer ahora?

Acabamos de cubrir todos los aspectos básicos relacionados con el software de administración de consultorios: qué es, quién lo usa y cómo encontrar la mejor opción para su consultorio. En este momento, es posible que se pregunte qué vendrá después y tiene algunas opciones. Si bien el propósito de escribir esta guía es simplemente ayudarlo a consolidar su comprensión, creemos sinceramente que lo mejor para usted es adoptar un sistema de gestión de consultorios, independientemente del tipo de atención médica en el que trabaje.

Le hemos proporcionado consejos sobre los tipos de funciones que debe tener en cuenta, y este conocimiento debería ser suficiente para ayudarlo a encontrar la opción perfecta. Con el software de gestión de consultorios, podrá ahorrar una cantidad considerable de tiempo y recursos que de otro modo se dedicarían a completar tareas administrativas, y este tiempo adicional podrá dedicarlo a mejorar la prestación de sus servicios de salud.

Pasar a la nueva tecnología es abrumador, especialmente si se tiene en cuenta la responsabilidad que tiene como profesional de la salud en lo que respecta al cuidado de sus pacientes. Sin embargo, las investigaciones y los comentarios producidos sobre los efectos del software de gestión de consultorios solo muestran aspectos positivos. Con esto en mente, le recomendamos que comience el proceso de investigación y evaluación de los sistemas disponibles y, una vez que encuentre el más adecuado, ¡será el momento de dar el salto!

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